Рассылка Как стать лучшей версией себя?


Уважаемые гости и постоянные читатели Блога Сергея Калинина!


современное саморазвитие + духовные традиции + научная психология в моей рассылке




"Как стать лучшей версией себя? Прикладное саморазвитие для продвинутых"




Присоединяйтесь!


понедельник, 26 октября 2015 г.

Инструменты SCRUM для тайм-менеджмента

Друзья, я уже устал повторять, что корпоративный тайм-менеджмент - это отнюдь не принудительное внедрение Outlook'а в работу всех сотрудников. Корпоративный тайм-менеджмент - это синхронизация всех подсистем организации.

Инструменты для такой синхронизации могут быть разными; но один из наиболее универсальных - система планирования. Есть разные подходы к планированию; и здесь интересна эволюция этих самых подходов. Первые методологии планирования появились ещё в начале 20 века на производстве и в армии. Как правило планирование заключалось в "нарезке" стратегических долгосрочных целей на задачи, которые привязывались к календарным датам. Всё это отображалось в красивых таблицах или ленточных графиках (графиках Ганта). 

Следующим шагом в развитии планирования можно считать сетевое и сбалансированное планирование, так или иначе отражённое в классических методологиях Project Management (вроде PMI). Планирование эволюционирует не само по себе, а в соответствии с теми изменениями, которые претерпевают организации и бизнес в целом. Например, функциональные организации с жёсткой иерархической ("армейской") оргструктурой встречаются всё реже. Зато плодятся организации сетевые, ячеечные, модульные, виртуальные и проч.; и бог знает ещё какие появятся завтра!  

Сетевой график строительного проета времен развитого социализма :))
 
Общий тренд заключается в том, что механистический орг.дизайн вытесняется органическим. Даже в крупных компаниях люди работают в небольших командах, наделённых значительной автономией. Долгосрочное планирование становится всё более схематичным ("пунктиром"), и активно дополняется адаптивным краткосрочным планированием. Речь идёт о гибких проектных методологиях, и о методах планирования, которые разработаны в их рамках.  

Не удивительно, что сейчас гибкие методы планирования применяются в основном в IT. По инновационности и динамике развития IT-отрасль - впереди планеты всей :). Но я не сомневаюсь, что эти методы планирования (пусть даже в модифицированном виде) будут использованы и в других отраслях. И могут стать для многих людей и компаний крутыми "точками роста"... И, разумеется, одним из эффективных инструментов личного и корпоративного тайм-менеджмент ;) 

...ладно, хватит уже интриговать :))) О чём эта заметка? 


Идея её написания возникла у меня после прочтения книги Джеффа Сазерленда 
"Scrum. Революционный метод управления проектами"  (МИФ, 2015; страничка книги на сайте издательства;  книга на Озоне).  Для тех, кто не в курсе, SCRUM - это одна из тех самых новых гибких проектных методологий, а Джефф Сазерленд - её создатель. 

Джефф Сазерленд - SCRUM. Революционный метод управления проектами - книга от основателя метода!
SCRUM (читается как "скрам") - это изначально спортивный термин из регби, который означает "схватка", "столкновение", т.е. тот самый момент, когда игроки активно борются за мяч.  Разумеется, Сазерленд использует "скрам" в переносном смысле: как постоянное и регулярное "столкновение" разработчиков с промежуточными результатами своего труда по мере решения главной задачи. 

Сразу хочу сказать, что о SCRUM я знаю довольно давно, но почитать текст создателя методики - это отдельное удовольствие :). Во-первых, лучше начинаешь понимать корни метода, своего рода предпосылки, на основе которых он создавался.  А предпосылки там очень интересные: и система "бережливого производства" Тойоты, и принципы айкидо, и интеллектуальные находки военных (вроде "цикла Бойда") и многое другое. 

Во-вторых, автор является главным энтузиастом своего собственного метода, т.е. больше всех остальных заинтересован в его максимально широком применении. В книге есть очень любопытная  9 глава "Изменить мир", в которой содержатся примеры использования SCRUM в школьном образовании,  в социальных проектах (борьба с бедностью), в гос.программах. 

Возможно, автор является чрезмерным оптимистом и считает SCRUM универсальным средством от всех мировых проблем. Но на мой взгляд эта глава и является самой интересной, т.к. (повторюсь) - эта методика управления проектами может быть вполне успешно применена не только в IT. 

*   *   * 

Скажу честно, что мне лень :)) пересказывать саму методику, т.к. информации (краткой и подробной) по SCRUM в сети ОЧЕНЬ много!  SCRUM - очень компактная методика, которая может быть изучена буквально за пару дней.  В книге краткое руководство по внедрению SCRUM умещается в "Приложении" буквально на пяти страничках :).  

Если вы слышите про SCRUM впервые и вам очень не терпится понять основы этого метода - рекомендую данную заметку на Zillione. Кстати, в этой заметке очень толковая подборка названий программ, которые используются для управления SCRUM-проектами. 

Если хотите подробностей, то на этой страничке можно найти и скачать официальное руководство по SCRUM на русском языке.  

...Пока я читал книгу Сазерленда "Scrum. Революционный метод управления проектами", меня всё время мучил вопрос: для кого же она больше всего предназначена?   Книжка сравнительно простая, в ней лишь основы метода. В ней явно мало информации для того, чтобы она была полезна именно в IT-проектах. 

Кроме того, я уверен, что отечественных IT-специалистов скрамом не удивишь - метод не просто давно применяется, по нему хватает и негативных отзывов.  Просто ради любопытства наберите в любом поисковике "О чем молчит SCRUM", и найдёте массу информации (например) об слабых сторонах метода.  

Именно поэтому мне кажется, что главная аудитория книги - не айтишники! Книга будет интересна в первую очередь руководителям небольших проектных групп в любой организации, где руководство готово отойти от жёсткого иерархического стиля управления. Думаю, что SCRUM-менеджмент наиболее актуален для малого бизнеса и НКО.  Скажу честно, что мне в моей практике пока не встречались не-айтишные фирмы, использующие в своей работе SCRUM. Но я почему-то уверен, что такие "ненормальные" скоро найдутся ;) 

*   *   * 

Но, по моему мнению, книга не зря устойчиво поселилась в лидерах продаж Amazon именно в разделе "тайм-менеджмент"!  SCRUM - это набор инструментов по управлению временем, которые могут применяться как в рамках целостной методологии (т.е. "полного SCRUM"), так и выборочно. 

Давайте я перечислю мои любимые SCRUM-инструменты (при этом некоторые из них я использовал до того, как узнал про скрам :)) для тайм-менеджмента: 

1) Бэклог.  В терминологии SCRUM "бэклог" - это список ВСЕХ задач по проекту, записанных в ОДНОМ месте. Это принципиально важный момент, т.к. выбор актуальных задач для реализации в горизонте оперативного планирования (или "спринта" в терминологии Скрам) осуществляется из ОБЩЕГО списка задач.  Это позволяет выбирать с одной стороны, наиболее актуальные задачи, а с другой стороны, наиболее обеспеченные ресурсами, соответствующие функциональному состоянию и т.п. 

К общему списку задач я пришёл несколько лет назад, хотя до этого напротив - пытался вести несколько параллельных списков задач по различным направлениям/проектам. 

Также мне особенно нравится понимание "задачи" в скрам. "Задача" - это то, что по завершению обладает законченной и самодостаточной функциональностью. Это то, что осязаемо (можно пощупать и продемонстрировать окружающим) и полезно / имеет ценность для пользователя/заказчика. 

Сознаюсь, что на первых порах моего увлечения тайм-менеджментом я страдал нехорошей привычкой :) - записывать в "завершённые задачи" те достижения, которые фактически являлись лишь малой частью результата. Иначе говоря, в "завершённые задачи" попадало то, что доставляло много субъективного удовлетворения ("какой я молодец!" :))), но их вряд ли можно было "пощупать руками", и они точно не обладали самодостаточной функциональностью :((.  SCRUM - это хорошая прививка от субъективных "результатов", которая учит быть реалистом и стремиться к реальным достижениям.  Особенно рекомендовано начинающим тайм-менеджерам ;) 

*   *   * 

2) Есть разные способы оценивания приоритетности запланированных задач. Можно использовать "срочность Х важность" Эйзенхауэра; можно применять ABC Л.Зайверта; можно опираться на принцип Парето (20/80).  В SCRUM определение  приоритетности задач связано с их сложностью; а для оценки сложности используется ряд чисел Фибоначчи - 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34 и т.д.  Такая прогрессия позволяет очень наглядно отличить "лёгкие" задачи от "сложных". 

Сама процедура приписывания этих оценок трудности задачам называется "покер планирования".  Скажу по секрету, что "покер планирования" - отличная методика, которая прекрасно работает в самых разных контекстах (если вдруг возникает необходимость ранжировать задачи по трудности/приоритетности), и я регулярно использую его на тренингах ;).  

"Покер планирования" изначально является коллективной процедурой, но его вполне результативно можно применять и в "одно лицо" :) в персональном тайм-менеджменте для оценки, к примеру, своих задач на день / неделю / месяц. 

Как "покер планирования" помогает в определении приоритетных задач? Первый спринт (например, 1 неделя) является тестовым. Из бэклога набираются задачи на некую сумму (по результатам "покера планирования"), например, на 200 баллов. По итогам спринта проводится оценка, сколько выбрано всего баллов, и задачи какого "веса" удалось решить. Это позволяет адекватно оценивать свои силы, и в следующем спринте более корректно браться за выполнение задач определённого "веса".  Т.е. "покер планирования" является итеративной процедурой, которая учит вас с каждым новым циклом всё точнее выбирать задачи, которые точно будут завершены. 

*   *   * 

3) Любимейший мною инструмент - это т.н. "диаграмма сгорания (или выгорания) задач".  В SCRUM используются разные диаграммы, но "диаграмма сгорания задач" - один из самых оптимистичных графиков в мире :)), наглядно демонстрирующих достижения в среднесрочной (недельной или месячной) перспективе и мотивирующих на новые трудовые подвиги.  Очень рекомендую эту диаграмму для персонального тайм-менеджмента ;) 

4) И, разумеется, прекрасный инструмент для визуализации процесса выполнения любого проекта - это SCRUM-доска. Обязательными в ней являются три столбца ("сделать", "в работе", "сделано"). Хотя столбцов может быть и больше. Например, в своей книге Сазерленд приводит вариант с пятью столбцами: "бэклог", "сделать", "делается", "на рассмотрении (есть вопросы)", "сделано".  Каждая выбранная в начале спринта задача записывается на стикере; а перемещение стикера из одного столбца в другой отображает ход их выполнения. Всё очень просто и удобно :)  

По моему мнению, SCRUM-доски являются частным случаем канбан-досок (о об их сходстве и различиях есть неплохая заметка на сайте компании "Правила игры")

*   *   * 

В качестве резюме

1) Если вы интересуетесь персональным тайм-менеджментом - книгу однозначно рекомендую! Найдёте много новых идей и полезные инструменты.  Кстати, добавлю ещё по секрету, что SCRUM отлично сочетается с "помидорным тайм-менеджментом" ;)  

2) Если вы руководитель небольшой компании или проектной группы, и ваш проект не имеет очень жёстких ограничений (это важно!) по финансам, то скрам может оказаться той самой "серебряной пулей", которая поможет вам работать гораздо успешнее :).  Попробовать стоит!

3) Если вы IT-специалист или IT-руководитель, то книга, скорее всего, будет интересна для вас только как сборник "городских легенд" :)), о том как возник и на каких кейсах формировался SCRUM.  Для айтишников книга будет скорее носить мемуарно-исторический характер, а не практический. 





Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!



Поделитесь с друзьями в социальных сетях:



4 комментария:

  1. Сергей добрый день, поясните более подробно вашу цитату «Общий тренд заключается в том, что механистический орг.дизайн вытесняется органическим». Николай Армавир.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Николай, день добрый!

      Речь о следующем: "механистическими" являются орг.структуры, в основе которых в качестве прототипа армейская структура. Т.е. (а) есть жёсткая иерархия; (б) есть функциональное деление; (в) есть количественное деление внутри одной функции (типа "отделение - взвод - рота" и т.д. или "бригада - участок - цех" и проч.). В механической структуре обязательно единоначалие, исполнительская дисциплина "сверху-вниз" и единообразие отдельных структурных единиц. Также механическая структура является статичной, предполагает стандартизацию ради эффективного достижения типовых целей. Наиболее типичный пример механистического орг.дизайна - это промышленные предприятия начала-середины 20 века.

      Вот если в это схеме поменять практически всё :), то получится органический орг.дизайн. Например, нет жёсткого функционального разделения; нет жёстких структурных подразделений, а есть самоорганизующиеся "под проект/задачу" временные кроссфункциональные группы; роль единоначалия минимальна (как декларирование общих ценностей и конечного состояния системы), а принятие решений передано с уровня руководства на уровень сотрудников/рабочих групп (так они получаются более адаптивными). Ну и т.д.

      По органическому орг.дизайну много информации, тема популярна ещё с 1990-х, можно легко много всякого нагуглить ;)

      Удалить
  2. Сергей здравствуйте, хотелось бы узнать ваше мнение по поводу природы времени. Существует ли время вне субъекта, наделённого идеей времени? Как нет света, а есть фотоны, свет это реакция мозга, при воздействии фотонов на сенсорные клетки глаза. Спасибо. Галина Ставрополь.

    ОтветитьУдалить
  3. Позвольте высказать своё мнение. Время не существует, существуют только процессы. Моё определение понятия времени: временем называется количество эталонных процессов за период измеряемого процесса.
    Вывод: время субъективно (зависит от условного эталона), процессы объективны. Алексей Кисловодск.

    ОтветитьУдалить