От срочного к важному: простой тайм-менеджмент от Стива Макклетчи

Книгу Стива Макклетчи "От срочного к важному. Система для тех, кто устал бежать на месте" (МИФ, 2015; страничка книги на сайте издательства; Озон ) я прочитал буквально за пару дней. Написана она очень простым и понятным языком. И написаны в ней очень простые "азбучные истины" управления собой во времени :) 

Главное впечатление от книги: очень хорошая "азбука тайм-менеджмента" для начинающих.  Продвинутым читателям, скорее всего, книга покажется банальной. Я лично абсолютно согласен со всем, что пишет автор, т.к. это аксиомы самоорганизации. Мне нравится язык и стиль изложения. Мне также очень понравилась убедительность и логичность подачи информации. Думаю, что автор способен "заразить" тайм-менеджментом кого угодно :). Читать было интересно! 

Книга довольно практична, но 80% тех инструментов и принципов тайм-менеджмента, которые предлагает автор, лично я уже очень давно использую. Т.е. читать было скучновато, "ничего нового" :(.  

В оставшихся 20% случаев я использую более "продвинутые" инструменты. И готов подискутировать с автором, что то, что он предлагает - не самый оптимальный вариант (на мой взгляд, конечно ;)). 

О чём в книге?  Давайте я тезисно изложу основные идеи: 

 

 

1. Существует всего две формы жизненной мотивации: 

• то, что мы "должны" сделать (избегание неудачи; обязанности; потребности выживания; "управление")
• то, что мы "желаем" сделать (достижения успеха; возможности и мечты; потребности развития; индивидуальное лидерство) 

Первый тип мотивации предполагает ре-активное поведение; "управление" потоком постоянно возникающих задач, которые мы "должны" выполнить, иначе случится что-то плохое. Это контроль над своей жизнью, требующий постоянных усилий, и ведущий к усталости и выгоранию. 

Главная проблема в том, что "управление" помогает ТОЛЬКО поддерживать существующий образ жизни. Это бесконечный бег по кругу, в попытке решить всё новые и новые жизненные задачи. 

Альтернатива управлению - индивидуальное лидерство. Что делает лидер? Улучшает свою жизнь; постоянно двигается от повседневности к успеху. Лидер: 

- ставит цели (проактивность вместо реактивности);

- улучшает (любые сферы своей жизни, где стремится к успеху);

- максимально делегирует "управление"

- постоянно делает то, что "не обязательно". Делает сверх необходимого что-то, что ведёт к успеху. 

2.  Необходимо достижение жизненного баланса.  Но жизненный баланс автор понимает не как в традиционном лайф-коучинге (где есть "колесо баланса" по разным сферам жизнедеятельности: работа, семья, отдых и проч.). 

По мнению автора, жизненный баланс - это оптимальное соотношение между задачами, которые мы "должны" решить для своего жизнеобеспечения ("задачи выживания") и задачами, которые приближают нас к успеху ("задачи развития"): 

"Это другое понимание баланса. Оно приходит, когда вы довольны тем, как тратите свое время и ресурсы. Это баланс между я обязан сделать и я не обязан делать, между содержанием и улучшением, между управлением и лидерством. Подобная гармонизация случается, когда вы преследуете свои цели и достигаете их, видите улучшения в жизни вместо того, чтобы впрягаться всеми силами, пытаясь хотя бы удержаться на месте". 

Учтите, что "задачи выживания" автор понимает на столько в биологическом смысле, сколько в социальном. Для современного человека "задачи выживания" = попытки соответствовать многочисленными (в т.ч. противоречивым и иррациональным) требованиям и ожиданиям со стороны других людей и общества в целом. "Выживанием" может быть поддержание социального статуса, погоня за престижными вещами, членство в референтной группе и т.п. 

3. Как достичь правильного жизненного баланса?  Ставить "цели успеха"; верно определять приоритеты; планировать. 

Здесь автор повторяет Стивена Кови: "Помните первый признак цели успеха: она никогда не бывает срочной!"

И продолжает: "Эффективный способ расстановки приоритетов основывается не на дедлайнах или срочности. Он базируется на результатах, подразумевая присвоение ценности и порядка событиям вне зависимости от их срочности. Теперь нужно отвечать на новые вопросы: что это задание даст вашей жизни? Какие занятия покажут наилучший результат?"

В итоге получается такая система расстановки приоритетов (очень напоминает классический ABC-подход классика ТМ Лотара Зайверта :)) : 

А = задания для достижения успеха 

В = подотчетные задания для решения проблем 

С = задания для решения проблем 

Получаемые результаты: 

А = "цели успеха", лидерство, жизненные улучшения 

В = эффективное управление обязанностями 

С = "управление"

Автор совершенно точно замечает, что "цели выживания" (внешние, реактивные, которые наваливаются на нас сплошным потоком) не заканчиваются никогда. Т.е. "переделать их все" попросту невозможно. А наш мозг веками запрограммирован так, что выживание для него является более приоритетным. Поэтому всегда есть соблазн увязнуть в разгребании срочных дел и проблем (т.е. начать "управлять"). 

Чтобы этого не произошло, надо сознательно понизить приоритет "целей выживания", и в первую очередь делать "не обязательные" дела для своего развития / успеха. 

4. Существует известное временнОе противоречие между "целями выживания" и "целями развития". 

Цели выживания обычно краткосрочные. Это "горящие проблемы", которые нужно "срочно решить". Как только мы их решили - сразу же виден результат. У целей выживания связь между нашими усилиями и результатами - быстрая, короткая, наглядная. 

Цели развития часто являются долгосрочными. Путь к ним может быть долгим, а изменения постепенными и малозаметными. Мы часто можем быть на грани разочарования: мы стараемся, бьёмся, трудимся, а долгожданный успех всё не показывается на горизонте. 

Чтобы не столкнуться с таким разочарованием, автор предлагает делить все наши промежуточные жизненные цели на две категории: цели потребления и цели созидания. 

Цели созидания - это промежуточные "цели развития". Это цели, результатом которых является какая-то часть, фрагмент, элемент нашего жизненного успеха. 

"Они включают такие события, как продвижение по карьерной лестнице или получение высшего образования, открытие бизнеса, восстановление значимых отношений, вовлечение в волонтерскую работу, создание новых отношений, придумывание интересного дизайна ландшафта или интерьера в своем доме, избавление от физи­ческого, душевного или эмоционального беспорядка.  ...  Все, что движет вашу жизнь вперед и делает ее лучше, — это цель созидания". 

Цели потребления - это цели, который приносят радость "здесь и теперь". Это радость обладания какими-то вещами или от участия в приятном событии. Эти цели дарят нам краткий всплеск энергии и положительных эмоций. 

Главный смысл целей потребления в том, что их можно достичь гораздо быстрее и легче, чем долгосрочных целей развития (созидания). И эту их особенность можно и нужно использовать с пользой - как способ "подзарядиться" на пути к более долгосрочным целям: 

"Потребительские цели стоит рассматривать как краткосрочные награды за выполнение тяжелой работы. Вы можете использовать их как источник энергии и стимул — чтобы выдержать еще один день, неделю или месяц. Но совершенно необходимо уравновесить их с целями созидания — стремлениями, которые более значимы и которые обогатят вашу жизнь на более долгий срок. В жизни нужны как цели потребления, так и цели созидания — чтобы чувствовать баланс и избегать выгорания".

5. Автор достаточно любопытно рассуждает о прокрастинации.  По его мнению, прокрастинация имеет как свои плюсы, так и свои минусы. 

На самом деле прокрастинация - довольно эффективный способ мотивировать себя и "управлять" потоком навязанных нам реактивных задач (в терминологии автора это задачи категории С).  Мы затягиваем выполнение того, что "должны" сделать просто потому, что экономим силы (для выживания это вполне целесообразно). Потом перед самым дедлайном впадаем в панику (включаем выброс энергии), и быстренько делаем то, что должны сделать. 

Беда в том, что прокрастинация совсем "не работает" для задач категории А - т.е. для целей развития. Потому что цели развития по определению не связаны с нашим выживанием, не являются "обязательными". 

"Люди, страда­ющие хронической прокрастинацией, живущие дедлайнами, отказываются от достижения успеха — вещей, которые они действительно хотят в жизни, — потому что задания, нужные для достижения успеха, не назначают дед­лайнов и не имеют последствий невыполнения. Такие люди посто­янно думают я должен, я должен, я должен и никогда не добираются до я хочу".

Вывод автора здесь таков: прокрастинация - не проблема навыков тайм-менеджмента. Это проблема выбора, в основе которой лежит отношение человека в своему времени. Т.е. насколько мы сделали сознательный выбор в пользу целей развития/успеха. 

6. Автор классно пишет про то, как мы осознаём своё время и насколько мы ценим его :). Его подход совпадает с моим, и его можно выразить одной фразой:  ваши ежедневные затраты времени и есть ваше отношение ко времени.   

Автор утверждает, что есть всего три вида затрат времени: 

1) ежедневные привычки/рутины; 

2) списки дел/задач (не имеющие жёсткой привязки к дате и времени);  

3) календарные события (имеют привязку к дате и времени). 

И два принципиальных совета:  

а) Привычки/рутины хорошо бы изучить с помощью хронометража (т.к. именно здесь больше всего "незаметных" затрат времени)

б) Календарные события должны вытеснить списки дел. Просто потому, что календарное планирования является более точным (и более результативным), чем простой перечень задач. 

По мнению автора, списки задач/дел - это инструмент для "управления" (т.е. навязанными нам "задачами выживания").  А календарное планирование - это инструмент для выполнения "задач развития"; т.к. это осознанное выделение лучшего времени для достижения успеха.  От себя добавлю, что доводы автора довольно любопытные, хотя и "списочные" системы планирования (типа Автофокуса/Суперфокуса) тоже вполне эффективны ;). 

7. В книге есть и авторская система планирования своего времени. Она основана на системе расстановки приоритетов ABC (см.выше п. 3). Если совсем кратко, то: 

- в горизонте 1 месяца надо планировать (в календаре) задачи развития (категория А)

- в горизонте недели добавлять в план подотчетные задания для решения проблем (категория В) 

- и в горизонте одного дня планировать "горящие" задачи, связанные с "выживанием" (категории С). 

Естественно, планирование производится по "остаточному принципу". Т.е. распланированные на месяц вперёд задачи развития  - это святое, подвинуть их куда-нибудь в плане нельзя. А вот задачи категории В и С планируются в оставшиеся временные промежутки. 

/Подробнее про систему планирования можно прочитать здесь ;). Издательство МИФ в своём блоге выложило главу про планирование целиком/. 

8. Несколько глав в книге посвящены техническим навыкам тайм-менеджмента.  Например, тому, как бороться с прерываниями (отвлечениями) со стороны других людей. Там ничего нового: говорите "Нет!"; управляйте встречами; назначайте "периоды тишины" и т.п. 

Есть классический перечень информационных ресурсов, которые важны для нашей самоорганизации: список дел; календарь; контакты; заметки. Автор даёт немного рекомендаций по управлению всем этим хозяйством. Впрочем, рекомендации банальные и довольно поверхностные :(.  Вроде: храните всё в одном месте; информация должна быть доступна всегда и везде; планируйте только в одном календаре и т.п. Но для начинающих - сойдёт! 

*   *   * 

Что получилось в итоге?  Если посмотреть на систему Стива Макклетчи со стороны, то получается абсолютно классический тайм-менеджмент :)

1. Сформулируйте цели ("цели развития" vs "цели выживания")

2. Используйте систему календарного планирования (в горизонте от 1 дня до 1 года)

3. Устанавливайте приоритеты (по авторскому ABC-методу). 

4. Добивайтесь двух видов баланса: 

     - между "целями развития" и "целями выживания"

     - между "целями созидания" и "целями потребления"  

5. Исключите прокрастинацию и отвлечения. 

6. Разработайте и применяйте собственную систему самоорганизации, чтобы тратить меньше сил и времени на рутины и типовые задачи. 

По моему мнению, самый слабый пункт в авторской системе - пятый. Тема борьбы с "поглотителями времени" автором раскрыта слабо. Он как-то уж очень полагается на волшебную силу календарного планирования и целеустремленность :). Мол, достаточно только вписать задачу развития в календарь и потом чуть-чуть поднапрячь силу воли, чтобы её выполнить. Ну-ну... Сила воли - ресурс ограниченный. Да и поглотителей кроме прокрастинации и отвлечений тоже много всяких. Но так глубоко автор уже не копает... 

В заключение мотивирующая цитата :) от Стивена Макклетчи: 

"Есть в жизни вещи, которые вы обязаны делать, и есть те, которые делать не обязаны. Так получается, что самые важные и приятные вещи — счастье, свершения, улучшения и лидерство — находятся в списке не обязательных дел. Никто за них не возложит на вас ответственность. Вы должны захотеть их, работать над ними и заслужить их. Хороший баланс в вашей жизни между обязательным и не обязательным, между достижением успеха и решением проблем — путь к ощущению баланса в конце каждого дня, к удовлетворению потраченными усилиями.

Будьте вдохновением — для себя и для других. Будьте тем человеком, на которого смотрят и гадают: «Как он добился такой жизни?» И потом расскажите им — как! Сделайте выбор — и достигайте своего успеха, поддерживайте баланс, расставляйте приоритеты, планируйте и получайте энергию из желания и страха. Посвятите себя организованности и получайте высокие результаты в обмен на время и усилия; лидируйте вместо того, чтобы просто управлять; улучшайте вместо того, чтобы просто поддерживать; двигайтесь вперед вместо того, чтобы оставаться на месте". 

PS  Книгу ОЧЕНЬ рекомендую тем, кто только-только начал изучать тайм-менеджмент. И её можно не читать тем, кто уже имеет хоть какую-то собственную систему управления временем. 

---

Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!

---

Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

---