Управляем информацией: три базовые модели

Моя система работы с информацией (2017). Часть 2.

Три принципиальные модели для построения персональной системы работы с информацией 

Предыдущий пост был посвящен истории о том, как появилась моя система управления информацией, а также там были важные условия и предпосылки, для кого и почему данная система будет полезна (или наоборот :)). В этой заметке расскажу о трёх моделях управления информацией - это своего рода "три кита", на которых держится вся система. Модели помогают понять, как это всё работает, и являются базой для проектирования вашей собственной системы работы с информацией.

 

Прошу вас не "просто знакомиться" с этими моделями! Напоминаю, что "нет ничего практичнее хорошей теории" ;).  Поэтому читайте, и думайте, каким образом данную модель можно применить в вашей жизни / работе!  Возможно, вы уже используете что-то подобное. Но, надеюсь, что после прочтения у вас появятся конкретные соображения, как можно проапгрейдить свою работу с информацией.  Изучаем!  

1.1. Модель "черного ящика" (black box)

Классическая модель, предложенная ещё Н.Винером, а ныне изучаемая на уроках информатики, кажется в 9 классе :) . Идея в том, что информация - это поток или процесс; где есть "вход" (приём, поступление информации в систему); сам "черный ящик" (переработка, преобразование информации внутри системы; это отдельная операция или набор/алгоритм из нескольких операций); и есть "выход" (передача информации за пределы системы). 

Внутри чёрного ящика я выделяю пять основных операций по работе с информацией. Пока лишь перечислю их, подробнее опишу в отдельной заметке: 

1) Обратная связь на входящую информацию - мы можем активно реагировать на поступающую информацию, изменяя запрос, способ поиска, управляя объёмом и каналами поступления информации; 

2) Обработка и использование входящей информации - речь идёт о сортировке, фиксации и (если необходимо) о непосредственной реакции на сообщение. /Добавлю, что классическая GTD-схема от Дэвида Аллена именно про такую обработку-сортировку входящей информации/; 

3) Генерирование новой информации (на основе входящей) - самый простой пример: мы получили письмо по электронной почте и пишем ответ на него; 

4) Сохранение/хранение информации в персональном (или общедоступном) архиве; 

5) Подготовка исходящей информации. Строго говоря, это два подпроцесса, тесно связанные с уже названными процессами: в первом случае речь идёт об отсроченном генерировании новой (процесс №3) или извлечении хранящейся (№4) информации; во втором случае речь идёт об активном поиске/запросе (процесс №1) новой информации. 

Почему модель black box важна? Сегодня объём информации возрастает экспоненциально; плюс сама информация становится всё более доступной. Поэтому можно говорить о своеобразной "информационной перегрузке" (информационном стрессе) на "входе" в наш мозг/сознание. Человек адаптируется к давлению входящего потока по-разному. У кого-то формируется "клиповое сознание", и люди просто скользят "по верхам" информационного потока, выделяя из него то, что попроще и поприятнее (типа котиков, мемасиков, фоток еды и проч.). Кто-то практикует жёсткую информационную диету , пытаясь физически ограничить и сократить поток информации. Похожей адаптивной реакцией также является усиление скептицизма и прокачка навыков критического мышления (это те же информационные фильтры, только внутренние). 

Все эти подходы (инфодиета и критическое мышление) к ограничению входящей информации важны и полезны, но...  По факту мы вынуждены уделять слишком много времени и внимания "входу", но не заботимся о том, какие именно операции/навыки для переработки полученной информации нам нужны, и какой "информационный продукт" нам нужно получить "на выходе". 

Казалось бы это очевидно, но на практике мало кто задаёт себе эти вопросы: "Ну хорошо... Вот читаю я сейчас книгу / статью / смотрю телепередачу (и т.п.), но ЧТО я с этой информацией прямо сейчас делаю? Осмысливаю? Запоминаю? И КАК / ДЛЯ ЧЕГО я буду использовать её в дальнейшем? Чтобы использовать в работе, в жизни? Чтобы кому-то передать её?". 

1.2. Модель (нотация) для описания процессов IDEF0

Она очень похожа на "черный ящик", только к нему добавляются ещё входы сверху и снизу. (Изначально модель IDEF0 была разработана для функционального моделирования систем, объединяя в рамках одной модели производственные ресурсы, рабочие операции, цели организации и т.д. Но модель вполне можно использовать и в сокращенном варианте - только для моделирования управления информационными потоками). Про вход, выход и переработку информации (на схеме ниже элементы 1-3) я не пишу, т.к. они ничем не отличаются от аналогичных в модели "черного ящика", описанной выше. А вот на входах сверху и снизу остановимся подробнее... 

Вход сверху (Control): это управляющее воздействие; мета-правила, задающие цель, нормативы и др.ограничения на операции внутри "черного ящика". 

Строго говоря, есть три основных вида управляющего воздействия: 

А) Цель - т.е. ответ на вопрос "Для чего / ради получения какого результата осуществляется данная операция?"

Б) Ограничения - "С соблюдением каких условий / в рамках каких норм или допусков должна осуществляться данная операция?" 

В) Правила - "Как / каким образом данная операция должна осуществляться ПРАВИЛЬНО / наилучшим образом?"

Вход снизу (Mechanism): "механизмы" (в самом широком смысле); ресурсы, технологии и инструменты, необходимые для выполнения операции. Можно выделить три вида "механизмов": 

А) Инструмент - техническое/программное средство, посредством которого осуществляется операция; 

Б) Ресурс - вспомогательные материалы, необходимые для работы инструмента и/или выполнения операции; 

В) Технологии - это приёмы и алгоритмы работы с инструментом, позволяющие осуществлять необходимую операцию наиболее эффективным способом. 

Чтобы было понятнее, приведу простенький пример из области тайм-менеджмента :) . Например, инструмент для осуществления операции "планирование времени" - бумажный ежедневник формата А5 со сменными блоками (я такой использую для недельного планирования). Тогда ресурсом будут те самые сменные бумажные блоки, которые можно добавлять к ежедневнику по мере необходимости. Также можно добавить к ресурсам качественную гелевую авторучку и портфель/сумку/рюкзак, в котором удобно было бы носить с собой такой ежедневник. Технологией в данном случае тут будут персональные правила работы с ежедневником - когда, каким образом, в какой последовательности и т.д. заполняются отдельные его разделы. 

Почему модель важна? Первое следствие модели: информация, которая бесполезна для достижения конкретной цели - не информация, а информационный шум. А в современных условиях такая нецелесообразная информация, скорее всего, работает как "наркотик пассивного созерцания", подменяя активную работу с ней. Поэтому вход сверху работает как ограничитель, отсекая ненужную (нецелевую) информацию.

Мораль: прежде чем выстраивать работу с конкретным информационным потоком, задайте себе главный вопрос: "Зачем / для чего / для достижения какой жизненно-важной цели мне нужна эта информация? Какой результат я хочу получить с помощью данной информации? Как именно мне нужно работать с этой информацией, чтобы достичь цели?". 

Второе следствие: механизмы для работы с информацией вторичны и подчинены мета-правилам. Иначе говоря, мы способны извлечь целесообразную информацию из общего потока только допустимыми/удобными для нас способами (инструментами и технологиями). "Удобные" = соответствующие нашим собственным ограничениям и правилам. У каждого из нас есть свой преобладающий способ восприятия / стиль обучения / тип интеллекта. Например, у вас есть цель запомнить сюжет какой-либо книги: если вы аудиал, то перескажите её кому-нибудь; если кинестетик, то нарисуйте визуальный конспект; если визуал, то представьте (визуализируйте) основные моменты сюжета или просто 2-3 раза перелистайте книгу, чтобы лучше запомнить увиденные страницы.

Мораль: для эффективной работы с информацией выбирайте/создавайте такие инструменты, которые будут помогать в достижении ваших целей с учётом ваших индивидуальных особенностей (в модели IDEF0 это называется "ограничения" :) и "правила").    

1.3. модель коммуникаций Г.Лассуэлла 

Линейную модель коммуникаций предложил американский политолог, социолог, теоретик массовых коммуникаций Гарольд Лассуэлл ещё в середине прошлого 20 века. В традиционной модели пять ключевых элементов: Кто? Что? Кому? По какому каналу?  С каким эффектом? сообщает. Но эту схему много раз модифицировали, добавляя в неё разные поправки и уточнения. Например, важен социальный контекст (отношения, роли, ситуация и др.) в котором информация передаётся и принимается.  

Если мы говорим о разработке персональной системы управления информацией, то важно понимать, что мы не железки, которые обмениваются между собой электромагнитными сигналами :) . Мы люди - социальные существа, и человеческая информация циркулирует прежде всего в социальных системах, где она распространяется с помощью непосредственного или опосредованного общения. В общении мы всегда выступаем в одной из двух коммуникативных ролей: коммуникатора (отправителя информации, автора, спикера и т.п.) или реципиента (получателя информации, зрителя / читателя / слушателя , редактора  и т.п.). Эти роли не фиксированы жёстко, они зависят от социального контекста; кроме того даже в рамках одной ситуации роли могут чередоваться. 

Если смотреть ещё шире, то роли коммуникатора/реципиента производны от социальных ролей (см.мой большой пост про ролевую структуру группы ;)). Например, в роли университетского лектора или спикера на конференциях я являюсь преимущественно коммуникатором; в роли психолога-консультанта - реципиентом. 

В этой модели также важно, что информации не существует в чистом виде - она оформляется с помощью каких-либо выразительных средств (культурных кодов) и передается с помощью доступных коммуникативных каналов (которые также по-своему "форматируют" информацию). 

Если коммуникация не является ритуальной, то коммуникатор инициирует её с какой либо целью. Степень достижения данной цели (ответная реакция реципиента) обычно обозначается как "эффект коммуникации". 

И последний важный момент в данной модели: качественная коммуникация предполагает наличие контура обратной связи (т.е. возможность диалога реципиента с коммуникатором). 

Почему модель важна?  Поймите главное - никто не работает с информацией "просто так"! С ЛЮБОЙ информацией мы работаем в каком-то социальном контексте, работаем или как коммуникатор или как реципиент. Даже если я в роли писателя-графомана пишу рукопись "в стол" (т.е. не планирую её публиковать), то всё равно я выступаю в роли коммуникатора, сообщение которого ориентировано или мне самому :) в качестве целевой аудитории, либо данная ЦА есть у меня в голове в виде образа "идеального читателя". Поэтому крайне важно не просто "что-то делать" с информацией :)) - важнее понимать контекст и коммуникативный смысл своей работы с информацией! 

Вот контрольные вопросы для роли реципиента: 

• Какую информацию я получаю/потребляю?
• От кого я получаю эту информацию? 
• По какому каналу/каналам я её получаю? 
• Удобен ли для меня данный канал/код передачи информации? 
• Релевантна ли информация моим целям? Помогает ли она в достижении моих целей? 
• С какой целью источник передаёт информацию? Насколько она достоверна/безопасна? 
• Насколько велики мои возможности корректировать сообщения/канал с помощью доступной обратной связи? 

Контрольные вопросы для роли коммуникатора: 

• Что я хочу сказать? Какую информацию хочу передать? 
• Кому? Кто мой собеседник/аудитория? 
• По какому каналу/каналам я могу её передать? 
• Насколько данный канал удобен для меня и доступен для моей аудитории? 
• Как я могу сделать передачу моей информации более удобной для восприятия аудитории? 
• С какой целью я передаю информацию? Какую реакцию/ответ аудитории я хочу получить? 
• Как я могу понять/оценить реакцию аудитории на мою информацию? 
• Как я могу создать контур обратной связи (чтобы понять, насколько ценной была моя информация для аудитории)? 

Мораль: когда вы проектируете какой-либо информационный поток, начните с понимания, в каком социальном контексте всё происходит, и в какой коммуникативной роли вы находитесь. Это поможет определить коммуникативные потребности адресата (получателя информации) - и ваши собственные, и аудитории. После этого уже можно формулировать конкретную цель работы с информацией, отстраивать/оптимизировать каналы, оценивать эффект и т.д. Контрольные вопросы, приведенные выше, имеет смысл использовать применительно к КАЖДОМУ информационному каналу в вашей жизни/работе. 

Пока достаточно. В следующей заметке я расскажу более подробно (и с конкретными примерами) как самостоятельно проектировать информационные потоки с использованием этих трёх моделей. Также планирую более подробно описать конкретные операции по работе с информацией (т.е. то, что внутри "чёрного ящика", а также входы-выходы). 

...продолжение следует...

---

Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!

---

Задать вопрос автору (психологу, бизнес-консультанту Сергею Калинину), договориться об online-консультации или коуч-сессии можно: kalinin.s.09@gmail.com

---

Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

---