Снова основы тайм-менеджмента :) Было опубликовано в "Фарминдексе" №327 от 08.02.2012, стр.27-29. В заметке - несколько "фишек", которые действительно помогут вам выполнить то, что вы там напланировали.
Основной акцент сделан на оптимизацию взаимодействия с окружающими вас людьми, т.к. именно они - основной поглотитель времени ;)
* * *
Тут также всегда есть риск, что люди, для которых мы ранее были «всегда доступны», могут обидеться на нас. Обычно наша попытка защитить своё время воспринимается ими как «равнодушие», «чёрствость», недружелюбие и т.п. Но здесь очень важно не поддаваться эмоциональному давлению или манипуляциям со стороны. Необходимо очень хорошо подумать, проанализировать ситуацию, и сделать выбор: «Что на данном жизненном этапе для меня важнее – достижение моих целей или отношения с данным человеком?». И далее поступать в соответствии со сделанным выбором.
Основной акцент сделан на оптимизацию взаимодействия с окружающими вас людьми, т.к. именно они - основной поглотитель времени ;)
* * *
Предположим, что вам удалось идеально спланировать свой рабочий день (см. предыдущую заметку). Дело за малым – необходимо выполнить все намеченные дела, и успеть решить все задачи, расписанные в вашем ежедневнике на сегодня. В идеальном случае – хорошо бы и перевыполнить то, что было запланировано.
Сразу хочу предупредить, что оптимально планировать свой рабочий день – умение, которым владеют далеко не все. Чаще всего встречается «перепланирование», когда планируется выполнение слишком многих задач, при этом на них выделяется недостаточно времени (и других ресурсов), или неверно оценивается приоритетность выполнения задач.
Несколько реже, но встречается и «недопланирование», когда намеченные задачи оказываются мелкими, лёгкими, решаются очень быстро. После чего оставшееся «лишнее» время используется крайне непродуктивно, расходуется бесцельно.
Если ваша трудовая деятельность предполагает относительную неизменность выполняемых трудовых задач и функций, то избавиться от «перепланирования» или «недопланирования» несложно. Для выработки навыка оптимального планирования достаточно 1-2 месяцев. В течение этого времени необходимо просто регулярно планировать (на бумаге!) свой рабочий день, постоянно анализируя выполнение планов и корректируя новые планы.
Но вы уже чувствуете подвох в этой формулировке? Как верно утверждает народная мудрость: «Гладко было на бумаге, но забыли про овраги». Это означает, что стопроцентную точность выполнения наших планов можно получить только в том случае, если мы работаем в неких «идеальных» условиях, когда всё окружающее нас не меняется, не возникает никаких помех, препятствий и неожиданностей. К сожалению, в реальной жизни всё с точностью до наоборот – трудовой день наполнен неожиданностями, которые всеми способами стремятся сорвать выполнение нашего замечательного плана.
Если резюмировать, то секрет выполнения нашего «плана на день» - это эффективное противостояние помехам, которые блокируют выполнение плана. В тайм-менеджменте такие помехи традиционно называются «поглотители времени». Помехи могут быть как внешними (причина их возникновения внешняя), так и внутренними (причина кроется в нас самих).
Давайте подробнее рассмотрим внешние «поглотители времени». По результатам многочисленных исследований, «поглотитель №1» - это другие люди, претендующие на наше внимание, и, соответственно, отвлекающие нас от выполнения наших задач. Как правило, чем выше статус руководителя, тем больше у него подчиненных, и тем больше желающих «украсть» у него кусочек его времени.
Здесь существует вечная дилемма: быть «ближе к народу» (но тогда рабочий день руководителя превращается в 20-часовой) или «забаррикадироваться» у себя в кабинете (но тогда руководитель может потерять контроль над тем, что происходит в его организации).
У этой дилеммы есть решение: необходимо целенаправленно управлять контактами с другими людьми! Первое правило здесь: «Если я сам не распоряжаюсь своим временем, им будут распоряжаться другие». Следствие из этого правила: у вас не должно быть НИ ОДНОГО не запланированного (не управляемого) вами контакта!
Как этого добиться на практике? Вот простые правила:
1) Составьте список людей, с которыми вы общаетесь (или можете контактировать) на работе. Оцените, кто из этих людей полезен, действительно помогает вам в достижении ваших целей, а кто из них является «ходячим поглотителем» вашего времени.
На основе этой оценки составьте приоритезированный список, разделив всех на несколько групп. Каждая группа – это степень вашей доступности для тех, кто попал в данную категорию. В качестве примера, вот список из трёх групп, составленный одним руководителем: а) «общаться ежедневно, но не более 10-15 минут; встреча по их инициативе»; б) «общаться один раз в неделю, не более 20-30 минут; встреча по моей инициативе»; в) «общаться только в отведённое время (часы приема по личным вопросам, совещания и т.п.)».
2) Разработайте чёткие правила (своего рода ваш персональный «регламент доступности»), только при строгом соблюдении которых, у других людей появляется возможность заполучить ваше время. Такие правила могут быть очень разнообразными, например:
- Если партнер по общению ниже вас по статусу ВСЕГДА сами назначайте удобные для вас дату и время общения
- Если партнер по общению равного с вами статуса (или выше) обязательно заранее согласовывайте продолжительность общения, стараясь сделать его максимально насыщенным и компактным
- Если на ваше время претендует ваш подчиненный, то до непосредственного контакта с вами, он должен обязательно уведомить вас о сути вопроса с помощью докладной записки, письма по электронной почте и т.п.
- Если подчиненный обращается к вам с проблемным вопросом, то ДО начала разговора он обязан в письменном виде предложить не менее 2-3 собственных идей (предложений) по решению проблемы.
- Просто жёстко ограничивайте время встреч, совещаний, общения по телефону и т.п. Например, за исключением стратегически важных переговоров с деловыми партнерами, ни одна встреча не должна занимать более 15 минут; разговор по телефону – более 5 минут; совещание – более 40 минут и т.п.
3) Разумеется, список людей с разной «степенью допуска» к вам, а также регламентирующие общение с вами правила, не стоит вывешивать на всеобщее обозрение, и уж тем более, утверждать в качестве приказа по организации. Самое главное здесь – это решимость руководителя (менеджера), его готовность на практике последовательно и неуклонно придерживаться выбранной линии поведения (правил).
Просто поступайте сами в соответствии со сформулированными правилами – и окружающие вас люди очень быстро поймут, что «это всерьёз», и научатся уважать границы вашего персонального времени.
Напоследок замечу, что этот пункт для многих является психологически сложным. Так как предполагается, что очень многим, претендующим на ваше время, надо просто систематически говорить «нет». Говорить, пока они не «перевоспитаются», и не станут вести себя в соответствии с вашими правилами.
Тут также всегда есть риск, что люди, для которых мы ранее были «всегда доступны», могут обидеться на нас. Обычно наша попытка защитить своё время воспринимается ими как «равнодушие», «чёрствость», недружелюбие и т.п. Но здесь очень важно не поддаваться эмоциональному давлению или манипуляциям со стороны. Необходимо очень хорошо подумать, проанализировать ситуацию, и сделать выбор: «Что на данном жизненном этапе для меня важнее – достижение моих целей или отношения с данным человеком?». И далее поступать в соответствии со сделанным выбором.
Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!
Поделитесь с друзьями в социальных сетях:
Комментариев нет:
Отправить комментарий