Матрица Эйзенхауэра - просто или сложно?

Что такое "матрица Эйзенхауэра"?

Наверняка сегодня существует очень мало людей, которые интересуются тайм-менеджментом, саморазвитием и самоорганизацией, но при этом ничего не слышали о "матрице Эйзенхауэра". Это сравнительно простая техника, которая позволяет оценивать все входящие или планируемые дела/задачи всего по двум критериям: "важность" и "срочность".  

Критерии являются полярными: "важно - не важно", "срочно - не срочно". Их простое сочетание даёт нам четыре варианта расстановки приоритетов. Задачи могут быть: 

• важными и срочными (что обычно воспринимается как высший приоритет)
• не важными и не срочными (низший приоритет) 
• важными и не срочными (высокий приоритет)
• срочными и не важными (умеренный приоритет)

Матрицу Эйзенхауэра можно использовать в любых горизонтах планирования: стратегическом (долгосрочном), среднесрочном, оперативном (еженедельном и даже ежедневном). Казалось бы, это довольно удобный инструмент из разряда "бери и пользуйся". Но... Как показывает жизнь, всё совсем не так просто! 

С одной стороны, мне доводилось сталкиваться с "рядовыми пользователями" матрицы Эйзенхауэра, которые искренне не понимали, в чём именно заключается разница между "важностью" и "срочностью". Например, один из моих клиентов (довольно успешный предприниматель) очень яростно доказывал, что всё срочное по умолчанию является важным; а вот то, что мы сами считаем важным, на самом деле часто является надуманным и бесполезным.  С другой стороны, в сообществе бизнес-тренеров и консультантов по личной эффективности периодически вспыхивают ожесточенные споры о том, как на самом деле "правильно" понимать матрицу Эйзенхауэра. Кто-то борется за "чистоту" метода, а кто-то предлагает свои авторские модификации.   

Попробуем разобраться, что не так с этой самой матрицей Эйзенхауэра... 

Был ли Дуайт Эйзенхауэр автором "матрицы Эйзенхауэра"? 

Если кратко, то нет.  Возможно, я плохо искал, но единственное, что удалось нагуглить, это цитата из выступления Дуайта Эйзенхауэра (уже в статусе 34 президента США) 19 августа 1954 года на второй Ассамблее Всемирного совета церквей, Эванстон, штат Иллинойс: 

This President said, "I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent."

Now this, I think, represents a dilemma of modern man. Your being here can help place the important before us, and perhaps even give the important the touch of urgency. 

(Этот президент сказал: "У меня есть два типа проблем, срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными". 

Сегодня, я полагаю, это выражает дилемму современного человека. Ваше пребывание здесь может помочь нам определить действительно важное, и, возможно, наполнить важным срочное). 

Вас ничего не смущает в этой цитате? А то, что Эйзенхауэр говорит не от первого лица, а тоже кого-то цитирует?! This President в тексте - это не сам Эйзенхауэр, а д-р Дж. Роско Миллер, президент Northwestern University, в кампусе которого выступал Эйзенхауэр. 

Что интересно, цитату раскавычили и начали приписывать её авторство самому Дуайту Эйзенхауэру уже в 1954 году (это сделали участники той самой второй Ассамблеи Всемирного совета церквей, которые, видимо, невнимательно слушали выступление президента))). В бизнес-литературу цитата (приписанная уже самому Эйзенхауэру) просочилась в начале 1970-х, уже после смерти президента. (Подробное расследование этой истории можно прочитать на англоязычном сайте Quote Investigator). 

Но несмотря на отсутствие прямых доказательств, до сих пор существует огромное количество людей, которые верят в легенду о генерале Эйзенхауэре, мастере принятия решений в сложных фронтовых условиях.  Что якобы, оценивая боевую обстановку, он выбирал приоритетные действия именно на основе "важности" и "срочности" сложившихся обстоятельств. На англоязычных форумах по саморазвитию мне попадались доводы, мол, сохранились воспоминания учеников генерала - штабных офицеров, которых он обучал перед второй мировой войной. Эти ученики вроде бы тоже писали про "важность" и "срочность". Но каких-либо подтверждающих ссылок, увы, я найти не смог 😔 . 

Тем не менее, предлагаю провести мысленный эксперимент. Рассмотрим кейс, скажем, "28 панфиловцев". Вы - командир дивизии, которая находится в обороне, защищая Москву. На вас наступает превосходящий по силам противник. Что в данной ситуации будет "важно", а что "срочно"?  Важность в данной ситуации определяется стратегией: не допустить прорыва врага к Москве, остановить или хотя бы замедлить его продвижение, чтобы была возможность подтянуть и перегруппировать резервы, достаточные для контрнаступления. 

А вот как в данной ситуации определить "срочность"? Я бы определил её так: есть расчётное время, через которое вражеские силы сгруппируются для наступления, и их мотоколонны войдут с нами в боевое соприкосновение. И есть расчётное время, через которое мы сможем занять лучшие оборонительные позиции и укрепиться на них. Тогда "срочность" - это дельта, разрыв между временем, через которое они начнут атаку, и временем, когда наша оборона будет в удовлетворительной готовности. Чем меньше дельта (т.е. наш запас времени), тем быстрее надо предпринимать какие-то действия - т.е. тем выше срочность. 

Понятно, что сама дельта не является жёстко фиксированной величиной. В принципе можно рассчитать среднюю скорость движения танковой колонны по шоссе в зимних условиях, но наверняка могут возникнуть какие-то случайные обстоятельства, которые могут как снизить срочность (увеличить запас времени), так и повысить её (сократить наш резерв времени).  Если далее логически развивать такое понимание, то можно легко добраться до теории игр (применительно к сетевому проектному планированию), где можно попробовать определить "срочность", как наиболее оптимальный (по шкале времени) выбор (последовательность выборов/"критический путь") в пространстве доступных стратегий/возможностей, ведущий к выигрышу (победе). Но я предлагаю не усложнять, т.к. во времена Эйзенхауэра и панфиловцев умных экспертных систем, способных просчитать варианты тактических решений, ещё не было. Допускаю, что в современных генштабах подобные модели наверняка обсчитывают, и "срочность" там определяется не простой дельтой, но ещё и оценкой вероятности наступления комплекса сопутствующих и связных событий. 

...В моем маленьком мысленном эксперименте я попытался восстановить то, как военные люди (в т.ч. Дуайт Эйзенхауэр) могли бы понимать "важное" и "срочное". Главный вывод, который бы я сделал из этого эксперимента, заключается в том, что оба критерия являются ВНЕШНИМИ по отношению к тому, кто принимает решение. Т.е. что является "важным", а что "срочным" фактически решаем не мы!  "Важность" определена стратегией, т.е. приказом, целевой установкой вышестоящего командования.  "Срочность" определена скоростью+вероятностью наступления событий, которые состоятся независимо от того, хотим мы этого, или нет, но реагировать на которые нам придётся. 

При таком понимании "важность" основана на внешних рамках (нормах, правилах, требованиях, стандартах и т.п.), которые мы не должны нарушать, принимая решение. В основе "срочности" лежит точность оценки (на основе доступной нам информации) временной динамики внешних по отношению к нам событий и процессов. И снова повторю главное: и "важность", и "срочность" НИКАК не зависят от нашей воли, целей, ценностей и прочих внутренних вещей. 

Тот самый Стивен Кови, который всё напутал 

Так получилось, что современному читателю "матрица Эйзенхауэра" как инструмент саморазвития и самоорганизации стала известна благодаря Стивену Кови.  Он предложил собственное понимание матрицы, которое явно отличается от того, которое могло бы быть у военного человека (как доказал наш мысленный эксперимент 😉 ).  Попробуем всё распутать... 

Сразу хочу предупредить, что я с глубочайшим уважением отношусь к Стивену Кови, и считаю его одним из классиков тайм-менеджмента, и вообще заслуженным мировым гуру в сфере саморазвития. Его "Семь навыков высоко эффективных людей" долгое время была моей настольной книгой, и оказала на меня очень сильное влияние. 

Вопросам тайм-менеджмента посвящена третья глава книги (и, соответственно, третий навык: "Главные вещи - в первую очередь"). Там есть очень сильные идеи, например, о четырёх поколениях тайм-менеджеров. Именно благодаря этой идее в моём блоге появились публикации о пост-таймменеджменте . У Кови также есть отличная идея о ролевом тайм-менеджменте, где для каждой социальной роли определяется миссия/ценности и долгосрочные цели (в стратегической перспективе), а задачи в ежедневнике также привязываются к конкретным ролям (в краткосрочной перспективе). Фактически, Кови предлагает свой вариант "колеса жизненного баланса", столь популярного в современном life coaching , только баланс достигается не на уровне ценностей, а на уровне ролей (что более практично). 

В той же самой третьей главе Кови рассказывает про матрицу Эйзенхауэра, но уже в собственном понимании. Чтобы не возникало разночтений, приведу фотографию соответствующих страниц из The Seven Habits of Highly Effective People (есть такая книга в моей домашней библиотеке 😉  ): 

Вас ничего не смущает в том, как Кови описывает "срочность" и "важность"?  Меня лично смущает следующее: в качестве примеров "срочного" Кови использует внешние входящие события (типа "A ringing phone is urgent"), не зависящие от нашей воли. Т.е. в определении "срочного" Кови в общем-то совпадает с логикой военного человека-Эйзенхауэра.  Но вот в качестве "важного" Кови выбирает уже внутренние критерии: If something is important, it contributes to your mission, your values, your high priotity goals. Вот это повторяющееся местоимение "your" (ваши) прям-таки вопиет о том, что важность событий определяется изнутри нами самими, а не кем-то ещё. А вот это уже никак не совпадает с логикой военного человека-Эйзенхауэра 😔 . Представьте, что враг наступает, командование считает, что важно держать оборону до последнего патрона и не пропустить врага, а я вот лично считаю, что ну его нафиг - лезть под танки! - мне важнее в укромное местечко запрятаться и в живых остаться... Наша персональная, личная "важность" может запросто не совпадать с той "важностью", которая задаётся самой деятельностью, ожиданиями других людей, требованиями общества и прочими внешними критериями.  

То, что делает Кови, в логике называется "удвоение основания" и считается ошибкой. "Срочность" он определяет на основе внешних, объективных, не зависящих от нашей воли событий, а вот "важность" он определяет на основе внутренних, субъективных, зависящих от нашей воли качеств. Это всё равно, что сопоставлять "смешное" (субъективная оценка) с "расстоянием" (объективная оценка). 

Сделанная логическая ошибка транслируется далее. Посмотрите на виды деятельности (Activities), которые Кови вписывает в каждый из квадрантов матрицы Эйзенхауэра (привожу найденную в сети картинку, на которой активности переведены ближе всего к оригиналу): 

Вас снова ничего не смущает?! Меня лично смущает то, что квадранты закономерным образом (потому что основание для классификации было удвоено) являются неоднородными. Например, 3 квадрант (срочное + не важное) наполнен  исключительно внешними событиями. То же самое можно сказать про первый квадрант (срочное + важное). А вот в четвертом квадранте (не срочное + не важное), есть уже как внешние активности (письма, телефонные звонки), так и внутренние ("застревание" в рутинных делах, развлечения и т.п.). Второй квадрант (важно + не срочно) на 100% наполнен внутренними (т.е. выбранными нами самими) активностями. 

Напомню, что ключевым принципом тайм-менеджмента по Стивену Кови является так называемая "борьба за второй квадрант". Это означает, что бОльшую часть нашего времени нам следует уделять не бесполезным делам (4 кв.), не мелким рутинам (3 кв.) и не антикризисному менеджменту - "тушению пожаров" в квадранте №1 (важное + срочное), а следует как можно больше времени посвящать масштабным делам/задачам категории важно+не срочно. Но по факту получается, что Кови предлагает выбирать свои жизненные и рабочие приоритеты, опираясь на внутренние критерии (наши собственные цели и ценности), и игнорировать внешние требования и обстоятельства. Кови пропагандирует своего рода "волюнтаризм" - полную свободу воли, независимо от внешних обстоятельств. 

Разумеется, такой подход является очень привлекательным - кто из нас не мечтает быть свободным?! Кто из нас не хочет быть хозяином собственной жизни, определяющим приоритетные цели и задачи только "из себя" - опираясь на собственные представления о ценностях, миссии, смысле жизни, предназначении, счастье, успехе и т.п.? ...Помечтали? 😃  А теперь давайте вернёмся в суровую реальность.  Наверное, по большому счёту Кови прав: вся наша жизнь - это стремление к бОльшей автономии, к самореализации, основанной на свободном выборе жизненных и профессиональных целей. Но по факту все мы живём в социальной матрице, рамки которой могут быть довольно жёсткими. 

Кто-то 😃 там верно подметил: "Жить в обществе и быть свободным от общества нельзя". Наша свобода в обществе определяется исключительно длиной цепи, которую нам отмеряют общественные нормы. Не важно, в какой стране вы живёте, и не важно, в какой организации вы работаете - социальные ограничения есть всегда и везде. Любая деятельность (и профессия) по своей природе является социальной, т.е. частью более масштабной системы, в которую мы включены и к требованиям которой должны адаптироваться. На практике это означает, что соотношение внешних (объективных, не зависящих от нас) и внутренних (субъективных) критериев "важности" и "срочности" у всех будет разным, и будет зависеть от социального контекста. 

Поясню. Если вы фрилансер, топ-менеджер, независимый эксперт или представитель прочих "свободных профессий",  развивающий свободную карьеру и сотрудничающий с большими корпорациями лишь время от времени, то матрица Эйзенхауэра в модификации Стивена Кови является для вас самым подходящим инструментом. Его можно просто брать и начинать "борьбу за 2 квадрант" даже несмотря на ту логическую ошибку, которая там есть. Проще говоря, можете посылать куда подальше внешние входящие обстоятельства, и делайте только то, что сами считаете важным.  

Но представьте другую ситуацию: вы работаете сотрудником нижнего/среднего уровня в какой-нибудь громадной "корпорации добра", где ваши должностные обязанности жёстко прописаны в инструкциях и стандартах. Вы работаете, скажем, с клиентами, и весь ваш рабочий день состоит из непрерывного внешнего потока входящих звонков, емейлов, посетителей и т.п. То есть это своего рода трудовой конвейер, где вы сам себе не хозяин, а ваша успешность напрямую зависит от точности соблюдения внешних норм и требований. Там, где трудовой конвейер, "важность" и "срочность" происходящего определяете не вы, а клиенты, начальство, трудовые нормативы и проч. 

Собственно, проблемы с применением матрицы Эйзенхаэра (в версии Кови) начинаются там, где люди, по факту работающие в условиях довольно строгих ограничений, вдруг (начитавшись Кови 😃 ) возомнили себя свободными, и начинают активно расставлять приоритеты в своей работе, самостоятельно выбирая "важное" и "срочное". Я не говорю, что это прям плохо... Какой работодатель не мечтает о самостоятельном и инициативном работнике? Но если сотрудник недостаточно опытен, то он вряд ли сможет точно рассчитать/прогнозировать ту самую дельту (т.е. "срочность") между наступлением какого-то события и временем, необходимым на оптимальную подготовку/реакцию на данное событие. Мало того, его персональные представления о "важности" дела/задачи могут категорически не совпадать со стратегическими приоритетами руководства/организации в целом. У рядового работника всегда будет более узкий горизонт в понимании того, что "важно" для всей организации.

Иначе говоря, в социальной системе (в организации/группе) ВСЕГДА будет существовать разрыв в понимании критериев "важного" и "срочного" на нижних уровнях (рядовой работник) и высших уровнях (организация/группа в целом). Если ничего не делать для сокращения данного разрыва, то это чревато множеством управленческих проблем. Говорю это как консультант-практик, наблюдавший это десятки и сотни раз. Руководители постоянно жалуются на "бестолковых" сотрудников, которые не способны самостоятельно определиться с приоритетностью дел/задач, определяя их срочность и важность исходя из собственной "странной" логики. Например, для рядовых работников "срочность" часто оценивается субъективно на основании вероятности получения негативных эмоций. Проще говоря, если при долгом выполнении какой-то задачи есть высокий риск огрести трынделей от недовольного клиента или злого начальника, то данная задача рассматривается как "срочная". Аналогичным образом в качестве "важных" рядовой работник может выбирать те задачи/дела, которые ему делать легче/интереснее/привычнее других (но при этом не означает, что данные задачи "важны" с точки зрения организации). 

На самом деле в рамках любой организации необходимо согласование критериев "важности" и "срочности", как их понимают сотрудники, и как их понимает руководство. О том, как это делать, я писал заметку "Эйзенхауэру и не снилось или Как вставить свои мозги сотрудникам", где описал опыт обучения сотрудников технике принятия управленческих решений, основанных на критериях "важности" и "срочности", принятых в их организации. Но на самом деле в данной заметке описан лишь один из вариантов подобного согласования - когда внешние по отношению к сотрудникам организационные критерии "важности" и "срочности" доводятся до их сведения (при этом их собственное субъективное понимание "важности" и "срочности" никак не учитывается). Думаю, что тут всё несколько сложнее, и что сами варианты согласования индивидуальных и организационных критериев "важности" и "срочности" зависят с одной стороны от уровня зрелости сотрудника (и тогда за основу способов согласования можно взять что-то типа матрицы ситуационного лидерства Херси-Бланшара), а с другой стороны, от модели управления, принятой в организации. (На мой взгляд, было бы особенно интересно изучить, как достигается согласованность "важности" и "срочности" внутри организаций с максимально децентрализованным управлением - типа модных сегодня холократий, "бирюзовых" организаций и т.п.).  

В качестве промежуточного вывода: ничего не имею против самого Кови 😃 . Если вы правильно оцениваете свою социальную ситуацию и достаточно свободны, чтобы отказываться от внешних критериев "важности" в пользу исключительно своих внутренних критериев (миссии, ценностей, персональных целей - как предлагает Кови), то почему бы не использовать его версию матрицы Эйзенхауэра? Быть проактивным (а не реактивным/адаптивным) - это прекрасно, но у каждого человека свои стартовые условия (контексты), благоприятствующие полностью автономным (внутренним) решениям или требующие компромиссов между внутренними и внешними критериями "важности" и "срочности".

С моей точки зрения, гораздо корректнее будет не совершать логическую ошибку (удвоение основания) и сделать две матрицы. Первая матрица, основанная только на ВНЕШНИХ критериях "важности" и "срочности" будет классической матрицей военного человека-Эйзенхауэра (которую я описал выше). Про вторую матрицу, основанную только на ВНУТРЕННИХ критериях "важности" и "срочности" расскажу чуть подробнее далее... 

Важность и срочность только на основании внешних критериев

Повторюсь, что если мы не двоим основания, и используем военную матрицу человека-Эйзенхауэра, основанную только на ВНЕШНИХ критериях важности и срочности, то мы получаем сравнительно простую модель для принятия решений. 

"Важность" как внешний критерий = вклад в цель/результат, заданную рамками над-системы (организации/группы), внутри которой мы осуществляем свою деятельность. Метрики "важности" определяются в зависимости от того, что является "результатом" для над-системы. Тут всё сравнительно просто: например, если вы менеджер по продажам в нормальном бизнесе, то  ваши метрики "важности" наверняка сформулированы в виде конкретных KPI, плана продаж, индекса лояльности клиентов и т.п. Соответственно, когда сотрудник осуществляет планирование своей трудовой деятельности, то в качестве более "важных" должны выбираться дела/задачи, выполнение которых максимизирует имеющиеся метрики "важности" (или минимизирует ущерб, возможный в случае их неправильного выполнения). 

"Срочность" как внешний критерий = своевременность (точность во времени) реакции "по запросу". Понятие "срочность" не имеет смысла по отношению к цикличным или непрерывным процессам; "срочность" предполагает, что  в определенный момент времени (или в определенном "окне", интервале) произойдёт событие, требующее определенной оптимальной реакции с нашей стороны. Если мы успеваем (т.е. надлежащим образом реагируем в данном моменте/"окне" времени), то нам открываются новые благоприятные возможности или мы избегаем каких-либо неблагоприятных последствий. 

От чего зависит своевременность реакции "по запросу"? Как минимум от трёх факторов: 

А) От принципиальной возможности прогнозировать и от точности прогноза наступления "часа X", т.е. времени (момента или "окна") возникновения того самого события, которое требует ответной реакции. В приведенном выше кейсе "28 панфиловцев" мы можем попробовать рассчитать наступление "часа Х" (боестолкновения с противником) исходя из знаний о мобильности врага.  Если наша организация придерживается проектного подхода, то "час Х" может быть назначен/запланирован директивно, в виде deadline. 

Б) От наличия ресурсов, дающих нам возможность своевременно реагировать на ситуацию "по запросу". Этот фактор можно условно назвать "мощностью, гарантирующей ресурсную готовность" к ответу. Предположим, ваш бизнес принимает заказы от клиентов по телефону, и своевременность реагирования зависит от того, насколько легко и быстро клиент услышит ответ на свой звонок. Соответственно на вашей стороне может быть один телефонный номер и один оператор; либо на вашей стороне мини-АТС с десятью разными номерами, пять принимающих звонки операторов; подключен высокоинтеллектуальный 😃 виртуальный ассистент-автоответчик, callback-сервис и т.п. Т.е. мощность ваших ресурсов гарантирует, что в 100% случаев клиент услышит ответ, а не будет поставлен в режим ожидания (в очередь). 

В) От наличия/знания вариантов/сценариев реагирования (в т.ч. упреждающих) на подобные события. Если мы точно знаем, как подготовиться к прогнозируемому в "час Х" событию, то в состоянии планировать промежуточные шаги и рассчитать critical path, выделив критические задачи (имеющие нулевой запас времени) на этом пути. Понятно, что самая жуткая ситуация возникает, когда рассчитанный нами критический путь оказывается длиннее (дольше по времени), чем прогнозируемое наступление "часа Х". Но на то оно и сетевое планирование, что можно попытаться проработать другие сценарии реагирования, в которых критический путь, возможно, окажется значительно короче. 

Обратите внимание, что все три фактора для оценки "срочности" являются внешними - т.е. не зависят от нашего субъективного понимания "срочности", и вполне могут быть рассчитаны на основе объективных показателей и моделей. 

Я повторюсь, что "срочность" (как я её описывал в военном варианте матрицы Эйзенхауэра) проще всего понимать как дельту: разницу между временем наступления события, требующего нашей реакции и между временем, которое нам необходимо для подготовки и осуществления этой самой оптимальной реакции. Чем меньше эта дельта (т.е. наш запас времени), тем больше риск "не успеть", не отреагировать должным образом. Три перечисленных выше фактора (точность прогноза; мощность ресурсной готовности; доступность разных вариантов реагирования) могут как усиливать "срочность", так и уменьшать её. Они либо повышают неопределенность в оценке дельты (точное наступление "часа Х" неизвестно; ресурсы для реагирования крайне ограничены; критический путь неизвестен или дольше прогнозируемого "часа Х"), что усиливает "срочность"; либо эти факторы снижают неопределенность в оценке дельты, что означает, что мы можем с минимальной погрешностью планировать время ответа на ситуацию "по запросу". 

Но если мы уверены в точном (нормативном) времени реакции на ситуацию/событие "по запросу", то можно ли вообще считать его "срочным"? 😃 . Думаю, что в организационном контексте - т.е. если понимать "срочность" как объективную внешнюю характеристику - уместнее говорить именно про своевременность, точность попадания в установленный/требуемый срок.   Это конечно не довод, но само слово "срочность" по своей этимологии = "имеющие срок, определенное во времени". Если мы в состоянии объективно оценить срок наступления будущего события, то мы в состоянии рассчитать, успеем ли мы отреагировать в течение данного срока, и, соответственно можем планировать во времени подготовительные или ответные шаги. Получается, что "срочности" никакой нет 😃 - мы либо знаем время наступления события и планируем реакцию на него, либо нет. "Срочность" в организационном контексте становится своего рода синонимом "уверенности" в разработанном плане/прогнозе, и зависит эта уверенность от точности и полноты исходной информации.  

Промежуточное резюме: если мы говорим о военном варианте матрицы Эйзенхауэра, основанной только на ВНЕШНИХ по отношению к принимающему решение человеку критериях, то "важность" и "срочность" - вполне себе метрические счётные величины, которые можно измерить, оцифровать в моделях разного уровня сложности и применять для планирования деятельности (отдельного специалиста, проектной группы, подразделения, организации в целом). Я не уверен, что подобные математические+управленческие модели (основанные непосредственно на "матрице Эйзенхауэра") существуют; и не уверен, что в организационном контексте они были бы очень востребованы (потому что во многом пересекаются с уже существующими методологиями планирования, хотя бы с тем же самым проектным управлением). 

Тем не менее, по моему опыту, любой хороший руководитель вполне в состоянии отделить мух от котлет - в том смысле, что при определении приоритетов в деятельности своего подразделения он вполне чётко понимает, что "важность" связана прежде всего с целями организации (а не с индивидуальными your mission, your values, your high priotity goals , как там у Кови), а "срочность" со своевременным реагированием на наиболее благоприятные возможности или неблагоприятные ситуации. Вряд ли 99,9% управленцев прям вот рассчитывают все факторы "срочности" на бумаге, но интуитивно наверняка учитывают их.  (Я не готов поделиться статистикой, т.к. веду её слишком нерегулярно, но практически на каждом моём тренинге по тайм-менеджменту я задаю участникам этот вопрос: "Как вы понимаете "срочность"? Что такое "срочно" в работе руководителя?". Три фактора, о которых я писал выше - наиболее распространенные среди ответов). 

Расстановка приоритетов изнутри (по матрице Калинина))) 

Почему мне не нравится та логическая ошибка, которая есть в подходе Стивена Кови?  Один из моих оппонентов так и сказал: "Подумаешь, какая ерунда, что Кови в рамках матрицы Эйзенхауэра перемешал внешние, объективные и внутренние, субъективные критерии важности и срочности!  Главное, что матрица работает, помогает выбирать из потока дел наиболее приоритетные". 

Очень опечалил меня этот довод 😔 . Потому что на практике сталкивался с ситуациями, когда матрица Эйзенхауэра категорически не помогает определиться с приоритетами именно потому, что Кови в ней навинегретил внешние и внутренние критерии "важности" и "срочности". Давайте начну с очень простой аксиомы, которая лежит в самом основании тайм-менеджмент: время = неотъемлемое свойство объекта/системы. Это означает, что у каждого объекта/системы - своё собственное время, свой темпомир, имеющий свои правила и законы. Это означает, что у вас, как у личности - своё собственное психологическое время, а у организации, в которой вы работаете - своё собственное социальное и экономическое время.  В процессе взаимодействия системы синхронизируются, но степень этой синхронизации может быть очень разной. 

Это я пишу к тому, что с точки зрения организации как внешней по отношению к нам системы, критерии "важности" и "срочности" могут быть свои собственные, и совершенно не похожие / не совместимые с нашими внутренними критериями "важности" и "срочности". Именно поэтому Кови и был неправ, когда в качестве примера срочных событий он привёл внешние, входящие, не зависящие от нашей воли события (вроде телефонных звонков), а в качестве примера важных дел он привёл наши внутренние, исходящие, выбранные нами самими цели и ценности. Предлагаю рассмотреть вариант матрицы Эйзенхауэра, основанный исключительно на ВНУТРЕННИХ критериях "важности" и "срочности". 

 

Внутренняя, субъективная "важность"

С "важностью" на первый взгляд всё просто - важными являются те дела и задачи, которые вносят наибольший вклад в достижение наших личных целей и в реализацию наших персональных ценностей. Звучит просто, но на самом деле 90% людей ничего толком не знают про свои подлинные ценности,  а 75% толком не умеют ставить цели и, соответственно, очень плохо их достигают. Очень малое количество людей проживает каждое мгновение свой жизни  наполняя его смыслом (т.е. в постоянном контакте с ценностями). Очень мало кто чётко формулирует и "раскладывает по полочкам" (например по SMART) свои цели; и ещё меньше тех, кто сохраняет отчётливую концентрацию на целях в потоке рутинных мелких задач. 

Из опыта консультирования знаю, что существует огромный разрыв между просто знанием "важности" и способностью/привычкой фокусироваться на самом важном каждый день, каждый час и каждую минуту во всём, что ты делаешь. Легко записать свои ценности и цели на бумажке, но до их практического воплощения руки у многих так и не доходят. Знаю множество людей, у которых выстроена огромная система внутренней лжи, которая помогает им оправдываться перед собой, придумывая всё более хитрые доводы типа "почему жизнь так несправедлива ко мне". Это такая экстернальная логика, базовое допущение которой: "Я - ОК, они (и весь мир) - не-ОК. Ценности у меня прекрасные, цели отличные, а вот жестокий мир - неблагоприятные обстоятельства и злые люди не дают мне реализовать всё это". 

Зачем я так подробно про это пишу? "Важность", основанная исключительно на наших собственных внутренних критериях (ценностях, целях, миссии и т.п., как предлагает Кови), это прекрасно! Но это никак не снижает риск того, что сами наши внутренние критерии "важности" могут быть очень искаженными. На бумаге "важные" цели мы пишем красивые, но внутри нас сидит снисходительно улыбающийся саботажник, который знает, что ничего на самом деле важного мы не сделаем. Природа этого внутреннего саботажника может быть разной. Иногда это психотерапевтическая проблема (какие-нибудь детские психотравмы), иногда это более поверхностные установки (шаблоны поведения, основанные на негативных убеждениях), неверно усвоенные уроки прошлых неудач. 

Чаще всего существует много причин, которые блокируют понимание действительно "важного" в нашей жизни. Одно из самых ярких следствий этого комплекса причин является т.н. "дефицитарное мышление".  Сознание людей с "дефицитарным мышлением" в первую очередь фокусировано на ограничениях, а не на возможностях; они в большей степени оценивают потери, а не приобретения; они также рассматривают собственные силы и ресурсы как константу (а не как то, что можно значительно изменить/приумножить). Это приводит к тому, что НА САМОМ ДЕЛЕ критерий "важности" при принятии решений у людей с дефицитарным мышлением выглядит несколько иначе (не так, как у С.Кови)... 

В норме "важность" опирается на "ценностный императив": "Ради чего/для чего (ради реализации какой своей ценности/масштабной цели) я должен/могу сделать это?". Фридрих Ницше сказал: "Человек есть нечто, что должно превозмочь". Наше саморазвитие (самореализация, самоактуализация и т.п.) происходит только тогда, когда мы само-трансцендируем 😃 - т.е. выходим за рамки собственной личности, реализуя какие-либо цели и ценности, которые намного больше и масштабнее, чем мы сегодняшние. Это правильный подход к "важности"; выбранные на таком основании цели и задачи действительно будут достойными. 

Но человек с дефицитарным мышлением боится и игнорирует свои "ценностные императивы". Он не пытается выйти за свои собственные пределы (из пресловутой "зоны комфорта"), потому что бессознательно уверен, что ничего хорошего из этого не получится. "Важность" для человека с дефицитарным мышлением основана на оценке рисков ("Что я могу потерять? Что плохое может случиться?"), его ожидания негативны ("Мир полон неприятностей и все кругом враги и конкуренты!"), и он старается эти риски минимизировать. В оценке этих рисков он будет исходить из себя - справлюсь с задачей или не справлюсь? И если ему покажется, что высока вероятность "не справиться", то и задача будет оценена как "не важная". 

Ещё раз акцентирую принципиальную разницу в понимании "важного". Человек с правильным пониманием "важности" живёт по принципу: "Делай, что должен, и будь, что будет. Если ты честен перед собой, и в своих повседневных делах и поступках реализуешь какие-то действительно достойные ценности и цели, вселенная обязательно поможет тебе".  Человек с дефицитарным подходом к "важности" скорее сформулирует её так: "Важным для меня будет то, где я гарантированно могу получить результат, даже несмотря на ожидаемое внешнее противодействие и неблагоприятные обстоятельства".  Первый пробует новые возможности, второй выбирает только проверенные пути. Дефицитарный подход к выбору "важных" дел/задач противоположен саморазвитию и со временем превращает человека в "живые консервы". 

Внутренняя, субъективная "срочность"

Как можно понимать "срочность" на основе только внутренних критериев? Внутренняя "срочность" связана с особенностями нашего психологического времени, которое в наибольшей степени определяется эмоциями и потребностями. Иначе говоря, мы начинаем ускорять наши внутренние часы в двух случаях: а) мы хотим как можно быстрее приблизить какое-то позитивное переживание или заполучить желанный объект для удовлетворения актуальной потребности; б) мы хотим как можно быстрее избавиться от негативной эмоции или от дискомфортного состояния, также связанного с неудовлетворенной потребностью. 

Можно сформулировать и наоборот: когда нам комфортно (потребности достаточно удовлетворены) и у нас умеренно позитивное эмоциональное состояние, то нам очень приятно находиться в настоящем моменте, быть "здесь и теперь".  У нас не возникает стремления как можно быстрее убежать из момента актуального бытия, мы не напряжены и наслаждаемся тем, что имеем. "Срочности" в таком состоянии не возникает, мы легко принимаем естественное течение событий. 

В самом простом варианте внутренняя "срочность" - это сила актуальной потребности (не важно, со знаком "плюс" или со знаком "минус"). Представьте, что вы в пустыне и у вас нет воды. Чем дольше вы остаётесь без воды, тем больше будет обостряться потребность в питье, и тем более срочной будет становиться задача "найти воду". "Срочность" в этом примере будет синонимом выживания. Но проблема заключается в том, что бОльшая часть человеческих потребностей не является такими простыми как питьевая потребность. Кроме того, это у животных всё просто - захотел попить, добежал до ближайшей лужи, полакал, побежал дальше. Мы живём не в биологическом мире, а в социальном. Даже самые простые потребности у нас удовлетворяются посредством сложного поведения, зависящего от социальных норм и контекстов. Следовательно, наши потребности удовлетворяются не напрямую, а сначала "в голове": мы прогнозируем возможность удовлетворения, взвешиваем вероятности благоприятных/неблагоприятных событий, которые могут помочь или помешать нам.  

Получается, что "срочность" мы оцениваем не инстинктивно (как животные), и не чисто интуитивно. В этой оценке начинают участвовать самые разные когнитивные процессы и структуры, в том числе разум, логическое мышление. Проблема в том, что выстроить точный и убедительный прогноз будущего у разума получается далеко не всегда. Когда разум сталкивается с тем, что для него является непосильной задачей, то как он реагирует? Правильно -  эмоционально! А если точнее, то неопределенность, невозможность "просчитать" будущее, вызывает у нас тревогу. 

Насколько сильной будет эта тревога, зависит от множества факторов. Например, от типа нервной системы. Если нервная система высокочувствительная и при этом слабая (то, что И.П.Павлов называл "меланхолическим темпераментом"), то переживание тревоги будет очень сильным. Уровень тревожности также зависит от привычных для человека способов реагирования на неопределенность и первые симптомы тревоги. Кто-то использует эффективные копинг-стратегии, а кто-то реагирует так, что лишь "подливает масло в огонь", непроизвольно усиливая тревогу. Например, оптимизм (уверенность в том, что в будущем всё будет хорошо) будет снижать тревожность, а пессимизм (убежденность в том, что обязательно должно стать ещё хуже) будет закономерным образом её повышать.  

На самом деле субъективная, внутренняя "срочность" больше всего зависит именно от силы переживаемого нами беспокойства, от уровня тревожности по отношению к будущему событию (негативные/позитивные последствия которого мы не можем точно просчитать). Чем сильнее тревожность, тем быстрее надо реагировать, чтобы избавиться от этого неприятного переживания, устранить неопределенность и избавиться от возможных "ужасных" последствий в будущем. Внутренняя "срочность" = уровень угрозы, основанный на эмоциональной оценке (чувстве тревожности) будущих негативных последствий. 

 

Матрица Эйзенхауэра-Калинина на основании внутренней "важности" и "срочности" 

Как планировать свою жизнь, как расставлять приоритеты, если пользоваться "матрицей Эйзенхауэра", основанной только на внутренних, субъективных критериях "важности" и "срочности"? Напомню, что в организационном контексте данный вариант матрицы не всегда будет работать, а вот для планирования событий/задач в вашей личной жизни (или для построения карьеры фрилансеры; для создания персонального бренда и т.п.) вполне подойдёт. 

Матрица, основанная на внутренних критериях, для подавляющего большинства людей будет выглядеть так: 

	Не справлюсь	Могу справиться
Высокая угроза	отказ, бегство	"последняя капля"
Низкая угроза	"не интересно"	ВЫСОКИЙ ПРИОРИТЕТ

Как мы расставляем приоритеты изнутри на основе "матрицы Эйзенхауэра-Калинина"? 

• если внешняя ситуация воспринимается как имеющая высокую угрозу, при этом уверенность в собственных силах минимальна - отказ от выбора, задача рассматривается как "не по зубам" и явно опасная; 
• если внешняя ситуация имеет низкую угрозу (чаще всего это что-то знакомое), но есть сомнения в собственных силах, то задача становится "не интересной", вероятность её достижения не высока, поэтому мотивация прикладывать какие-то усилия быстро испаряется; 
• если ситуации имеет низкую угрозу, при этом мы уверены в своих силах и способностях, то данное дела/задача будут обладать для нас несомненным внутренним приоритетом (т.е. за неё мы возьмемся в первую очередь); 
• самая интересная ситуация возникает, если внешние обстоятельства воспринимаются как опасные, но при этом есть уверенность в собственных силах. Для некоторых категорий людей (подростки, эмоционально импульсивные, "адреналинозависимые" и т.п.) такого рода задачи будут почти всегда иметь высший приоритет. Но для большинства людей при оценке проритетности подобного рода задач работает принцип "последней капли". Он означает, что мы с большой вероятностью выберем данную высокорисковую задачу, если в момент принятия решения на чашу весов упадёт "последняя капля" - какой-либо дополнительный ресурс и/или предложение о помощи. 

Добавлю, что с точки зрения саморазвития самыми интересными как раз являются задачи (приоритеты) из категории  "последняя капля", т.к. именно они есть не что иное, как наша "зона ближайшего развития" (про ЗБР я писал пост в блоге и делал отдельный выпуск рассылки, поэтому повторяться не буду 😉  ). Т.е. именно они важны для нашего саморазвития... 

Что я предлагаю в итоге?  Когда пытаетесь приоритезировать сложные задачи, то учитывайте не только внешние критерии по Эйзенхауэру ("важно" и "срочно"), но и внутренние ("могу" и "угроза/риск на приемлемом уровне"). 

Начинайте применение данного инструмента (матрицы Эйзенхауэра) с понимания контекста, в котором вы приоритезируете свои дела и задачи. Если вы на работе, что используйте матрицу человека-военного, оценивая "важность" задачи не для себя лично, а с точки зрения стратегии (целей, ценности, миссии, орг.культуры и проч.) организации; а "срочность" оценивайте на основе объективных рассчётов времени, вероятностей, доступных сценариев и ресурсов и т.п.  

Если речь идёт про вашу личную жизнь и про ваше саморазвитие, то "важность" действительно будет зависеть только от ваших собственных целей, ценностей (и т.п.), но и тут важно сделать осознанный выбор между "должен" (ценностным императивом) и "могу" (низкими рисками). "Срочность" в данном случае будет прямо пропорциональна силе тревоги, которая возникает у нас в ответ на неопределенность (умноженную на количество и силу неудовлетворенных потребностей). Чем лучше вы умеете справляться с тревогой, тем меньше срочности будет в вашей жизни. Всё будет происходить тогда, когда вы сами так решили или когда это и должно было произойти. Альтернатива внутренней "срочности" - спокойствие, примирение с неопределенностью и изменчивостью мира, способность быть в настоящем ("здесь и теперь"), не пытаясь побыстрее сбежать в будущее, чтобы избавиться от пугающей неопределенности. 

С собственной тревожностью нужно считаться, но идти на поводу у неё нельзя. Идеальные приоритеты для нашего саморазвития, это задачи, "важность" которых определяется масштабными ценностями (а не рисками), а "срочность" определяется умеренной тревожностью (а не паническим страхом перед какими-то туманными будущими "ужасами"). Умеренная тревожность - та, которую мы осознаем, способны проанализировать и перевести на рациональный язык цифр. Такой вот парадокс 😃 : тревожность возникает из-за неспособности разума просчитать будущее, но тревожность также и "лечится" разумом! 

Мы можем не знать точных сроков наступления того или иного события, но мы можем договориться с собой о возможных сроках. Надо просто выбрать/назначить для себя самого приемлемый срок для данного события. Назначайте не "точечный" срок, а некий приемлемый диапазон времени, когда событие может/должно произойти. Допускайте, что срок может быть нарушен, т.к. и вы не всемогущи, и непредвиденные обстоятельства могут возникнуть. Попробуйте потренировать интуицию, пофантазируйте о том, что в принципе может  помешать вам уложиться в намеченный срок. Заранее предполагайте (и планируйте!) возможные сценарии, как вы будете реагировать, если намеченный срок будет нарушен. Все эти простые советы, основанные на разуме, помогут вам снизить тревожность относительно будущего и понять, что "срочность" зависит только от нас. 

---

Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!

---

Задать вопрос автору (психологу, бизнес-консультанту Сергею Калинину), договориться об online-консультации или коуч-сессии можно: kalinin.s.09@gmail.com

---

Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

---