Рассылка Как стать лучшей версией себя?


Уважаемые гости и постоянные читатели Блога Сергея Калинина!


современное саморазвитие + духовные традиции + научная психология в моей рассылке




"Как стать лучшей версией себя? Прикладное саморазвитие для продвинутых"




Присоединяйтесь!


вторник, 29 января 2013 г.

10 способов остановить избыточные коммуникации

10 способов остановить избыточные коммуникации
В этой заметке -  10 советов о том, как избавляться от информационной перегрузки. Рекомендуется в первую очередь руководителям, которых "разрывают на части" собственные сотрудники и просто случайные люди. И, разумеется, тем, на кого постоянно обрушивается лавина новой информации. 

Как бороться с информационной перегрузкой?

(это пересказ статьи Steve Tobak - 10 Ways to Stop Communication Overload, опубликованной на MoneyWatch CBS, с моими комментариями и дополнениями)

1. Каждая деловая встреча (совещание, планерка, переговоры и проч.) должна быть максимально структурирована

Любая встреча обязательна должна иметь чёткую цель ("Зачем, для чего мы встречаемся? Каким должен быть результат встречи?"). 

Кроме того, чем более структурированы будут все остальные элементы встречи - состав участников (важно, чтобы не было случайных, лишних людей), их роли, повестка дня, время и место встречи и т.д. - тем меньше вашего времени "съест" данная встреча. 

2. Без самой крайней необходимости не включайте новых людей в уже существующие процессы и группы

Каждый новый человек усложняет на порядок внутригрупповые коммуникации; замедляет все отработанные процессы (передачу информации, принятие решений и т.п.). 

Кроме того, новых людей неизбежно придётся вводить в курс дела, знакомить с уже сложившимся "понятийным полем" деятельности, разъяснять смысл профессиональных терминов и сленга. Новые люди неизбежно будут задавать "наивные" вопросы, на которые придётся отвечать или вам лично, или другим сотрудникам. Всё это неизбежно приведёт к снижению производительности труда (хотя бы на время адаптации новичка к работе). 


3. Избегайте массовой пересылки писем по электронной почте

Например, вам может прийти письмо, разосланное сразу по списку получателей (множество адресов в поле "Копия" или CC:). Если для такого вы выберете просто "ответить", то ваш ответ получит весь список первоначальных получателей письма. Что, в свою очередь, может породить новую волну переписки с теми, кто был включен в список адресатов. 

Выход: отвечайте адресно только тем людям, кому ваш ответ крайне необходим!

В свою очередь, если вам необходимо отправить одно и то же письмо нескольким адресатам, не делайте это "на автопилоте" - добавляйте в поле "копия" только тех людей, для которых получение данного письма жизненно важно.  Если в списке адресатов будут лишние/случайные люди, то вы обязательно получите в ответ лишние сообщения (т.е. фактически сами спровоцируете "спам")! 


4. Критически пересмотрите разновидности внутренних совещаний, а также обратите пристальное внимание на те поводы, по которым вы собираетесь. 

Например, всегда ли нужны общие собрания всего трудового коллектива, или достаточно для решения вопроса выборочно собрать нескольких ключевых специалистов? (Чем больше состав участников, тем больше времени вы потратите).

Возможно, какие-то из ваших совещаний не имеют достаточных причин, а спровоцированы эмоциями? Например, паникой перед тем "А как нам сможет навредить мировой кризис?!" 


5. Развивайте в ваших сотрудниках самостоятельность.  Поддерживайте инициативу, поощряйте (морально и материально) тех, кто решает трудовые проблемы без вашей помощи, не "напрягая" вас, и не отвлекая от решения ваших собственных задач. 

И главное - не наказывайте проявивших инициативу сотрудников за ошибки!  Во всяком случае - не наказывайте за ошибки СРАЗУ. Присвойте каждому сотруднику "рейтинг доверия", и давайте им шанс обучиться на собственных ошибках, чтобы стать более компетентными и самостоятельными. 


6. Опасайтесь матричных организационных структур!  Напомним, что матричными называются орг.структуры  с двойным (и более!) подчинением сотрудников - с одной стороны своим постоянным руководителям в рамках структурного подразделения, с другой стороны - временным лидерам проектных/рабочих групп. 

Соответственно, это приводит как минимум к удвоению потоков управленческой информации и коммуникаций. И в подавляющем большинстве организаций матричные структуры приводят к коммуникационому хаосу и путанице... 

Добавлю от себя, что исключения случаются, но лишь в компаниях, которые "выросли" из проектов, и в которых развита именно проектная орг.культура. 


7. Избегайте всяких новомодных управленческих технологий!  В особенности, если конечные результаты их внедрения не очень понятны; а само внедрение требует нелимитированного числа встреч, совещаний и т.п. 

В качестве примеров тут можно привести такие бесконечные способы "развлечения" сотрудников и менеджмента как  "организационный коучинг", "позитивное мышление", "креативность" и т.п. 

/...понимаю, что это камень в огород бизнес-психологов, к которым отношусь и я сам, но в целом это справедливое замечание. Тем психологам, которые ориентированы на "бесконечное" окучивание клиентов - не место в бизнес-консультировании!/


8. Избавляйтесь от шаблонных реакций (фраз), которые мы часто выдаём по инерции: "Держи меня в курсе!", "Я тоже буду участвовать в этом!" и т.п. Дело в том, что значительную часть лишней информации мы "навьючиваем" на себя сами; и происходит это "на автомате", по привычке.

В избавлении от этой вредной привычки ("всё знать и всё контролировать") может помочь только персональный микроменеджмент, постоянный самоконтроль. Всегда спрашивайте себя: "Мне действительно нужно быть в курсе?", "Могу ли я НЕ участвовать в этом?" и т.п. 


9. Без крайней необходимости не используйте какие-либо специализированные коммуникационные инструменты.  Это могут быть какие-то новомодные технические средства связи, сервисы для организации совместной работы и т.п. 

Рентабельность от внедрения и применения всяких гаджетов может быть крайне сомнительна. Причём, речь идёт не только о финансовых затратах, но и о затратах времени на внедрение / освоение / эффективное повседневное применение всяких "штучек". 

Не забывайте, что существует множество ситуаций, когда применение традиционных средств коммуникации (например, банального телефона или личной встречи) намного удобнее.


10. В коммуникациях очень важен принцип безусловного уважения к своему собственному времени и к времени вашего собеседника (партнёра по коммуникации). 

Если постоянно концентрироваться на абсолютной ценности времени, то каждая встреча, каждое коммуникативное действие будет предельно кратким, сжатым, но при этом максимально насыщенным. 
 
Никаких совещаний без веских причин!


Итак, резюмируем :) 10 советов руководителю (менеджеру), как избавиться от перегрузки лишними коммуникациями:

1. Никаких встреч без чёткой цели!

2. Никаких новых людей (контактов, связей) без крайней необходимости!

3. Работайте с электронной почтой так, чтобы сокращать (а не увеличивать!) поток входящей и исходящей корреспонденции!

4. Никаких совещаний без важной причины! Чем меньше участников совещания, тем лучше.

5. Развивайте (поощряйте) самостоятельность в окружающих.

6. Прямое подчинение лучше двойного, тройного и т.д.!  (Упрощайте орг.структуру и информационные потоки в ней).

7. Избегайте модных "как бы управленческих" коммуникаций без конкретного результата!

8. Сдерживайте себя: не пытайтесь "всё знать" и "всё контролировать"!

9. Осторожно с новыми средствами коммуникации! Технические "игрушки" могут больше украсть времени, чем сэкономить.

10. Хорошая деловая коммуникация = краткая коммуникация! (Уважайте своё время и время партнёра).


P.S. От себя добавлю, что лично знаю руководителей, которые придерживаются почти всех пунктов такой управленческой "информационной диеты" (не забываем, что есть ещё персональная инфодиета!), и которые крайне результативны в своей работе.

P.P.S.  Реализовать пункты 4, 6, 7, 9 можно "на все 100%" только если вы - главный босс :) Но всё остальное - в ваших силах, какую бы позицию в должностной иерархии вы не занимали. 





Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!



Поделитесь с друзьями в социальных сетях:



Комментариев нет:

Отправить комментарий