Матрица Эйзенхауэра - просто или сложно?

Что такое "матрица Эйзенхауэра"?

Наверняка сегодня существует очень мало людей, которые интересуются тайм-менеджментом, саморазвитием и самоорганизацией, но при этом ничего не слышали о "матрице Эйзенхауэра". Это сравнительно простая техника, которая позволяет оценивать все входящие или планируемые дела/задачи всего по двум критериям: "важность" и "срочность".  

Критерии являются полярными: "важно - не важно", "срочно - не срочно". Их простое сочетание даёт нам четыре варианта расстановки приоритетов. Задачи могут быть: 

• важными и срочными (что обычно воспринимается как высший приоритет)
• не важными и не срочными (низший приоритет) 
• важными и не срочными (высокий приоритет)
• срочными и не важными (умеренный приоритет)

Матрицу Эйзенхауэра можно использовать в любых горизонтах планирования: стратегическом (долгосрочном), среднесрочном, оперативном (еженедельном и даже ежедневном). Казалось бы, это довольно удобный инструмент из разряда "бери и пользуйся". Но... Как показывает жизнь, всё совсем не так просто! 

С одной стороны, мне доводилось сталкиваться с "рядовыми пользователями" матрицы Эйзенхауэра, которые искренне не понимали, в чём именно заключается разница между "важностью" и "срочностью". Например, один из моих клиентов (довольно успешный предприниматель) очень яростно доказывал, что всё срочное по умолчанию является важным; а вот то, что мы сами считаем важным, на самом деле часто является надуманным и бесполезным.  С другой стороны, в сообществе бизнес-тренеров и консультантов по личной эффективности периодически вспыхивают ожесточенные споры о том, как на самом деле "правильно" понимать матрицу Эйзенхауэра. Кто-то борется за "чистоту" метода, а кто-то предлагает свои авторские модификации.   

Попробуем разобраться, что не так с этой самой матрицей Эйзенхауэра... 

Три популярных способа постановки целей, которые нужно использовать осторожно

Не знаю, кто как, а я первую неделю Нового Года традиционно посвящаю подведению итогов года прошлого, а также планирую цели на год наступивший. Занимаюсь я этим вдумчиво и не спеша, но при этом моя восприимчивость ко всему, что касается целеполагания невольно обостряется :).  Поэтому меня очень зацепила заметка управленческого консультанта Дика Гроута "Три популярных техники постановки целей, которых следует избегать менеджерам", опубликованная 2 января на сайте HBR.  

 

Заметка показалась мне актуальной как для личного применения (в ней есть универсальные принципы эффективного целеполагания), так и для бизнес-консультирования (в ней есть критика традиционных способов целеполагания SMART, BSC, KPI). Поэтому я её перевёл (не дословно - пересказал ;)) , надеюсь, будет вам полезна! Про семь главных ошибок в постановке целей я уже писал в этом блоге, но идеи Дика Гроута очень хорошо дополняют этот мой пост.  

читаем ==========>

Постановка SMART задач : обманчивая простота

В эпоху всеобщих интернетов и широкой доступности практически любой информации человеческий разум потихоньку заплывает жирком. Теряется главная грань - между просто знакомой информацией ("где-то что-то слышал") и основательными знаниями. 

"Основательные знания" имеют много характеристик, но хочу особо отметить одну, которую я называю "личностная интегрированность". Знания лишь тогда становятся "основательными", когда они осмыслены нами (включены в целостную систему знаний) и результативно применяются на практике в нашей жизни. 

"Где-то что-то слышал" - нет более опасной разновидности профессиональной информации!  Представьте, что врач, "где-то что-то слышал" про то, что бывает чума, а бывает и холера. В профессии "где-то что-то слышал" - это своеобразные мемы, которые представители профессии вроде бы и употребляют в своей речи, но смысла этих слов они толком не понимают. Потому что нет личностной интегрированности. Со стороны звучит вроде умно, но на самом деле это пустые понятия, они не наполнены личностным смыслом, не применяются, не подтверждены обширным опытом, не включены в систему профессиональных знаний и навыков. (Кстати, подобное происходит и с "личной эффективностью". Я уже писал об этом в заметке "Почему тайм-менеджмент умер"). 

...Именно эта история произошла со SMART. Если вдруг кто забыл, то SMART - это аббревиатура, в которой зашифрованы пять критериев качественной постановки цели/задачи (о самих критериях чуть дальше :)).  Готов поспорить с кем угодно на что угодно, что сегодня про SMART знает КАЖДЫЙ руководитель/менеджер. Термин настолько популярный, что даже управленцы из эпохи малиновых пиджаков ("этих ваших MBA-ев нам нафик не надо!" ) уже в курсе :)).

Мне (как консультанту) попадались компании, где планирование по SMART принято как внутренний стандарт планирования. И даже сделаны специальные бланки, в которых каждый сотрудник расписывает свои среднесрочные задачи по SMART-критериям. А ещё в одной компании высшей похвалой для сотрудников со стороны руководства было слово "смартОвый" :)). Именно так называли сотрудников, которые могли сами чётко спланировать свою работу, и вовремя получить нужный результат. 

Но оперативное планирование по SMART и смартОвые сотрудники - это приятное исключение, но не правило :(.  Для 99% руководителей SMART - это типичный управленческий мем. Про который они "где-то что-то слышали", но в работе не применяют. "И вообще не понимаем: зачем это нужно?!".  

Но есть и хорошая новость! Если у руководителя вдруг возникнет такое желание, то технике постановке целей/задач по SMART вполне можно научиться. (Кстати, будет это полезно не только руководителям, но и всем, кто хочет "прокачать" свою личную эффективность). SMART - это довольно простая техника, которую легко освоить и сравнительно быстро закрепить как устойчивый навык.  

Но знаете, что самое интересное? Чем больше наблюдаю действительно успешных и эффективных людей (и руководителей в том числе), тем больше убеждаюсь, что эти самые  SMART-критерии у них встроены на бессознательном уровне. Т.е. это не просто навык, который они "включают" в управленческих ситуациях, а это своеобразное SMART-мышление, которое работает у них на автопилоте практически во всех жизненных ситуациях, когда надо сформулировать цель или поставить задачу (в т.ч. самому себе). 

Можно ли научиться SMART-мышлению? 

Король, который стал часовщиком или Как найти своё жизненное призвание-2

В моём блоге уже была обстоятельная заметка о том, как обрести своё призвание. Источником вдохновения :) для её написания была отличная книга Кена Робинсона "Призвание. Как найти то, для чего вы созданы и жить в своей стихии". Но на этот раз я хочу предложить вам сюжетец похитрее!  

Жизнь устроена удивительно интересно, и, если погружаешься в текст мировой культуры, то начинаешь буквально натыкаться на крайне занятные переплетения смыслов. Поэтому начало этой заметки будет вполне в духе бёрковского пинбол-эффекта ;). 

Думаю, читатели моего блога без труда догадаются, откуда эта цитата: 

 

"… —  А у вас какая специальность? — Осведомился Берлиоз.

— Я — специалист по черной магии. «На тебе!» — Стукнуло в голове у Михаила Александровича.

— И… И вас по этой специальности пригласили к нам? — Заикнувшись спросил он.

— Да, по этой пригласили, — подтвердил профессор и пояснил: — тут в государственной библиотеке обнаружены подлинные рукописи чернокнижника Герберта Аврилакского, десятого века, так вот требуется, чтобы я их разобрал. Я единственный в мире специалист.

— А-а! Вы историк? — С большим облегчением и уважением спросил Берлиоз.

— Я — историк, — подтвердил ученый и добавил ни к селу ни к городу: — сегодня вечером на патриарших прудах будет интересная история!…"

А вот знаете ли вы, кто такой Герберт Аврилакский?

Мечты, которые нужны нам

Один мой хороший приятель, впервые услышав эту песню, окрестил её "гимном неудачников": 

Мне уже многое поздно,

Мне уже многим не стать,

И к удивительным звездам

Мне никогда не слетать.

Мне уже многое сложно,

Многого не испытать.

Годы вернуть невозможно,

Но я умею мечтать:

Припев:

     О далеких мирах,

     О волшебных дарах,

     Что когда-нибудь

     Под ноги мне упадут.

     О бескрайних морях,

     Об открытых дверях,

     За которыми верят

     И любят, и ждут меня.

Помнится, я тогда ещё возмутился: "А что именно тебе не нравится? Что плохого в том, что мы, несмотря на внешние обстоятельства, сохраняем способность сочинять себе лучшее будущее - т.е. мечтать?!". 

На что мой знакомый (психолог, кстати, по образованию :))) ответил что-то вроде: "Ну, представляешь себе взрослого дядьку, который поставил на себе крест, и ноет - не испытать, не стать, не слетать... - противно, блин!  При этом дядька-то в самом расцвете сил - ему слегка за 30 или за 40!  Да пусть даже за 50!  Руки-ноги целы, голова на месте... Да на этом мужике пахать нужно, а он запирается от реального мира в своих воздушных замках!". 

Саморазвитие как увеличение масштаба жизни

В книгах по саморазвитию часто встречается метафора про строителей. Им задают вопрос: "Что ты строишь?". 

Первый отвечает: "Я просто кладу кирпичи, ряд за рядом". 

Второй говорит: "Я высокую стену строю. В итоге какое-то здание должно

получиться".

А третий отвечает так: "Мы строим храм для других людей. Чтобы они могли укрепить свою веру. Чтобы они могли стать более счастливыми".

Красивая метафора, конечно...  Метафора спокойной, светлой и созидательной жизни. И очень здорово, если вы живёте именно в таком мире. 

А как  вам метафора про войну? 

Создавая будущее: принципы проактивного планирования

Как бы нас не призывали разные умные книжки "жить настоящим", думаю, это в корне не правильный подход. 

"Жить настоящим" в полной мере могут, пожалуй, лишь животные. Птички небесные :)), которые не сеют, не пашут, не жнут, и которые даже запасы на зиму делают инстинктивно (и поэтому делают они это крайне неэффективно, теряя бОльшую часть сделанных запасов. Просто забывают :))), ибо все они - в настоящем). Им вот точно не надо думать о будущем и что-то там планировать... 

Вообще же, антиципация (способность предугадывать будущее) - естественный физиологический и психологический механизм (почитайте академика П.К.Анохина, что ли :))). Ключевое слово здесь - "естественный". Т.е. эта способность нам дана в норме, так же как и способность видеть, слышать, дышать и т.д. Почему мы должны от неё отказываться и усердно "жить настоящим"?! Недоумеваю... :( 

 

 Правильный подход - уметь и "жить настоящим", и "жить прошлым", и "жить будущем". Время человека = интегральное, целостное время, которое нельзя вот просто так взять, и разъять на части. 

"Живи настоящим" призывают обычно те, у кого всё плохо с прошлым, или кто совсем уж не дружит со своими будущим. В идеале мы должны уметь фокусировать наше сознание одинаково хорошо (конструктивно, позитивно, плодотворно... и всякие такие эпитеты))) и на настоящем, и на будущем, и на прошлом. 

 

 

Почему тайм-менеджмент умер и что такое пост-таймменеджмент?

Совсем недавно (9 октября) мне довелось выступить на закрытой конференции, которую организовала компания OPS - Office Print Service (г.Москва) для своих партнеров-франчайзи. 

Кстати, очень насыщенная трехдневная конференция, программа которой меня впечатлила своим разнообразием. У них там был и психологический довольно "глубинный" тренинг, и обучение продвинутым CRM-технологиям, и новые маркетинговые фишки, и ваш покорный слуга с неувядающими темами тайм-менеджмента и личной эффективности :)  

В общем, порадовал серьезный подход организаторов и активное, неравнодушное отношение к обучению самих участников :)  Знаете, чертовски приятно, когда люди буквально как губка жадно впитывают в себя новые знания.  

 

Причём ребята они довольно продвинутые - учатся они много и всякому разному. Аудитория была опытная и требовательная к качеству получаемых знаний - но это же и здорово! Очень люблю общаться с профессионалами...  

Короче, не в качестве реверанса :))), а в качестве моих крайне позитивных впечатлений (от организаторов, участников, и уровня мероприятия в целом) - хочу поблагодарить народ из OSP и их боевых франчайзи-партнеров :), и пожелать им всяческих успехов. 

*   *   * 

Тема моего выступления: "Секреты целеполагания".  

 

Где мои цели?

Летом на нашем провинциальном консалтинговом рыночке - традиционное затишье... Народ в отпусках. Те, кто остался, работают "за себя и за того парня" (и учиться им совершенно некогда). Поэтому у меня - "тренинговый пост" :))) Хотя и обширные планы на сентябрь-октябрь - сижу, пишу программы, готовлю материалы и т.п.

Но летом традиционно больше индивидуальных консультаций :) И тут вовсю правит бал "закон парных случаев". Хотя мне несколько ближе термин "синхронистичность" :)  Если говорить совсем просто, то иногда вдруг, ни с того, ни с сего, один за другим на консультацию вдруг начинают приходить люди, ситуации и вопросы которых похожи просто как близнецы-братья... 

Вот и этим летом 2013 года ко мне с завидной периодичностью являются люди, задающие, в общем-то один и тот же вопрос: "Где мои цели?" 

 

Люди очень разные, и, разумеется, задают они этот вопрос немного по-разному. В качестве примеров приведу три кейса. 

*   *   *

Одна из посетительниц, милая молодая дама, так описала свою ситуацию: 

 

Семь проблем с целями

Вообще-то про это я уже писал (см. Калинин С.И. Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем - Спб, Речь, 2006 г. стр.203-207). Накопленный тогда (ориентировочно с 2000 по 2005 год) опыт проведения тренингов / коучинга по тайм-менеджменту, позволил мне выделить 7 главных (чаще всего встречающихся) проблем с целями у тех, кто активно занимается собственным саморазвитием: 

1. Слишком много целей.

2. Нет приоритетов.

3. Нереалистичность цели.

4. Нет четких временных рамок.

5. Нет измеримости, четких критериев достижения.

6. Конфликтность, противоречивость целей.

7. Цель не связана с мотивацией.