Рассылка Как стать лучшей версией себя?


Уважаемые гости и постоянные читатели Блога Сергея Калинина!


современное саморазвитие + духовные традиции + научная психология в моей рассылке




"Как стать лучшей версией себя? Прикладное саморазвитие для продвинутых"




Присоединяйтесь!


среда, 1 августа 2012 г.

Инструменты оптимизации: поточная карта процесса

Инструменты оптимизации: поточная карта процесса


Программа для бизнес-графики ConceptDraw PRO

Разбираюсь с замечательным пакетом бизнес-графики ConceptDraw PRO  - и что обнаруживаю?! - оказывается, программа поддерживает создание поточной карты трудового процесса (Process Chart). Об использовании поточных карт в тайм-менеджменте я писал в своей книге (С.И.Калинин - Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем, 2006 г., с.111-114), но т.к. это было давно, напомню суть вопроса :) 

Поточные карты - одна из самых первых методологий схематического отображения/описания бизнес-процессов, придуманная классиком менеджмента Фрэнком Гилбертом. В 1921 году он выступил с докладом "Процессные схемы - первый шаг в нахождении лучшего способа работы" перед членами ASME (American Society of Mechanical Engineers ; кстати, организация существует и по сей день), в котором и изложил основы картирования процессов.  

В 1930-1940-х годах поточные карты активно используются в США для оптимизации бизнес-процессов на предприятиях самых различных отраслей (например, в 1944 в Procter and Gamble). В 1947 году ASME утвердили методологию поточных карт как стандарт отображения/моделирования бизнес-процессов. До 1994 года в США использовался небольшой (всего 8 страничек ;) ) ANSI/ASME Standard for Process Charts Y15.3M-1979 (R1986), который не сильно отличался от нотации, предложенной Ф.Гилбертом. 

С 1994 года Американский Национальный институт стандартизации (ANSI) объявляет стандарт неактуальным и заявляет о прекращении его поддержки.  По сути дела, способ описания бизнес-процессов в виде поточных карт вытесняется более мощными и современными нотациями описания/моделирования процессов (EPC, UML, IDEF и т.п.). Так что поточные карты являются прабабушкой русской революции :), ой, точнее заслуженным прототипом и прообразом современных методологий описания процессов.

Но на самом деле хочу сказать, что несмотря на "устарелость" стандарта, он является весьма удобным и компактным инструментом, который вполне востребован и современными консультантами-практиками. Сегодня поточные карты переживают своё второе рождение как инструмент бережливого производства (Lean Production) и управления качеством (Quality Management). Например, здесь можно прочитать пошаговую инструкцию (на англ.) как составить и использовать карту процесса для улучшения качества продукции. На этом ресурсе, посвященному инструментам Lean Production, приводится инструкция (на англ.) по построению и использованию многопоточных карт.  Как видим, метод не забыт, и вполне живенький :) 

К сожалению, на русском языке найти толковое описание работы с поточными картами проблематично :(  В своё время (ещё в студенческие годы) мне повезло: в руки попала великая (практически без кавычек :) ) книга "Курс для высшего управленческого персонала" (1972 г. издания). В советское время это была уникальная переводная книга по производственному менеджменту; т.к. в те годы издавались лишь тексты в стиле "почему в США такая отсталая наука управления, а у нас так замечательно руководит КПСС" :). На фоне идеологической болтовни, эта книга, полная советов по прикладному управлению, произвела эффект разорвавшейся бомбы /что-то похожее я ощутил лишь когда в старших классах мне дали на одну ночь почитать гектографическую копию "секретного" трактата Дейла Карнеги "Как приобретать друзей" :) /. И да, в этой замечательной книге была целая глава про поточные карты (в книге она переведена как "технологическая схема"). Прочитав эту главу - я тут же побежал ставить опыты на себе любимом :) , описывая с помощью поточных карт и оптимизируя всякие рутинные процедуры (но об этом подробнее чуть дальше).

Есть и ещё одна сложность... Американские (ANSI) и отечественные (ГОСТ) стандарты дружат очень плохо :(  Правда, кое-какие западные стандарты "калькируются" в ГОСТы (например, IDEF, UML, ISO и проч.), но далеко не все. В перечнях ЕСТД (Единой Системы Технологической Документации) поточные карты (в том виде, как они разрабатывались в соответствии с ANSI/ASME Standard for Process Charts Y15.3M-1979) отсутствуют. Ближе всего (по содержанию и характеру отображения информации) к поточной карте, пожалуй, в ГОСТ'е соответствуют технологическая/операционная/маршрутная  карта/схема. 

Думаю, что корень различий в следующем: в СССР стандарты ЕСТД были чем-то незыблемым и нерушимым, их назначение - зафиксировать раз и навсегда "правильное". В то же самое время, западные стандарты, имеющие отношения к технологической документации, являются гораздо более гибкими, т.к. их основное назначение - прикладное моделирование; не фиксация того, "как есть", а поиск вариантов "как надо". Поточная карта (по моему мнению), действительно, не самый лучший инструмент для подробного описания эталонного процесса, но отличная технология для поиска и устранения "проблемных мест" в любом процессе (производственном, обработки информации, управленческом, логистическом и т.п.).  Поэтому (повторюсь :) ), несмотря на устарелость и некоторую маргинальность :) поточные карты - в качестве прикладной методики оптимизации процессов ещё будет востребована в консалтинге, и в прикладном менеджменте. 

Напомню "азы" построения поточных карт... Поточная карта позволяет описать и проанализировать линейную последовательность совершаемых действий/операций, а также пространственно-временные характеристики каждой операции. 

Карта может отображать как только один поток операций (и тогда она выглядит как таблица), так и несколько потоков операций. Многопотоковая карта может выглядеть как древовидная схема (или как набор из нескольких таблиц; каждая таблица для отдельной "ветви" операций).

Как правило, на один и тот же вид/ситуацию деятельности поточная карта заполняется многократно, что позволяет, после обобщения полученной информации, создать весьма точную модель изучаемого вида деятельности. В дальнейшем полученная модель деятельности может быть модифицирована с целью улучшения ее отдельных пространственно-временных характеристик, или всего «потока» операций в целом. 

Идея поточной карты заключается в том, что все многообразие операционального состава деятельности может быть сведено к сравнительно небольшому числу качественно различных типов операций. Каждый из выделенных типов операций предполагает собственные специфические способы оптимизации. 

На поточных картах типы операций обычно кодируются с помощью специальных символов, причем, выделяемые типы и их обозначения могут быть произвольными. Так, первоначально было предложено до 50 типов трудовых операций, но впоследствии они были сведены к 5 наиболее универсальным типам операций.  (В последней редакции ANSI/ASME Standard for Process Charts Y15.3M-1979 было утверждено 8 типов операций).

Ниже приведены наиболее универсальные базовые типы операций и соответствующие им символы поточных карт для описания трудовых (производственных) процессов:


Символы поточных карт по Ф.Гилберту

В моей книге "Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем" в качестве примера готовой поточной карты я приводил карту заваривания чая :)  /ну люблю я хороший чай!/
 
Пример поточной карты для заваривания чая по методу Калинина :)
 

Надеюсь, вы уже поняли, что поточные карты могут быть очень гибким и масштабируемым инструментом - их можно использовать и для решения серьёзных задач по оптимизации бизнес-процессов в организациях, а можно применять и для совершенствования рутинных процессов в быту (вроде заваривания чая) или в привычной деятельности (вроде работы с информацией, организацией встреч и проч.коммуникаций). Например, мои первые персональные поточные карты были посвящены оптимизации некоторых навыков личной работы, вроде работы с большими объёмами информации; а также оптимизации тренинговой логистики. 

Сначала я отображал в виде поточной карты процесс "как есть", а потом пробовал действовать иначе. Иногда я сначала моделировал желаемый процесс на бумаге, и лишь потом пробовал его на практике. Чаще в сначала пробовал "в реале" какой-нибудь иной образ действий (не похожий на мой привычный); потом отображал его в виде поточной карты; после чего сравнивал две карты "как было" и "как попробовал". Результатом такого сравнения часто становилась новая "гибридная" схема процесса, которая тут же пробовалась на практике :) По опыту могу сказать, что самые интересные (и эффективные) поточные карты получались в результате "сложения" 3-4 карт, которые проходили через несколько итераций моделирования "в жизни" и "на бумаге". 

Чтобы было более понятно, в качестве примера приведу две разные поточные карты (нарисованы в   ConceptDraw PRO ) для одного и того же процесса - сбора контактных данных и синхронизации контактов между устройствами

Расскажу предысторию проблемы... Дано: "зоопарк" из всяких разных устройств, по мере появления которых  каким-то образом (тяп-ляп, ой, в смысле "как есть" :)) выстраивалась система управления контактами. 

1) Сначала был ББ, он же - "большой брат" (настольный ПК), переживший множество апгрейдов, но неплохо чувствующий себя и поныне :).  WinXP SP3, для управления контактами и прочей самоорганизации - Outlook 2003. 

2) Потом добавился коммуникатор под WinMobile, и, соответственно, мобильный Outlook. 

Разумеется, на этапе начального совместного существования этих двух устройств - никаких проблем с синхронизацией вообще не было :) Контакты первоначально заносились в стационарный Outlook на "большом брате", потом через ActiveSync закидывались на коммуникатор. 

3) Следующей переломной точкой стала возросшая в разы моя активность в эксплуатации сервисов Google.  Гугловский аккаунт был у меня давно, но вдруг обнаружилось, что Google - необычайно удобное решение для взаимодействия с клиентами, и вообще, для управления консалтинговыми микропроектами. Плюс идеальная мобильность - всё, хранимое в  Google  (документы, контакты, календари и т.п.) позволяло оставаться "на работе", находясь в любом городе exUSSR и в любой стране мира (ну, разве что кроме Китая :) ). 

В общем-то и здесь особой проблемы с синхронизацией не возникло, разве что добавилось несколько лишних телодвижений: пришлось периодически (обычно раз в 2-3 недели) импортировать в Google базу данных Outlook (как файл *.PST) с "большого брата". 

4) Потом добавился ещё один коммуникатор андроидного семейства, и в цепочку синхронизации добавился ещё один шаг: Outlook - Google - адресная книга Android'офона. /Сейчас, кстати, этот телефончик выселен из "зоопарка"; заменён айфоном. Но некоторое время подряд использовались все три телефона :) /.

5) Но по-настоящему долгой задача синхронизации контактов стала тогда, когда примерно в одно и то же время в "зоопарк" были включены iPhone и "командировочный" ноутбук (Win7, Outlook 2010). На айфончик была установлена программулька Contacts Sync for Gmail, которая очень корректно делает синхронизацию (двустороннюю) и айфонной адресной книги и гмейловских "Контактов". Можно настроить автоматическую синхронизацию, но, чтобы телефончик не занимался самодеятельностью, и не кушал трафик без присмотра, был установлен вариант "ручной" синхронизации. Но даже в таком варианте делать её (с айфона) очень удобно - буквально в три клика. 

C Аутлуком всё оказалось несколько запутаннее, т.к. в идеальном случае нужна была двусторонняя синхронизация. Но: а) возиться с Exchange в домашней сети не хотелось; б) если 2010-ый успешно проглатывает файл данных от 2003-го, то обратная совместимость, хоть и заявленная доблестным Microsoft, проходит не без глюков :(   Поэтому, увы, от идеального решения (двусторонней синхронизации адресных книг между Outlook 2003 и Outlook 2010) пришлось отказаться, и использовать решение в стиле "народная смекалка" :) 

Понимаю, что приличные айтишники ужаснутся и схватятся за голову, но реализовано было так... Начало цепочки осталось неизменным, т.е. контакты заносились в адресную книгу Outlook 2003 на "большом брате". Там же была создана повторяющаяся раз в 14 дней задача-напоминалка, которая требовала сделать резервную копию (экспорт) актуальной базы контактов (файл данных Outlook в формате *.PST). Резервная копия PST-файла с "большого брата" по шнурку заливалась на NAS.

У "командировочного" ноута NAS доступен по WiFi и прописан в качестве сетевого диска. Плюс настроена аналогичная задача-напоминалка в Outlook 2010 (которая всплывала на день позже, чем напоминалка в Outlook 2003 :) ).  После напоминания актуальный файл с базой контактов без проблем импортировался с NAS'а в Outlook 2010. Синхронизация контактов двух Аутлуков таким способом получалась надёжной, но односторонней и ооочень долгой. Кроме того, этот способ был доступен только в рамках домашней сети, когда оба устройства находились в непосредственной близости друг от друга. 

Так как все эти телодвижения (синхронизация контактов на ВСЕХ устройствах) выполнялись по очереди, то поточная карта "старый способ сбора/синхронизации контактной информации" выглядит примерно так: 

Поточная карта управления контактами "как есть" (до оптимизации)



Если анализировать эту аццкую схему, то получается: 
а) много повторений (шесть!) однотипных операций (импорт/экспорт);  
б) большие затраты времени (сейчас в адресной книге чуть более 700 контактов, поэтому любая операция импорта/экспорта с участием файла данных Outlook занимает минут 10-15);  
в) "долгий путь" информации между всеми устройствами (хронометраж показал, что с момента взятия контакта "на бумажке" до его появления в адресных книгах всех устройств проходит более 3 недель). Иногда это приводит к забавной суете, когда в поисках срочно понадобившегося контакта судорожно выворачиваются карманы в поисках нужной визитки, обрываются телефоны знакомых и малознакомых людей и т.п.

Кстати, схема отображает происходящее в упрощённом виде т.к. между этапами 6-11 иногда бывают значительные перерывы (4 символ карты - непланируемая "задержка").

Разумеется, с таким "торжеством эффективности" надо бороться... Поэтому вопросы: 
а) Как убрать повторяющиеся шаг за шагом однотипные операции? Как сделать последовательные операции параллельными? 
б) Даже если нельзя совсем избавиться от однотипных рутин, то как хотя бы значительно сократить время на их выполнение?  Например, не тупо накатывать новую базу контактов поверх старой, а делать это выборочно, только для новых и изменившихся контактов. 
в) Как сократить "путь" информации, как сделать так, чтобы она максимально быстро синхронизировалась между ВСЕМИ устройствами?

Например ;) , поточная карта "новый способ сбора/синхронизации контактной информации" может выглядеть следующим образом:


Поточная карта управления контактами "как должно быть" (после оптимизации)


Не то, чтобы я сильно пиарил "Мемиану" :) , но сервис реально очень удобный (и бесплатный!). Собственно по итогам оптимизации получился процесс не из 13 шагов, а из семи (но первые 3 являются однократными). Экономия времени получается просто волшебная, т.к. обновление базы контактов на всех устройствах занимает уже не три недели, а буквально считанные часы (это с учётом ожидания удобного момента, когда контакт с бумажки можно будет внести в адресную книгу). Остаётся только пожелать "Мемиане" долгих лет жизни, и не очень суровой монетизации в будущем :)

PS  Из опыта применения ConceptDraw PRO для создания поточных карт: 

1) В целом всё очень удобно и быстренько

2) Не хватает шаблона карты не с 5, а с 8 символами /см.выше по тексту заметки/

3) При создании карты для каждого действия из пяти предложенных символов можно выбрать ("закрасить") только один. На мой взгляд разработчики тут сильно погорячились :) , т.к. действия могут быть "сдвоенными", "вложенными" (см.картинку выше) и т.п. Вот этих возможностей (одновременно "раскрасить" более одного символа карты, т.е. 2-3 сразу) не хватает.

/Поясню на примере... К какому типу действий в моём примере относится, например, "выбросить визитку"? На самом деле, если использовать 8 символов, то это "удаление" - изображается в виде ориентированного сверху-вниз зигзага. Но если у нас 5-символьная нотация, то это и "операция" (т.е. целенаправленное изменение), и "перемещение" (в мусорную корзину :) ) - т.е. в идеале надо в одной строке "закрасить" 2 символа - круг и стрелку/. 

4) Мне лично очень не хватает в шаблоне карты двух столбцов - "время" и "путь" (расстояние). Считаю, что без них карта теряет до 50% отображаемой полезной информации.  Наверное, продвинутым решением может быть добавление к объектам-символам карты Object Properties , таких как "время" (ко всем символам) и "путь" (к символу "транспортировка"). Эти волшебные циферки могут отображаться, например, внутри символов - так будет гораздо нагляднее :)

5) Разработчикам бы вообще не было цены, если бы к шаблону карты они прикрутили волшебный скриптик, автоматически формирующий "подвал" таблицы, в котором бы отображались суммы: количество действий каждого типа; общее время на весь поток; общее время на действия каждого типа; общий путь и т.п. 

6) Ну, и инструмент "поточная карта процесса" (Process Chart) в программе ConceptDraw PRO стал бы  совсем уникальным, если бы кроме имеющегося шаблончика простой поточной карты, к нему бы добавился ещё и шаблон аналитической поточной карты (образец содержится в книге некоего Калинина "Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем" в Приложениях; или высылается страждущим по электронной почте :)). 

Вот вроде бы и всё про поточные карты. Будут вопросы - пишите, и удачной всем оптимизации :)





Если вам понравился/был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!



Поделитесь с друзьями в социальных сетях:



Комментариев нет:

Отправить комментарий