...или как рассказывать о тайм-менеджменте "полным чайникам" в данном вопросе :)
Периодически меня просят рассказать о тайм-менеджменте людям, которые о нём раньше ничего вообще на слышали. Чаще всего это "детская" аудитория - старшеклассники и/или студенты. Обычно это не тренинг, и не семинар или лекция, а своего рода беседа - на час-полтора.
(Кстати, от участия - бесплатного! - в подобном "ликбезе" я никогда не отказываюсь ;) Считаю это миссионерским вкладом в продвижение светлых идей тайм-менеджмента :) в жизнь).
Понятно, что здесь есть своя специфика... С одной стороны, мы имеем "детство золотое, беззаботное", когда впереди ещё целая жизнь, времени - вагон, хочется жить весело и беззаботно, не заморачиваясь на ревизию своих временных затрат и педантичное составление жизненных планов. Т.е. тайм-менеджмент как бы не нужен - это скучно и занудно...
С другой стороны,
мы имеем замечательный пытливый возраст, когда многим хочется получше разобраться в себе, в своих способностях, мечтах и возможностях. Если взрослого человека надо учить (и иногда даже пинками :) заставлять) мечтать, то здесь с мечтами обычно всё в порядке :) .
Самые пытливые и продвинутые из мечтателей не останавливаются только на грёзах и "бла-бла-бла" с приятелями. Они ищут какие-то реальные инструменты для воплощения этих самых своих мечтаний в жизнь. Многие начинают всерьез работать над собой, испытывая на себе все мыслимые и немыслимые методики саморазвития. Есть даже такие (но их мало!), кто в процессе этих самых экспериментов над самим собой, придумывает собственные системы самоорганизации, очень похожие на классический тайм-менеджмент.
Но как рассказывать о тайм-менеджменте аудитории, в которой есть и те, и другие? И заинтересованные в саморазвитии и равнодушные?
Обычно я делаю так - я задаю вопрос: "Чего хотят люди? К чему они стремятся в своей жизни? Что они хотят получить от жизни?". Я просто предлагаю аудитории накидать побольше идей по теме "что нужно человеку для полного счастья", что у него "должно быть" в жизни...
Можно, конечно, спросить прямо: "Что ВЫ хотите получить от жизни?". Но люди довольно часто боятся или стесняются говорить откровенно о своих целях или мечтах (хотя иногда бывают и "хорошие" аудитории - открытые, искренние - где все свободно говорят и о своём личном). Поэтому я всё же предпочитаю задавать вопрос "Чего хотят люди?" - тем более, что по аналогии с проективными тестами, каждый всё равно будет говорить про какие-то близкие и понятные ему цели и мечты ;)
Обычно аудитория довольно легко включается в игру - перечислять человеческие мечты/цели очень весело! То, что мы общими силами придумываем, я записываю на флипчарте, доске и т.п. Получается список из нескольких десятков целей, среди которых и вполне себе материальные (собственный дом, хороший автомобиль, HiEnd-стереосистема, океанская яхта, "продвинутый байк" и т.д.), и нематериальные (любимая работа/дело, хорошая семья, крепкое здоровье, N детей, верные друзья и т.п.).
После составления списка мы немного обсуждаем то, что получилось. Главное здесь - понять, что все цели индивидуальны, что не бывает "хороших" и "плохих" целей. У каждого свой набор целей, но от этого они не менее важны и ценны. Важно здесь и то, чтобы это были действительно ваши цели (а не кем-то внушённые или навязанные), и важно субъективное качество этих целей (чтобы они были эмоционально зажигательными, драйвовыми для вас).
Далее я задаю следующий вопрос: "Что нужно, чтобы достичь этих целей?". Опять небольшой мозговой штурм, в котором среди прочих называемых ресурсов (деньги, связи, знания, "жить в Москве" :) и т.п.) обязательно возникает и время.
И снова вопрос: "А сколько у вас есть времени для достижения ваших целей?". Предложенные версии слушать иногда довольно забавно :), но я предлагаю участникам встречи не гадать на кофейной гуще, а составить свой собственный бюджет (или капитал) времени.
Методика эта более чем известная (в своё время я прочитал о ней у Лотара Зайверта). Подробно описывать её здесь не хочу, но здесь можно скачать маленький файлик - бланк для расчета капитала времени, который я использую на подобных встречах, и на моих ТМ-тренингах.
Если полученная цифра (обычно это немногим более 200 000 часов) оказывает недостаточный мотивационный эффект, и кажется очень большой, то я предлагаю представить, что 1 час = 1 рублю. И задаю следующий вопрос: "Насколько долго, и - главное - насколько комфортно вы сможете сегодня прожить на 200 тыс.рублей?". Обычно даже дети понимают, что 200 тыс.рублей сегодня - это очень скромные деньги. Что сумма эта очень невелика и израсходовать её можно моментально (не говоря уже про невозможность покупки квартир и дорогих автомобилей).
Ужаснувшись ограниченности нашего бытия, мы вместе формулируем основное назначение тайм-менеджмента: "Как за ограниченное время нашей жизни успеть реализовать все наши желания (которые имеют свойство возрастать до бесконечности)? Как успеть достичь наших жизненных целей?". Очевидно, что "всех" целей нам не достичь - но как достичь хотя бы самых главных, приоритетных? Тех, которые сделают нас счастливыми?
Чтобы ответить на этот вопрос (и, собственно, понять, что такое тайм-менеджмент) я знакомлю аудиторию с т.н. "формулой времени" (я предложил эту самую "формулу времени" в моей книге Калинин С.И. Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем - стр.68-69). Выглядит формула так:
ВРЕМЯ = ЦЕЛЬ Х (СПОСОБ + ЭНЕРГИЯ) - ПОМЕХИ
Понятно, что это не буквальная арифметика, и ничего тут складывать, вычитать или перемножать не нужно. Это метафора, которая отражает 4 основных взаимосвязанных элемента, воздействуя на которые, мы сможем управлять своим временем. Давайте немного расшифруем формулу:
ВРЕМЯ - это длительность любой нашей жизненной активности, деятельности, работы. Собственно то, чем мы хотим управлять :) А в другой части уравнения - факторы, с помощью которых мы собираемся влиять на время:
ЦЕЛЬ - это понимание смысла, назначения того, что мы делаем; того, на что/ради чего мы тратим наше время. Цели связаны с нашими ценностями, т.е. являются источником мощной мотивации для нас. Если цель сформулирована точно и ясно, то любая выполняемая нами деятельность (и потраченное на неё время) становятся максимально осмысленными, рациональными, целесообразными.
Если говорить ещё проще: Можете ли вы в любой момент времени дать чёткий (и устраивающий вас самих) ответ на вопрос "Зачем я здесь? Что я сейчас на самом деле делаю? Мне это действительно необходимо? К выполнению какой значительной цели меня приближает то, чем я сейчас занят?"?
Знак "умножить" в "формуле времени" выражает идею о том, что целесообразность - важнейший, главный элемент в управлении временем.
СПОСОБ - это то, каким образом, с помощью каких знаний, умений, навыков, приёмов, техник, способов, технологий, стратегий, методов (и т.д. и т.п.) мы делаем то, что мы делаем. Гвозди можно забивать микроскопом, а можно и молотком, а можно и камнем. Но в каком случае гвоздь удастся забить быстрее и лучше всего? Видимо, всё же молотком :) Это и будет самый правильный способ забивания гвоздей (пока вы не приобретёте в ближайшем строймаге пистолет для забивания гвоздей ;)).
"Способ" - это всё то, что помогает нам сделать элементы нашей деятельности (стратегии, поступки, операции, действия) оптимизированными - более быстрыми, удобными, экономичными. Например, можно читать книгу по слогам, проговаривая их вслух, а можно воспользоваться какой-нибудь продвинутой техникой скорочтения, позволяющий читать книгу целыми разворотами.
"Способы" оптимизации затрат времени бывают неспецифическими и специфическими. Специфические способы делать что-либо быстрее связаны с особенностями самой деятельности, и зависят от уровня нашего профессионализма и от тренированности навыков этой самой деятельности.
Например, в своё время один из классиков "научной организации труда" - Ф.Тэйлор - с помощью наблюдения установил, что опытный рабочий забивает гвоздь за 2-3 удара, в то время, как менее опытный тратит на это действие 5-7 ударов (и примерно в 2,5 раза больше времени).
Неспецифическими способами делать что-либо быстрее, занимается, собственно тайм-менеджмент. (Хотя, справедливости ради, надо сказать, что не только тайм-менеджмент :) Например, в менеджменте есть множество методологий, решающих задачи оптимизации деятельности, в т.ч. и по параметру "время". Здесь и управление качеством, и кайзен, и "бережливое производство" и т.д.).
В качестве примера неспецифического "тайм-менеджерского" способа оптимизации можно назвать, скажем, планирование своего дня. Где бы вы ни работали,чем бы ни занимались, независимо от специфики вашей трудовой деятельности навыки планирования помогут вам быть быстрее, точнее, результативнее.
ЭНЕРГИЯ - мы можем поставить перед собой прекрасные цели и можем даже знать самые лучшие способы достижения этих целей, но если у нас не будет сил (т.е. энергии) для осуществления деятельности - мы ничего не достигнем!
Здесь всё достаточно просто: будет у нас много энергии - мы сможем работать быстрее и интенсивнее, выполним за меньший промежуток времени больше задач. Если мы будем ощущать дефицит энергии (усталость, вялость, апатию и т.п.) - своевременное достижение наших целей будет под угрозой.
Обратите внимание, что "энергия" и "способ" объединены знаком "плюс". Это означает, что различные виды деятельности требуют своей собственной специфической энергии. Понятно, что "энергия" здесь понимается не буквально (например, электрическая :)); это скорее метафора, указывающая на то, что для успешной работы нужны усилия/активность определенного вида. Например, для проверки сложного финансового отчёта требуется предельная концентрация внимания, в то время как для успешного вождения автомобиля в условиях большого города требуется быстрая переключаемость внимания. Общение с людьми требует эмоциональных затрат. И т.д.
ПОМЕХИ - это различные отвлекающие факторы, барьеры внутренние и внешние, препятствующие эффективному (быстрому, своевременному и т.п.) достижению наших целей. Этот раздел в тайм-менеджменте называется по-разному: "воры времени", "поглотители времени", помехи в управлении временем. Сам "зоопарк" помех также огромен - тут и прерывания, и прокрастинация, и неэффективные коммуникации, и усталость вместе с "ленью" и т.д. и т.п.
Помехи присутствуют в "формуле времени" со знаком "минус" не случайно - чем от большего количества помех мы научимся избавляться, тем легче и проще нам будет достигать наших целей.
Если обобщить, то "формулу времени" целиком можно прочитать примерно так: если вы хотите эффективно управлять своим временем, то вам необходимо точно и чётко формулировать свои цели, выбирать оптимальные способы достижения этих целей, действуя при этом достаточно энергично, и отбрасывая мешающие факторы и обстоятельства.
Надеюсь, с "формулой времени" всё понятно? :) Дальше ещё проще: если мы признаём важность управления временем нашей жизни, то "формула времени" даёт четыре "рычага" (точки воздействия). Использование каждого из этих "рычагов" по сути является отдельным направлением тайм-менеджмента:
1) ЦЕЛЬ - навыки эффективного целеполагания, планирования, целедостижения, контроля.
2) СПОСОБ - оптмизация, импрувмент (от англ. improvement - "улучшение"), совершенствование всего и вся :) (в т.ч. и самосовершенствование). Выше я уже писал, что в бизнесе за оптимизацию отвечает множество серьёзных методологий (BPR, TQM, LP и др.). В обычной жизни примерами таких оптимизаторских подходов могут быть минимализм, лайфхакинг, лайф-дизайн и т.п.
3) ЭНЕРГИЯ - энергетический самоменеджмент, навыки поддержания здоровья и достаточного для достижения поставленных целей уровня энергии. Здесь довольно много всяких увлекательных тем, вроде: Как правильно питаться? Как эффективно отдыхать? Как справляться с различными стрессами? Как быстро выкарабкиваться из "энергетической ямы" или мобилизовать достаточное количество энергии для решения трудных задач?
(Вот здесь по теме совершенно случайно завалялась презентация с моего тренинга по энергетическому самоменеджменту ;) Также имеет смысл почитать в данном блоге заметки с тэгом "внутренняя энергия")
4) ПОМЕХИ - подход, когда мы значительно увеличиваем нашу эффективность во времени только за счёт того, что избавляемся от наших излюбленных "поглотителей времени" я называю "быстрым тайм-менеджментом". Обычно 80% нашего времени воруют только 20% из всех наших "поглотителей времени". Если говорить ещё проще - у каждого из нас не более 3-7 действительно "достающих" нас временных помех. Достаточно избавиться от этих ключевых помех - и у нас появится куча дополнительного времени!
(Помнится, я даже как-то вебинары проводил по "быстрому тайм-менеджменту" ;) По ссылке - презентация)
В принципе, если вы будете использовать и практиковать только какое-то одно из указанных направлений - вы уже будете успевать значительно больше! Ситуация с вашим персональным тайм-менеджментом значительно улучшится.
Но самый "крутой" вариант, если вы создаёте свою собственную СИСТЕМУ управления временем, в которую включены ВСЕ четыре направления. Можно не сочинять свою собственную тайм-менеджерскую систему, а использовать какую-нибудь из уже известных. Как правило, все более-менее серьёзные специалисты по ТМ предлагают именно готовую и целостную систему, так или иначе включающую в себя все четыре элемента "формулы времени".
Если тема тайм-менеджмента серьёзно кого-то заинтересовала в аудитории (обычно таких среди детей не очень много ;)), и хотелось бы глубже погрузиться в неё, то я рекомендую ознакомиться уже с готовыми "большими" ТМ-системами. Например, по книгам таких специалистов как Г.Архангельский, Л.Зайверт, С.Кови, .Трейси, Д.Моргенстерн, Л.Аллен и др.
Но чаще народ хочет не погружения в "глубины", а, наоборот, ещё большего упрощения. Им хочется попробовать в своей жизни какой-нибудь один (ну 2-3 от силы :) ) тайм-менеджерский секрет, эдакую волшебную пилюлю на все случаи жизни :) Большинство желает заполучить "здесь и теперь" какой-нибудь относительно простой тайм-менеджерский метод, "приёмчик", технику.
Да легко! Хотели - получите! :) А теперь тссс, раскрываю секретные тренерские фишки ;) Есть в моём тренерском арсенале колода самодельных карт. Колода состоит из 100 карточек; на каждой карточке - краткое описание метода/техники управления временем.
Совсем уж по секрету :) скажу, что в качестве основы для карточек мною была взята замечательная книга Роберта Диттмера "Как управлять своим временем. 151 быстрая идея". По сути дела каждая из описанных Диттмером 151 "идей" - это и есть какая-то ТМ-техника. Некоторые из техник повторяются, некоторые довольно своеобразны - я их слегка обобщил и подредактировал, кое что добавил от себя - вот и получилась колода из 100 карт.
Если позволяет время, я раздаю участникам встречи по несколько таких карт, прошу их изучить, и выбрать из них одну-единственную технику управления временем, которая наиболее подходит им. После чего всегда интересно заслушать 2-3 человек, которые рассказывают, почему именно данная конкретная техника управления временем их заинтересовала. Часто их рассказ вызывает эффект не просто "ТМ-бациллы", но настоящей локальной "ТМ-эпидемии" :)
Если время ещё остаётся, я предлагаю участникам совершить обмен карточками друг с другом. Задача: обменять не подходящие вам методы управления временем на более подходящие. На несколько минут в помещении возникает весёлый "рыночек", где бойко производится обмен тайм-менеджерскими техниками. Но особенно интересным бывает результат: кто-то так и не находит для себя подходящих методов, с трудом выбирая 1-2, а вот некоторые участники умудряются собрать до 10 карточек! Ну очень им хочется попробовать всякий разный тайм-менеджмент :)
Обычно в конце встречи карточки с описанием приёмов управления временем я дарю участникам. Для них это своего рода "домашнее задание". Тот метод или "приёмчик", который заинтересовал их на встрече, можно будет опробовать чуть позже на практике.
В заключение основные тезисы:
1. Тайм-менеджмент (управление временем) вам необходим, если у вас есть желания, мечты и цели. Если вы хотите "просто жить", и у вас отсутствуют какие-либо долгосрочные цели, кроме сюминутных - тайм-менеджмент вам не нужен (или даже противопоказан).
2. Тайм-менеджмент = искусство, наука и набор методов, которые позволяют вам за ограниченный период времени (за вашу короткую жизнь) достичь максимального количества намеченных вами целей.
4. Есть 4 основных направления тайм-менеджмента, которые удобно представить с помощью "формулы времени":
Время = цель Х (способ + энергия) - помехи
5. Есть 3 уровня (или масштаба) управления временем:
1) самый сложный и комплексный уровень - это использование системы (собственной или разработанной ранее кем-то из "гуру") управления временем. ТМ-система включает в себя все 4 элемента "формулы времени";
2) уровень одного (из четырёх) ТМ-направления: целеполагание, оптимизация, энергетический самоменеджмент, "быстрый тайм-менеджмент";
3) уровень использования отдельных тайм-менеджмерских техник, методик, "приёмчиков". Причём техник этих - огромный выбор!
Какой уровень управления собственным временем выбрать - решать вам! Не обязательно становиться "фанатом" тайм-менеджмента и делать какую-нибудь объёмную ТМ-систему частью своей жизни - но вполне можно изучить и непринужденно применять какие-нибудь небольшие тайм-менеджерские лайфхаки :)
Если вам понравился/был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!
Поделитесь с друзьями в социальных сетях:
Сам лично использую и рекомендую всем программу LeaderTask! удобный интерфейс и прост в использовании, LeaderTask и GTD верные помощники :)
ОтветитьУдалить