Рассылка Как стать лучшей версией себя?


Уважаемые гости и постоянные читатели Блога Сергея Калинина!


современное саморазвитие + духовные традиции + научная психология в моей рассылке




"Как стать лучшей версией себя? Прикладное саморазвитие для продвинутых"




Присоединяйтесь!


среда, 10 октября 2012 г.

Как оптимизировать все и вся?

Как оптимизировать все и вся?

Дисклеймер: этот текст не про поисковую оптимизацию! Здесь нет ни слова про SEO! Если вдруг поисковик привёл вас на эту страничку, то знайте, что здесь только про оптимизацию (улучшение, импрувмент, совершенствование) трудовой деятельности, бизнес-процессов и т.п.

*   *   *
 
В конце сентября провёл очередной демо-семинар, посвящённый оптимизации трудовой деятельности (в самом широком смысле). Целью семинара был "ликбез", ознакомление всех интересующихся с тем, что это за зверь такой "оптимизация", правила её использования, знакомство с отдельными методиками и т.д. и т.п.

Народ на мероприятие собрался очень разный: от желающих оптимизировать себя любимых :) и свою собственную жизнь до руководителей серьёзных бизнес-подразделений, в подчинении у которых около сотни сотрудников. Разумеется, в последнем случае речь шла про оптимизацию бизнес-процессов целой организации. Но благодаря такому разнообразию участников (и запросов) разговор получился не только полезный, но, надеюсь, неожиданный и интересный :))

*   *   * 

Что такое "оптимизация" достаточно легко объяснить на красивом и наглядном примере ;)  Вы наверняка смотрели фильм "Люди в черном" (Men In Black; самый первый). Помните там замечательную сцену, когда герой Уилла Смита проходил процедуру отбора в супер-пупер секретное и элитное подразделение MIB?  Ну, ту самую сцену, где претенденты заполняли анкету, сидя в неудобный яйцеобразных креслах? 
 
Уилл Смит как классик оптимизации рабочего места :)

Кстати, в качестве ремарки замечу, что "кресло-яйцо" (Egg Chair ; и ещё версия его создания) весьма прикольная и удобная для отдыха штука. В нём крайне уютно сидеть где-нибудь на бережку Средиземного моря, созерцая закат, и неспешно потягивая свой Martini :)  Но вот для работы, и для заполнения всяких бумажек такое кресло - не очень :( 

Помните, что сделал тогда персонаж Уилла Смита? Он увидел стоящий в центре помещения единственный стол (железный, тяжёлый, тоже не особо удобный :)). Потом он встал, и со страшным скрежетом придвинул стол к себе. В ответ на удивленные (возмущённые, завидующие и т.п.) взгляды остальных участников он сказал: "Так удобнее!". 

Вот, собственно, в этой короткой фразе - почти вся суть оптимизации :) . 
Вы делаете нечто. 
Как вы это делаете - вас не устраивает (не нравится, не удобно, недостаточно результативно и т.п.). 
Вы меняете  (улучшаете) свой образ действий. 
После чего вам всё вполне нравится (удобно, результативно и т.д.). 

Весь этот фокус ("было плохо, стало хорошо") применительно к трудовой деятельности (процесам, операциям, действиям) = оптимизация. 

Дело осталось за малым: понять "секрет фокуса" :) Что и как делать-то, чтобы волшебство оптимизации всё-таки случилось?  Собственно, ответ на этот вопрос и рассматривался вдоль и поперёк на моём семинаре. Но сразу хочу предупредить, что всё было обзорно -  без погружения в глубины, без выдачи практических секретов ;) и всяческих тонкостей. Т.е. для новичков, которые пока ещё думают, с какого бока им начать оптимизироваться :) Если такой уровень вам интересен - вэлкам! 

Собственно, всё, что я хотел сказать на семинаре - было "упаковано" в интеллект-карту. Саму карту я рисовал с помощью замечательной программы ConceptDraw MINDMAP 7 (скачать интеллект-карту в форматах *.cdmz и *.mmap можно здесь); после чего для удобства работы с ней на семинаре, конвертнул интеллект-карту в презентацию (это тоже позволяет легко сделать ConceptDraw MINDMAP 7 :)), которую вы и можете посмотреть на этой страничке:  
Оптимизация бизнеса

Теперь пробежимся по транскрипту презентации - я сделаю несколько важных комментариев: 

1 Что это? - что такое "оптмизация"? Дабы не впадать в академизм ;) , остановимся только на самых ключевых моментах, без которых оптимизация в принципе немыслима. Есть четыре таких момента:

1.1 приведение системы к наилучшему состоянию по некоторым критериям в конкретных условиях (ограничения) - тут без комментариев :)

1.2 частичная  или  комплексная - вот тут есть "подводный камень" :) Когда возможна частичная оптимизация, а когда жизненно необходима комплексная? Не отвечаю, предлагаю самим включить моск ;)

1.3 методы и приемы - Нужны конкретные "инструменты" - способы действий. Т.е. "оптимизация" - это особая деятельность внутри вашей основной деятельности. 

1.4 план действий - Оптимизация - не каприз, не мода, не разовая импровизация! Чтобы от неё был хоть какой-то толк, она должна  быть регулярной, целенаправленной, планируемой деятельностью!

2 Критерии - невозможно оптимизировать систему (организацию, работу, продукцию и т.дд.) сразу по всем элементам и функциям. "Идеальных решений" не бывает!  Чем меньше критериев для оптимизации вы выберете, тем больше вероятность успешного результата оптимизации. 


2.1 в PM (Project Management) - примеры классических критериев оптимизации из проектного управления (знаменитый "треугольник" :)). Если хотите быстро, будет дорого и некачественно; если хотите дёшево, то будет медленно и некачественно; если хотите качественно, то будет и дорого, и медленно. Вот и мучайся с выбором, по какому критерию оптимизировать проект :)

2.1.1 цена, затраты
2.1.2 скорость, время
2.1.3 качество

2.2 в оперативном управлении - в ежедневной работе менеджера есть 2 критерия оптимизации: важность и срочность. Прекрасно помню, что великая и ужасная :) "матрица Эйзенхауэра" учит нас рассматривать эти два критерия в связанном виде. Но на самом деле это не всегда возможно и не всегда целесообразно (т.к. проще и эффективнее оптимизировать свою работу по ОДНОМУ критерию, чем по двум сразу). 

Какой критерии выбрать вам?  Если вы ближе к нижним этажам управленческой иерархии, и, предположим, в вашем прямом подчинении несколько десятков или даже сотен сотрудников, то тут, увы, без выбора - надо оптимизировать свою работу по критерию "срочности", скорости, быть самым эффективным "гонщиком" в своей организации :) 

Если вы наверху управленческой пирамиды (и/или ваш основной функционал связан с креативом или аналитикой), то, напротив, надо всеми силами бороться с суетой и мельтешением :) , и жёстко оптимизировать свои трудозатраты по "важности".

2.2.1 срочность
2.2.2 важность

2.3 Ваши? - и помните, что критериев оптимизации может быть множество! Они могут быть не только объективными, но и субъективными, связанными с вашим самочувствием и эмоциями. Например, критерием для оптимизации своей собственной жизни может быть ощущение счастья, эмоция радости и/или отсутствия тревоги, переживание наполненности жизни смыслом (и т.д.).  

3 Ограничения - прежде чем впадать в "лихорадку оптимизаторства" :) учтите, что и сама эта "деятельность по улучшению всего и вся" также имеет свои ограничения, т.е. условия, при которых оптимизация может быть бесполезной. Ниже - примеры таких ограничений (далеко не все!)

3.1 целесообразность - затевая оптимизацию, важно очень чётко понимать, какой именно результат вы хотите получить. Если не понимать чёткой цели, то "оптимизация ради оптимизации" - пустая трата времени и ресурсов.

3.2 интересы -  чтобы оптимизация удалась, у неё обязательно должны быть не только прямые исполнители, но и "группа поддержки". Проще говоря, если оптимизацией в компании "болен" один только руководитель - ничего не получится :( Необходимость улучшений должны понимать и принимать если не все сотрудники, то некая их "критическая масса" - уж точно...

3.3 ресурсы - оптимизация, как и всякая другая деятельность является ресурсозатратной. Ввязываясь в проект по улучшению чего-либо, пытаемся ли мы хотя бы "на глаз" прикинуть: а хватит ли у нас сил, времени, денег (и т.д.) для его успешного завершения?

3.4 технологии - методы оптимизации = определенные управленческие и организационные технологии. Но частенько бывает, что технологический уровень управления в организации настолько низок, что даже простейшие оптимизационные приёмы воспринимаются сотрудниками как нечто трудновыполнимое, или вообще как некое чудо, сотворить которое могут лишь "специально обученные сверхчеловеки", но никак не они сами :(

3.5 Ваши?

3.6 Функциональное моделирование! - это способы (обычно с помощью математических расчетов) спрогнозировать, сможем ли мы преодолеть ограничения, и насколько сильным будет эффект от оптимизации (либо его не будет вообще :)).  Идея функционального моделирования проста: есть некая переменная, интересующая нас (критерий оптимизации); и есть одна или более управляющих переменных, влияющих на величину того, что мы оптимизируем :)  Связь между этими переменными = функция, которую можно описать в виде уравнений, или изобразить в виде графика. Собственно, по поведению функции (при подставлении разных значений), мы и можем судить - стоит нам вкладываться в эту оптимизацию, или нет.  

Моделирование ограничений - это отдельная большая тема, достаточно хорошо проработанная, например, в Project Management. Например, моделировать ограничения оптимизационного проекта по  времени можно с помощью PERT; ситуации нехватки (перерасхода) / недозагрузки человеческих или финансовых ресурсов - с помощью ресурсного графика и т.д.


4 Принципы - Если всё же решились браться за оптимизацию, то важно понимать, как её правильно (грамотно!) осуществлять. Чем меньше из перечисленных принципов учитывается, тем выше риск провала любых усилий по улучшению. 

/Разумеется, искушенный читатель заметил, что принципы очень сильно перекликаются с принципами управления качеством из ISO ;) /

4.1 Для кого? (клиентоориентированность) - должен быть кто-то (внутри или вне организации), кто непосредственно получит, ощутит и оценит пользу от проведенной оптимизации. Если такого "клиента оптимизации" нет, то то, что вы делаете - пустая трата времени, игра в бирюльки!

4.2 Кому надо? (лидерство, ответственность) - должен быть кто-то (внутри организации), кто несёт всю полноту ответственности за деятельность по оптимизации и за её результаты. Неформальная (лидерская) ответственность при этом важнее формально закрепленной. Т.е в организации д.б. люди, у которых "горят глаза", и которым действительно нравится улучшать то, что они делают

4.3 С кем вместе? (вовлеченность, партнерство) - "один в поле не воин" :(  Можно, конечно, улучшать исключительно самого себя и оптимизировать до бесконечности свой узкий участок работы... Но так долго не протянешь - нужны соратники, партнёры, сочувствующие (и т.д.), т.е. "группа поддержки" (чем она больше - тем эффективнее оптимизация).

4.4 Каким образом? - КАК надо действовать, что оптимизация трудовой деятельности была результативной, успешной

4.4.1 постоянно
4.4.2 системно
4.4.3 гибко

4.5 Что оптимизируем? (процессы, структуры, людей и т.д.) - не пытайтесь оптимизировать сразу ВСЁ, выберите чёткую "мишень" оптимизации. Чем меньше и конкретнее будет эта мишень - тем выше вероятность успеха. Иногда проще всего "оптимизировать" конкретного сотрудника - например, индивидуально обучив его, предоставив ему коучинг на рабочем месте, особую программу супервизии и т.п.  В больших компаниях оптимизаторство :) следует начинать с отдельных (локальных) бизнес-процессов. 

4.6 С помощью чего? - это ИНСТРУМЕНТЫ оптимизации! Условно можно выделить два их типа: "большие" (методологии улучшения трудовой деятельность) и "малые" (методы и приёмы улучшения работы). Но на практике все инструменты тесно взаимосвязаны, и обычно любой опытный оптимизатор :) из своего "ящичка с инструментами" подбирает некий уникальный набор "под конкретную ситуацию". 

4.6.1 методологии
4.6.2 приёмы

5 Методологии - ниже просто перечислены :) Т.к. сами понимаете, рассказывать про каждую  - по 5 отдельных семинаров надо :)))

5.1 BPM, кайзен и BPR (методологии улучшения бизнес-процессов)
5.2 управление качеством (ISO)
5.3 Lean Production (бережливое производство, улучшение трудовых операций)
5.4 TOC (теория ограничений Голдратта)
5.5 ...и другие!

6 Методы - вот, собственно, самое "вкусное", что было на моём семинаре :) У участников была возможность не просто узнать про данные методы оптимизации, но и опробовать их на себе любимых :)

6.1 цикл оптимизации - как следует из п.4.4.1, улучшать свою деятельность (если желаем получить какой-то эффект) надо непрерывно. Обычный вопрос новичков: "А с чего начать?". Начинать ВСЕГДА надо с понимания и анализа (6.1.1.) того, почему то, что мы сейчас делаем, мы делаем неэффективно. Т.е. надо разобрать "плохой" алгоритм деятельности на составляющие элементы буквально "по косточкам".  Поверьте, слабые и неэффективные звенья в цепочке наших действий найдутся быстро (в чем участники семинара могли убедиться лично ;)) !  

(Кстати, способов анализировать трудовые / производственные / бизнес-операции множество! Например, поточная карта :) )

После выявления "слабых мест" придумываем (6.1.2.): "А как можно сделать по-другому, лучше, более эффективно?". Возникшие идеи "просчитываем" с помощью моделирования, обсуждаем с компетентными людьми, и пробуем (6.1.3.) на практике в виде небольшого пилотного проекта. Внимательно отслеживаем и оцениваем, что получается - есть ли реальная польза (по заданным заранее критериям оптимизации!) от проведенного улучшения? 

Если эффект от оптимизации нас устраивает, то внедряем и используем (6.1.4.) новый способ деятельности (бизнес-процесс, трудовую операцию, действие и т.п.). Если эффекта нет (или он слабый, или даже негативный :)), то топаем к началу цикла (т.е. 6.1.1. - анализируем), и всё заново... И так постоянно!  

6.1.1 анализируем
6.1.2 моделируем
6.1.3 пробуем, оцениваем
6.1.4 используем

6.2 приемы - разумеется, это самые простейшие приёмы оптимизации, предложенные ещё в середине 20 века, кажется, Ф.Гилбертом. На самом деле сегодня таких приёмов можно запросто насчитать несколько десятков, если даже не сотен... Но это - базовые! Применять эти приёмы очень просто: надо задать себе соответствующий вопрос, и на каждый из них дать не менее 3-5 ответов. Можете попробовать прямо сейчас :)  Очень удобно объединять эти самые приёмы с методами анализа трудовой деятельности (что, например, реализовано в аналитической поточной карте)

6.2.1 исключить - Что из того, что я делаю сейчас, можно не делать совсем? От каких вспомогательных трудовых операций можно отказаться без риска ухудшить основной результат? Что из свои трудовых операций можно делегировать, отдать на аутсорсинг (и т.п.)? От чего можно и нужно отказаться?

6.2.2 объединить - Какие трудовые операции можно объединить? Выполнять "поточно", сериями, блоками, параллельно (и т.п.)? 

6.2.3 упростить - Что в моей работе можно делать проще, легче, экономичнее? Где и как можно сократить затраты времени, сил, финансов, материальных ресурсов (и т.д.)?

6.2.4 автоматизировать - Что в моей работе можно улучшить с помощью технических решений (оборудования, приборов, гаджетов, IT и т.д.)? Доступна ли мне автоматизация (см п.3 про ограничения)?

6.3 инструменты - этот пункт немного пересекается с п.6.2. Но это наиболее распространённые инструменты из арсенала оптимизатора. Поверьте, применение этих инструментов позволяет решать практически любые задачи!

6.3.1 IT-решения - без комментариев :)

6.3.2 новые технологии / модернизация - в первую очередь производственные, связанные с оборудованием, инструментами, материалами и т.д. для основной деятельности. Проще говоря: работал на старом станке, стал работать на новом - вот и оптимизировался :)

6.3.3 support / аутсорсинг - передача отдельных бизнес-процессов (функций, операций и т.д.) в другие структурные подразделения, или внешние (аутсорсинг), или внутренние (создание специальных сервисных/обеспечивающих подразделений).

6.3.4 технологизация управления - оптимизация за счёт улучшения функционирования системы управления. Конкретных технологий тут море, поэтому углубляться не буду :) Простейший пример: улучшение процедур/механизмов оперативного управления, в частности, более чёткая регламентация проведения совещаний (планёрок, летучек и проч.). Если скрещиваем с IT :), то получаем вообще кучу всего интересного - ERP, CRM и т.д.

6.3.5 формализация, стандартизация - без комментариев :)  Наблюдал в жизни десятки примеров, когда простое и ясное изложение на бумаге 1-2 ключевых бизнес-процессов в организации творило настоящие чудеса :) в плане повышения эффективности. 

6.3.6 HR-технологии - тоже отдельная и очень обширная тема. Помните пункты 3.2. и 4.3. (см.выше)? Окружающие нас люди могут стать и величайшей преградой на пути любых улучшений, так и величайшей силой, с помощью которой эти улучшения можно совершить. Как их мобилизовать, увлечь, вовлечь, привлечь? :)  Способов множество: HR-брендинг, командное лидерство, управление талантами, микропроектный подход, кружки качества и т.д. и т.п. Но, как уже было сказано, это отдельная тема :) 


 





Если вам понравился/был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!



Поделитесь с друзьями в социальных сетях:



Комментариев нет:

Отправить комментарий