Краткость - сестра таланта и других хороших людей :)

Всё чаще ловлю себя на мысли, что я человек из 19 века. Я люблю глубину мысли, кружева слов и полное собрание сочинений Льва Толстого (всего-то 90 томов ;))). 

Я НЕ люблю клиповое мышление. Меня искренне огорчают поверхностные люди, в голове которых всего три мысли (да и те они плохо формулируют). Я точно знаю, что в эпоху слоганмейкеров и копирайтеров краткость - далеко не всегда сестра таланта... 

Наверное я зануда и педант, который боится неточных формулировок и недосказаности. Возможно, это издержки моей профессии (психолог), но для меня один из самых страшных грехов - непонимание. 

Увы, всё это порождает много букофф :(.  Я обожаю и коллекционирую афоризмы и определения, но сам пишу длинные тексты. Наверное, для 21 века это плохо. Быть кратким - трудно, но я над этим работаю :).  Именно поэтому крайне удачно мне подвернулась книга Джозефа Маккормака - "Короче. Меньше слов – больше смысла" (МИФ, 2014; страница книги на сайте издательства; купить на Озоне  ).  

Забегая вперёд скажу, что книга -  неплоха, очень практична, хотя местами и парадоксальна (например, её можно было бы написать в 2-2,5 раза короче :))) 

Книга "купила" меня сразу, буквально с первых страниц заявив: "Краткость начинается с глубокого понимания". При этом было чётко указано, что существует поверхностная краткость (которая есть последовательность без понимания) и глубинная краткость — 

лаконичность в сочетании со знанием.  Сразу захотелось разобраться, что же такое глубинная краткость :) 

*   *   *

Целую главу автор тратит на "страшилки" про информационную перегрузку современных (деловых) людей. Но большая часть приведённых фактов и аргументов мне, например, была давно известна.  Лично для меня более актуальными и полезными оказались "семь смертных грехов" - это внутренние причины и привычки, в силу которых нам трудно быть краткими. Вот эти "семь грехов" (у себя диагностировал полный комплект :))): 

1. Трусость. «Я боюсь, что мне трудно это выразить. На этот счет есть множество точек зрения». Займите твердую позицию и откровенно скажите то, что думаете. 

2.  Уверенность. «Я знаю предмет настолько хорошо, что мог бы говорить о нем часами». Сэкономьте наше время и не говорите.

3.  Бессердечность. «Это займет всего минуту...» В самом деле? Разве вы не видите, как я занят? Если вы не уважаете время других людей, минута превращается в час.

4.  Спокойствие. «Как только я начинаю говорить, я успокаиваюсь, и меня уже не остановить». Вы можете взять себя в руки и нажать кнопку «Стоп»?

5.  Неразбериха. «Потерпите. Это просто мысли вслух». Если в вашей голове каша, зачем делиться ею с другими?

6.  Сложность. «Это действительно сложная проблема. Ее нельзя объяснить просто». Но ваша задача — облегчить для нас ее понимание.

7.  Небрежность. «Я сказал это вслух?» Именно так. В следующий раз думайте, прежде чем что-то сказать.

*   *   * 

Что мне понравилось в книге БОЛЬШЕ всего?  Автор предлагает четыре инструмента краткости (см. главу 5).  По сути - это способы сжать, упаковать большие объёмы информации в стиле "глубинной краткости". Инструменты простые, понятные, надежные и очень эффективные: 

1)  Интеллект-карты (mindmap) -   автор предлагает собственный шаблон интеллект-карты - т.н. BRIEF-карта, который позволяет кратко "упаковать" большой объём информации. 

2) Сторителлинг - хорошая история помогает кратко, связно и наглядно структурировать большие объёмы информации. Для сочинения истории автор предлагает использовать т.н. нарративные карты (по сути дела тот же mindmap :)).

3) Диалогичность - глубинной краткости легко достичь, если внимательно слушать собеседника, задавать ему уточняющие вопросы и давать чёткий ответ на его вопросы. Автор настоятельно рекомендует избегать монологов и превращать любое общение в диалог. Для этого он предлагает собственную технику - т.н. TALC Tracs. 

4) Наглядность - идея также проста: один наглядный образ может легко заменить десятки слов. В большинстве случаев короче показать, чем рассказать :) 

*   *   * 

Очень кратко :), но чуть подробнее :))) про предлагаемые автором инструменты. 

BRIEF-карта : 

B (от англ. background) — вводная информация или начало (beginning)

R (от англ. reason) — причина или актуальность (relevance)

I (от англ. information for inclusion) — информация для вовлечения аудитории

E (от англ. ending) — заключение или выводы (conclusion)

F (от англ. follow-up) — контроль результатов или вопросы, которые, как вам кажется, могут задать вам (или зададите вы)

Нарративная карта : 

Нарративные карты имеют структуру, расположенную по часовой стрелке. Вы начинаете с центрального блока и добавляете блоки, двигаясь по кругу.

—  Фокус (центральный блок). Это центральная часть повествования. Блок похож на заголовок, объясняет и выделяет основную мысль истории, то есть то, о чем вы говорите, — инновации, преобразования, конкуренция и т. д.

—  Установка или задача (блок расположен над фокусом). Какую существующую на рынке сложность помогает решать ваша организация? Почему эта задача существует и кто этому способствует? Так начинается определение основной проблемы сообщения.

—  Возможность (перемещайтесь по часовой стрелке к верхнему блоку справа). Каковы последствия или возможности для вашей организации? Некоторые называют это неудовлетворенной потребностью или осознанием потребности, то есть что можно сделать, чтобы запустить изменения или решить проблему.

—  Подход (продолжайте двигаться по часовой стрелке вокруг центрального блока, заполните три-четыре блока вокруг фокуса). Как развивается ваша история? Какие три-четыре ключевых элемента вы описали? Какие методы, место и время выделили?

—  Результат (верхний блок слева от фокуса). Все хорошие истории имеют убедительную концовку (развязку). Как вы решили поставленную задачу? Допустим, ваша история — об инновациях и существует четыре пути внедрения, по которым может пойти ваша компания. Какую выгоду они принесут? Чем заканчивается история? Кто ощутит на себе выигрыш?

*   *   *

TALC Tracks (от англ. talk — разговор, active listening — активное слушание и converse — обратная реакция) : 

Это техника поддержания сбалансированного и управляемого  - короткого! - диалога. Включает в себя ТРИ ключевых навыка / действия. 

—  T (от англ. talk) — говорить. Кто-то начинает говорить. Позвольте человеку сказать то, что он хочет. Не думайте о том, сколько длится это сообщение — минуту или пять. Просто дайте человеку высказаться. Обратите внимание на два ключевых момента:

•  Будьте готовы сказать что-то, когда человек закончит говорить

•  Убедитесь, что ваш ответ имеет четкий смысл

—  AL (от англ. actively listen — активно слушать). Все время внимательно и заинтересованно слушайте собеседника. Не отключайтесь и не занимайтесь одновременно несколькими делами, пытаясь предугадать ответную реакцию. Вслушивайтесь в ключевые слова, имена, даты, обращайте внимание на основную линию повествования. Ведь вы не просто слушаете, а слушаете активно: вы вовлечены в следующий шаг диалога. 

Подумайте о том, как и когда вы включитесь в диалог. Тогда вы будете готовы участвовать в разговоре, когда подойдет ваша очередь. Обратите внимание на два  ключевых момента:

•  Задавайте допускающие обсуждение вопросы, связанные с тем, что вы только что услышали.

•  Подключайтесь к тем частям обсуждаемой темы, в которых вы действительно заинтересованы.

—  C (от англ. converse — обратная реакция). Когда возникнет естественная пауза, подключитесь к диалогу, прокомментируйте что-то, задайте вопрос или перейдите к другой теме, связанной с тем, о чем ведется разговор. Способствуйте тому, чтобы шел только один диалог. Обратите внимание на три ключевых момента:

•  Не используйте свою очередь говорить для начала беседы на другую тему, не связанную с предыдущей.

•  Отвечайте кратко.

•  Знайте, когда следует закончить, чтобы дать возможность вашему собеседнику снова включиться в разговор.

*   *   * 

Средства наглядности (разумеется, не все возможные; автор приводит их в качестве примера): 

1.  Используйте картинки Google, которые имеют отношение к вашей презентации.

2.  Рисуйте во время презентации.

3.  Находите короткие видеоролики в интернете.

4.  Сами создавайте небольшие видеоролики.

5.  Используйте для наглядности доску.

6.  Используйте небольшие предметы для уроков «покажи и расскажи».

7.  Выберите презентацию на сайте prezi.com.

8.  Вместо слов покажите эффектную фотографию.

9.  Используйте различные цвета в своих заметках.

10.  Заменяйте часто используемые слова картинками.

*   *   * 

Кроме этих четырёх инструментов в книге содержится множество кейсов, которые демонстрируют их применимость в самых разных коммуникациях. По мнению авторов 4 инструмента полезны для: 

- подготовки деловых презентаций и любых публичных выступлений;

- проведения совещаний, деловых переговоров и т.п.;

- в рекламных и маркетинговых коммуникациях (например, презентация новых продуктов); 

-  общения по электронной почте, в социальных сетях, по телефону и др.; 

- составления текстов коммерческих предложений (и иных бизнес-документов);

- эффективных инноваций и разработки новых продуктов ("хорошая новая идея = чётко и кратко сформулированная идея");

- проведения / участия в собеседованиях; 

- подачи хороших и плохих новостей в СМИ (и в жизни :)). 

Могу сказать честно, что кейсы лично мне не понравились :(. Причём именно из-за "водяного" и нечеткого изложения. В кейсах есть интересные фишки, но всё это можно было бы изложить гораздо короче :). 

*   *   *

...Напоследок раскрою страшную тайну :).  Если у вас нет времени читать всю книгу, но есть сильное желание улучшить лаконичность своей речи, то советую начинать чтение книги сразу с 4 части (стр.239). Там содержится 20 советов о том, как быть кратким во время подготовки к публичным выступлениям / презентациям, и во время самих выступлений: 

1.  Внимание! Управляйте своими «недосказанными 600 словами» (лишней в данный момент информацией, которой обладает каждый и которая может стать причиной нашей невнимательности). Это ваша обязанность.

2.  Зачем, зачем, зачем? Быстро переходите к причине, а потом еще раз напомните о ней.

3.  Составьте план. Перед публичным выступлением запишите речь на бумаге.

4.  Говорите заголовками. Выражайте мысли просто, прямо и кратко.

5.  Выделяйте время на корректировку (на сокращение текста!). 

6.  Слушайте внимательно. Активное слушание крайне важно для поддержания связи с аудиторией. 

7.  Просто скажите «нет» (формату презентаций). Избегайте речей и монологов, ваша информация должна быть персональной, профессиональной и передана в разговорном стиле.

8.  Используйте силу троек. Для сохранения порядка, концентрации внимания и сбалансированности разделите информацию на группы по элементам.

9.  Сокращайте наполовину. Сколько бы времени у вас ни было, всегда сокращайте его. 

10.  Просто скажите то, что нужно сказать (имейте в виду, что это утверждение неверно!). Чтобы ваше сообщение носило персонализированный характер, говорите проще.

11.  Нарисуйте картинку. Расскажите историю, используйте сравнение, чтобы помочь слушателям представить, что вы имеете в виду.

12.  Делайте паузы. Останавливайтесь во время речи, чтобы слушатели могли ответить, прокомментировать или задать вопрос.

13.  Не используйте записи. Отложите подготовленные записи в сторону. Просто говорите то, что хотите сказать.

14.  Не устраивайтесь поудобнее. Сокращайте продолжительность выступления, даже если вы в ударе.

15.  Вначале — закуски. Не готовьте словесное изобилие. Вначале подайте краткие выводы, чтобы проверить аппетит аудитории.

16.  Всем все равно, пока вам самим не станет интересно. Напоминайте себе, что если вы не будете увлечены темой, другие ею также не заинтересуются.

17.  Убедитесь, что «сборка не требуется». Сделайте так, чтобы вас легко было слушать и понимать, логически выстроив все необходимые элементы.

18.  Говорите, а не продавайте. Людям не нравится, когда им что-то продают. Они любят истории.

19.  А что это даст лично мне? Выгода должна присутствовать всегда. Узнайте, какую выгоду хочет получить слушатель, и изложите ее.

20.  Придерживайтесь четкости и краткости. Успех всегда означает принятие решения в пользу дисциплины.

*   *   * 

...и самый последний штрих: книга "заточена" под бизнес-коммуникации. Но советы будут полезны и в жизни :). 

Лично для меня книга ничего принципиально нового не открыла, т.к. предлагаемые автором инструменты мне давно известны и я давно их использую. Для подготовки отчётов по проектам, тренингов, публичных выступлений-презентаций и т.п. эти инструменты очень полезны!  Но общаться в таком стиле с друзьями я явно не буду :).  

Вывод: "краткость" = функция, зависимая от коммуникативного контекста (от ситуации общения).  В разных ситуациях будет разная "краткость". В книге Джозефа Маккормака - "Короче. Меньше слов – больше смысла" - правила бизнес-краткости. 

Книга хорошая. Рекомендую. 

---

Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!

---

Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

---