Сервис учета времени Yaware - мои впечатления

Про сервис учёта времени Yaware я знал довольно давно, но примерно месяц назад со мной связался представитель компании с просьбой протестировать сервис, и написать отзыв о Yaware. 

Далее у нас развернулась довольно любопытная переписка :)  Мне предложили получить демо-доступ на 14 дней к полнофункциональной версии Yaware "Учёт времени работы сотрудников" (есть ещё и "Учёт личного времени" - бесплатно, но с урезанным функционалом). 

На что я ответил, что 14 дней для ведения хронометража - лично мне мало! И что на тестирование необходимо хотя бы 2-3 месяца. Поясню (чтобы на будущее не возникало недоразумений; если вдруг кто-нибудь захочет подкинуть на тестирование ещё что-нибудь :)). 

Во-первых, чтобы понять и прочувствовать любую тайм-технологию - требуется время. Чтобы понять удобство/неудобство (надежность, точность и т.д.) какой-либо системы хронометража, её надо проверить в разных жизненных ситуациях - штатных и нештатных, наполненных событиями и ненаполненных и т.д. 

Во-вторых, есть очень большая разница между статусом "туриста" (который слегка ковыряет демо-версию) и статусом полноправного пользователя, который не "знакомится" с инструментом, а работает с ним. Кроме того,  у любого сервиса есть куча параметров, которые можно оценить только в долгосрочной перспективе - надежность в хранении данных, корректность обработки больших (накопленных) массивов информации, вменяемость техподдержки и т.д. и т.п. 

Надо сказать, что моим экспертным капризам :) любезно пошли навстречу, и заверили, что после окончания 14-дневного триального срока предоставят мне доступ к системе на необходимый срок. 

Забегая вперёд, скажу, что несомненно сильной стороной работы компании Yaware является клиентоориентированный маркетинг. Сайт компании напичкан информацией (её и вправду много!), объясняющей, для чего нужен сервис, как он работает, отзывами клиентов, и подробными разъяснениями функционала сервиса. 

Менеджеры компании очень любезны, диалог с ними полон заботы о клиенте :) Замечательно общаются по электронной почте; есть Live Chat (я, правда, не пользовался :)); вполне живенькие диалоги на хелпдеске сервиса ; есть поддержка по телефону. 

Несомненно, отличной заботой о клиенте является помощь компании Yaware в дистанционной установке/настройке программы (Yaware-клиента) на ПК заказчика и его сотрудников. 

Также несомненный "плюс" - наличие большого количества обучающих материалов и статей с примерами внедрения и использования сервиса. 

Но, увы, моя любовь с сервисом не сложилась :(  Я отработал с системой Yaware 14 триальных дней, и... понял, что более глубокое ознакомление (или постоянная работа) с сервисом меня не интересует. 

Попробую описать мои впечатления от работы с сервисом учета времени Yaware, и пояснить, почему "не сложилось"...

1. Накладки начались ещё в процессе регистрации на сервисе. Зашёл на главную страницу; нажал на зелёную кнопку "Получить доступ 14 дней бесплатно..."; после чего был переадресован на страницу создания учётной записи. 

На этой самой странице много-много всяких полей для заполнения... Ох, как я не люблю заполнять подобные формы :( особенно если решение о покупке ещё не принято, и хочется лишь попробовать триальную версию. Понимаю, что заполнение 100500 полей хорошо для CRM-системы компании, но крайне негуманно по отношению к пользователю "на входе".  Вот решит человек купить, нажмёт кнопочку "оплатить" - тогда и предъявляйте ему ваши формы для заполнения! 

Но - ура! - вроде можно зарегиться с помощью Facebook или Google-аккаунта (см.картинку, указано стрелкой)

Выбираю регистрацию с помощью Google-аккаунта, и вот что получаю в результате: 

Мда... Если такая "тёплая встреча" на входе, то что же будет дальше :(  

2. Далее меня посетила "светлая мысль" - а может быть, мне сначала установить к себе на компьютер Yaware-клиент, и уже потом через него я смогу зарегистрироваться в сервисе как-то полегче? 

Ага, щассс!!!  Я даже нашёл раздел на сайте, в котором, по-идее, должны были быть ссылки на скачивание Yaware-клиента...  И вот что я там увидел :(

Можете считать меня инопланетянином, но ОТКУДА мне было знать, что ссылка на скачивание Yaware-клиента появляется только ПОСЛЕ регистрации (создания учётной записи пользователя) на сайте. 

Что особенно печально, но при всей неплохой клиентоориентированности сайта, мне на глаза НИГДЕ не попалось в явном виде описание действий: "сначала обязательно зарегистрируйтесь, и ПОТОМ будет доступно скачивание Yaware-клиента". 

Впрочем, ладно - это не такая большая проблема. Пришлось вернуться на страничку регистрации и заполнить требуемые поля.  Но по горькой иронии, сервис, предназначенный для экономии времени, уже в процессе "простой" регистрации съел у меня почти час времени :( 

3. На настройку сервиса "под себя" у меня ушла неделя :(  В основном на категоризацию сайтов/приложений  /...а вы ещё спрашиваете, почему 2-недельного триала недостаточно для нормального тестирования!.../

И вот на уровне настроек для меня стала понятна моя серьёзная несовместимость с сервисом :(  А также куча проблем и проблемочек: 

3.1. Что касается графика мониторинга... Мой рабочий день - ненормирован. Я просыпаюсь в 8-9 утра, и могу работать часов до 2 ночи. При попытке установить в настройках "мониторить с 8.00 - мониторить до 2.00" сервис мне показал фигу, принудительно установив "мониторить до" на 0.30.  Спасибо, конечно, за такую заботу, но... :( 

3.2. Что касается категоризации, то тут я вообще был убит наповал :(  Проблема в том, что сервис автоматически подгружает огромный список УЖЕ разделенных на категории и оцененных по продуктивности сайтов и приложений. 

Кто и как всё это дело сортировал на категории и оценивал - мне лично совершенно непонятно :(  И по моему мнению, там есть множество совершенно абсурдных вариантов категоризации - например, в разделе "обучение" :((( 

Как минимальное решение: сделать в настройках опционально "включить/исключить категоризированные сервисом приложения" (в т.ч. для отдельных групп приложений). 

Как максимальное решение: использовать ТОЛЬКО категоризацию приложений пользователем, но постараться максимально облегчить ему сей процесс, сделать его "полуавтоматическим". 

Например, при первой установке на ПК Yaware-клиент сканирует куки (журнал/избранное браузера) и выдаёт пользователю список посещаемых им сайтов, из которого он может выбрать те, которые посещает чаще всего, и сразу категоризировать их.  

Также при первой установке Yaware-клиент может сканировать реестр системы на предмет установленных на ПК приложений (аналогично ведут себя программы-деинсталляторы). Автоматически сформированный список приложений также сортируется и категоризируется пользователем. 

3.3. Хорошо было бы сделать возможность категоризации сайтов/приложений не "пост фактум" (как сейчас - предлагается сортировать некатегоризированные предложения в конце учётного дня), а "на лету". 

Аналогичным образом ведут себя файерволлы в период обучения. Столкнувшись с новой сетевой активностью они спрашивают пользователя (обычно это "всплывающее окно") о том, как классифицировать данную активность.  

Что-то подобное было бы хорошо сделать и для Yaware-клиента: чтобы он сразу предлагал (всплывающим окошком) классифицировать новый открытый сайт или новое запущенное приложение. Мне кажется, что кликнуть на всплывшее окошко всяко удобнее и быстрее, чем в конце дня (после бурного сёрфинга :)) разгребать список из 30-40-50 некатегоризированных приложений...

/Разумеется, должна быть возможность и отключения всплывающего окошка. Для тех, кого раздражает :)/

3.4. Сама идея категоризации оффлайн активности - очень здорово!  Но...  

Когда-то несколько лет назад я тотально хронометрировал своё время (на протяжении более 3 лет). За это время я использовал от 10 до почти 60 категорий для учёта моего времени. В моей книге (С.И.Калинин - Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем, см. стр.130-133) описан один из последних "проверенных временем" :) вариантов категоризации, состоящий всего-то из 26 категорий. 

Правда, они двухуровневые: "больших" категорий всего 5, остальные - подкатегории. 

А теперь вопрос на засыпку: как вы думаете, можно ли вот на такую табличку (см.рис.ниже) впихать 26 категорий? И будет ли удобно этой самой табличкой пользоваться с учётом того, что надписи на кнопки не помещаются полностью? И что само месторасположение кнопок друг относительно друга поменять нельзя?

Прекрасно понимаю, что такая хитрая категоризация (двух-трёхуровневая и по многим критериям) нужна далеко не всем, а только самым продвинутым хронометражистам :))). 

Но вместо аццкой "таблички" с хаотически разбросанными кнопками, IMHO, более юзабельным был бы интерфейс с выпадающими древовидными менюшками-списками. И чтобы обязательно была возможность закреплять категории на определенном месте в списке. 

3.5. По поводу оценок продуктивности...  Всё вроде бы замечательно, но также хотелось бы, чтобы оценки были бы редактируемыми.  Например, я хочу оценивать своё время только "продуктивно" или "непродуктивно" (а нейтральное время меня попросту не интересует, и я не хочу отображать его в отчетах). 

Или наоборот, я хочу оценивать свою продуктивность по 4-5-6 оценкам, типа: "прокрастинация - непродуктивно - нейтрально - продуктивно - сверхдостижения!". 

И ещё... Главное слабое место подобных автоматизированных систем учёта времени вот в чём: работа с одним и тем же, например, сайтом, может быть И продуктивной, И не продуктивной. Например, некто профессионально занимается SMM, и часть времени, проведённая данным человеком где-нибудь на Facebook,  может оцениваться как "продуктивная", а другая часть (которую он потратил на общение с друзьями) - как "непродуктивная". 

Понимаете, о чём я? Есть сайты/приложения, которым можно присвоить оценку (продуктивно/непродуктивно) раз и навсегда. А есть сайты/приложения, имеющие относительную продуктивность/непродуктивность. 

Именно поэтому при настройке категорий хорошо было бы добавить к "продуктивно - нейтрально - непродуктивно" ещё и "относительно". Если я маркирую некое приложение "относительно", то после его запуска вылезает всплывающее окошко, в котором я выбираю, буду я заниматься чем-то продуктивным с этим приложением, или чем-то непродуктивным :) 

Если в процессе работы с этим приложением я решил изменить характер деятельности, то должна быть возможность сделать это "на лету" (например, шёлкнув по иконке Yaware-клиента в трее). 

3.6. Весь остальной функционал в этом блоке: 

- настройка периодичности мониторинга офлайн-активности + комментарии 

- возможность делать скриншоты

- получение отчетов по электронной почте с заданной периодичностью

- индивидуальные настройки категоризации для отдельных пользователей или групп пользователей

- правила автоматической категоризации

...вери-вери гут!

4. Работа клиента и отчёты.  Отчёты меня также несколько разочаровали... Нет, на самом деле они хороши! Но только для обзора рабочего дня, так сказать, "с птичьего полёта". 

Отчёты очень явно "заточены" под задачу "Как руководителю проконтролировать своих нерадивых сотрудников?". Ох, уж эти мне "наиболее непродуктивные пользователи", да ещё и начавшие работу позже всех... :)))   Я понимаю, что для контролирующего нескольких сотрудников руководителя - это то, что нужно. 

А если использовать сервис не для полицейских целей, а для содержательного анализа временных затрат? 

4.1. На самом деле очень не хватает статистики не просто про общую продолжительность, например, работы с каким-нибудь приложением, а информации, когда именно (в какие периоды времени) с ним работали. 

Т.е. сейчас в отчёте: "Facebook - 2 ч.", а хотелось бы что-то вроде: "Facebook - 2 ч. (10.00-11.00, 13.30-14.30)". 

4.2. Меня как-то очень зацепила нелогичность учитываемой информации :(  О чём это я: в отчёте может быть указано время пребывания на конкретном сайте, и (другой строчкой) время работы в браузере.  Какое-то, блин, "удвоение сущностей" получается :( 

Почему сервис учитывает время, проведенное на конкретном сайте, но при работе, например, в MS Word, он указывает только время работы с самим Вордом, но не с конкретными файлами, которые в этом самом Ворде открывались (как это делается, например, в "Дневнике" MS Outlook)? 

Очень хотелось бы что-то типа:  

- Firefox - сайт: site.ru 

- IE - сайт: site.ru

- MS Word - документ: document.doc

(Кстати тема вдвойне актуальна для людей, работающих в веб-дизайне - они могут тестить look :))) одного и того же сайта в разных браузерах. И учитывать это надо по-отдельности!).

4.3. Ещё момент: пишу статью, при этом активно работаю с браузером, в котором у меня открыто сразу несколько вкладок. Как сказано здесь, при нескольких открытых вкладках, учитывается время только в активной вкладке. Время работы приложений в фоне (например, аудиоплеера) не учитывается. 

И это проблема :( Например, я могу выполнять какую-нибудь механическую задачу (обрабатывать изображения в граф.редакторе, верстать html и т.п.), а фоном слушать полезный подкаст или обучающий аудиокурс по иностранному языку. В подобных ситуациях многозадачность вполне возможна, и вполне позволяет параллельно делать действительно ДВА важных дела. 

Или ещё пример: я сижу и почитываю электронную почту, а в фоне у меня, скажем, идёт конвертация/рендеринг ааагромного видео-файла. При этом с точки зрения моего работодателя важен учёт времени, потраченного на обработку конкретного видео. И чего теперь? - стоять возле компа по стойке смирно, пока не кончится многочасовая конвертация, и ничем больше не заниматься (потому что Yaware не учитывает фоновые процессы :(((  )?

Или вот: я пишу статью, и при этом ищу к ней информацию в сети. Т.е. у меня открыто в браузере несколько вкладок, между которыми я периодически переключаюсь. Хоть я и просматриваю каждую страницу быстро, но возвращаюсь к ней по много раз. Что делает Yaware? Сервис как бы замечает сайты, открытые на таких вкладках, но "насчитывает" им буквально по 1-3 минуты :(  

/Т.е. вообще не очень понятно, с какой погрешностью-периодичностью учитываются открытые вкладки/   

А это неверно! Моя деятельность - целостный трудовой процесс, и мне важно знать, сколько ВСЕГО времени я работал с данным сайтом, даже если большую часть времени эта вкладка была в фоне. 

4.4. Ещё одним очень грустным моментом является время хранения данных хронометража на сервисе (1 месяц для учета личного времени и 6 месяцев для учета времени сотрудников). Один месяц - это вообще ни о чём :( 

Но даже и 6 месяцев (особенно для корпоративного использования) - мало!  Я, например, знаю компании, где существуют годовые KPI, основанные на учёте рабочего времени сотрудников. Разумеется, рассчитываются эти KPI на основе годовых данных. 

4.5. В принципе, проблему с малым временем хранения данных на серверах Yaware можно легко решить. Для этого достаточно только добавить возможность экспорта данных из сервиса в какой-нибудь приемлемого формата табличный файл (например, в MS Excel). 

В платной версии Yaware такая возможность заявлена (см. нижнюю строчку в описании функционала), но в триальной версии я её не нашёл :(   В "Помощи" также ни слова про экспорт данных. 

И вообще, как найти описание этого самого функционала (как экспортировать данные в MS Excel), если на замечательном клиентоориентированном сайте даже нет кнопочки/функции "Поиск по сайту"?  /...hard irony.../

4.6. Красивые графики - это, конечно, хорошо... Но для более вдумчивого анализа ой как не хватает табличных отчетов (за неделю, месяц и т.д.), формируемых по пользователю/пользователям по любым важным параметрам учёта времени.  

Только сдаётся мне, что прикрутить OLAP-кубы к сервису его разработчикам слабо ;)  Ну да ладно, сами построим то, что надо - была бы возможность экспорта правильной таблички данных. 

5. И последнее... При завершении работы системы (WinXP*) КАЖДЫЙ раз с противным звуком выскакивает табличка о том, что процесс YaService.exe завершен некорректно и "память не может быть written". 

На корректность работы Yaware это вроде никак не влияет, но, блин, надоело :( 

(* - "умные рекомендации" типа "Обновите систему!" не принимаются - по разным данным, в России более 30% пользователей ещё на Windows XP. Я уж молчу про организации, где компов именно с XP ещё больше)

Общий вывод:  в качестве простенькой "полицейской" системы для учёта "в общих чертах" рабочего времени сотрудников (в т.ч. удалённых) - сервис Yaware вполне подойдёт. 

В качестве умного инструмента для углублённого (качественного) хронометража - как персонального, так и организационного - сервис слабоват :(  Причём слабоват и в точности учёта, и в концептуальной продуманности самой системы хронометража. 

В качестве "плюса" - клиентоориентированность. В качестве "минуса" - технически сервис производит впечатление сырого. Рано как-то отказались от бета-тестирования ;) 

P.S. Лично я пользоваться сервисом Yaware не буду. Но клиентам рекомендовать - вполне :) 

Несмотря на все описанные выше косяки и неувязки, Yaware - вполне востребованный сервис, т.к. подобных IT-решений для учёта рабочего времени в принципе не так уж и много. 

Если в Yaware не выпустят из рук волшебного напильника, и допилят качество сервиса хотя бы до уровня своего же собственного маркетинга :) - то, пожалуй, где-нибудь через годик мне было бы крайне любопытно взглянуть на то, что у них получилось... 

P.P.S. Понимаю, что мой короткий обзор - это довольно поверхностные впечатления от функционала и юзабилити сервиса Yaware.  Много чего осталось за кадром - работа сетевой версии программы, работа в других ОС, работа с нагрузкой в десятки и сотни пользователей и т.д.  

Хочется верить, что все эти возможности - на высоте, и пожелать разработчикам дальнейших успехов!

*   *   *

UPD    Я был невнимателен, не заметив возможности экспорта отчётов в другие форматы. Она-таки есть! :)  /спасибо за подсказку сотрудникам Yaware!/

---

Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!

---

Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

---