Какой тайм-менеджмент мне нужен?

20 июня провёл очередной демо-тренинг по тайм-менеджменту.  Участников было немного, но, тем не менее, каждый пришёл со своей "любимой мозолью" - актуальной ТМ-проблемой, над решением которой мы совместно и поработали. 

Что характерно, участники очень четко поделились на две группы: 1) "чайники" :)  Т.е. те, кто испытывает нехватку времени, но пока ещё не знает, как с этим бороться;  2) "продвинутые" - т.е. те, кто уже в курсе, что такое "тайм-менеджмент", и даже имеет собственную систему управления временем, уже не первый год использует какие-то методы тайм-менеджмента. 

Актуальной проблемой для "продвинутых"

пользователей тайм-менеджерских систем является то, что любая, даже самая эффективная система со временем устаревает, теряет свою результативность. Жизнь меняется, цели и задачи меняются, сам пользователь тайм-менеджерской системы меняется психологически. Вот и получается, что те методы, которые ранее отлично работали, сейчас уже действуют не так хорошо. 

Такую "устаревшую" систему персонального тайм-менеджмента нужно или радикально менять или "тюнинговать" - т.е. модифицировать, обновлять привычные методы управления временем. Собственно, здесь и вопрос ко мне, как к эксперту: "Подскажи, что можно ещё попробовать?". Или даже глубже: "Почему моя замечательная (раньше) система управления временем сейчас так плохо мне помогает в жизни?". 

Разумеется, я тут не претендую на какую-то особую проницательность :) Ответы на эти вопросы вдумчивый человек вполне может "нарыть" самостоятельно. Но, поверьте, всегда интереснее получить квалифицированное мнение со стороны!  

К тому же, не в моих правилах давать готовые советы. Ситуацию всегда надо сначала изучить, проанализировать. Если ваш тайм-менеджмент сегодня работает не так эффективно, как вчера - то почему так происходит?  Задавать каверзные вопросы - мой конёк :)  Не слезу с клиента, пока не раскопаем (совместно!) всю подноготную :)) Определив причины неэффективности, уже гораздо проще придумать/подобрать способы совершенствования персональной системы управления временем.

Что касается первой категории ("чайников"), то для них самым актуальным вопросом является: "Какой тайм-менеджмент мне нужен?".  Просто от количества и разнообразия методов и техник - голова идёт кругом! Многие не хотят пользоваться "методом тыка", т.к. полжизни уйдет только на попытки испытать на себе разные техники тайм-менеджмента. 

...Периодически в тайм-менеджерском сообществе разгораются дискуссии на тему "Нужен ли особый тайм-менеджмент для людей творческих профессий?". Дескать, Муза не приходит по расписанию, и все эти начётнические извращения (планировать своё время, учитывать и т.п.) никуда не годятся... Причем, в этих дискуссиях достаточно убедительны и те, кто утверждает, что тайм-менеджмент очень полезен "творцам", и те представители "свободных профессий", которые считают тайм-менеджмент крайне вредным для своей результативной работы.

Я бы ставил этот вопрос совсем по-другому... Дело не в характере деятельности ("творческая" она или не "творческая"), дело в потоке задач/событий и в возможности человека осуществлять свободный выбор по отношению к этим самым задачам/событиям. Поясню. 

Предположим, я - вольный художник-дизайнер. Достаточно популярный и дорогой. Раз в месяц я делаю один дизайн-проект, на полученные от которого деньги я могу комфортно прожить 2-3 месяца (где-нибудь в тёплых странах :) ). При этом клиентов я не ищу - они сами выстраиваются ко мне в очередь, я лишь выбираю тех, с кем мне интересно работать. Я мог бы делать 5-6 дизайн-проектов в месяц, но зачем? Меня и так моя жизнь (и количество решаемых в ней задач) устраивает.

Или возьмём альтернативный пример: я  - менеджер среднего звена в большой компании. Надо мной 10 начальников, у меня 1000 человек в подчинении. Каждый день у меня порядка 5-6 личных встреч. Ежедневно я принимаю 20-30 входящих телефонных звонков и примерно 70 электронных писем - и более половины из них требуют принятия решения и ответных действий (т.е. являются задачами). Кроме того, у меня куча своих функциональных обязанностей: контролировать подчиненных, составлять отчеты и т.д. и т.п. 

А теперь "вопрос на засыпку": у кого больше поток задач - у дизайнера или у менеджера?  В данном примере поток задач менеджера значительно больше, его "плотность" в десятки раз превышает количество задач дизайнера.    

Возможна и обратная картина. Я по жизни знаю довольно много людей творческих профессий, занятость которых такова, что их поток задач в несколько раз превышает поток задач менеджеров в иных ленивых конторах ;) Именно поэтому споры о том, нужен ли "особый" тайм-менеджмент для людей творческих профессий - бессмысленны! Всё зависит от потока задач.

Понимание плотности потока задач можно пояснить на простом примере. Если в день на вашу электронную почту приходит не более 30-40 писем (при этом большая часть из них - рассылки или спам), а при этом вы ведете активную переписку с 2-5 адресатами - то на самом деле какие-то особые тайм-менеджерские приёмчики вам вовсе не нужны :)  Удивлены?  При таком объёме входящей информации её довольно легко  разгрести "вручную", а использование всяких изощрённых приёмчиков вроде автоматической сортировки почты, настройки автоответчиков и т.д. и т.п. просто не даст ощутимого прироста в скорости обработки информации. Звучит парадоксально, но тайм-менеджмент тут в принципе не нужен :)

И совсем другое дело, если ежедневно вы получаете от 50-70 писем и активно переписываетесь более чем с 15-20 адресатами. Плотность вхдящей информации (точнее, плотность потока задач! Т.к. каждое письмо требует принятия решения и ответной реакции) намного выше, и здесь уже жизненно необходимы инструменты, которые помогут с этим потоком быстро справиться. 

И не забываем про второй важный критерий - возможность осуществлять свободный выбор в отношении задач/событий. Теоретически, мы все, конечно, абсолютно свободны :) Но в контексте конкретной жизненной ситуации или конкретной деятельности всё может быть не так просто. 

В приведенном выше примере дизайнер - несомненно, свободен. Он сам выбирает, когда, как и с кем ему хочется работать. Менеджер - не свободен. Количество задач, которое поступает от 10 его начальников, совершенно непредсказуемо, но все их требуется обязательно выполнить. 

Если формулировать упрощённо, то тайм-менеджерская потребность "свободного" человека (дизайнера в нашем примере) - это борьба с "пустотой", с неопределенностью, с "недогруженностью", с растранжириванием избытка временного ресурса. 

Потребность "несвободного" человека (в нашем примере - менеджера) - борьба с "переполнением", с перегрузками, с острой нехваткой временного ресурса. 

Мы можем сделать шаг далее, и путём составления нехитрой матрицы можем получить 4 базовых типа тайм-менеджмента. 

1)   "Свободный человек + малый поток задач / событий"

2)  "Несвободный человек + малый поток задач / событий"

3)  "Свободный человек + большой поток задач / событий"

4)  "Несвободный человек + большой поток задач / событий"

Очевидно, что два наиболее контрастных типа это: 1) "свободный человек + малый поток задач/событий" и 2) "несвободный человек + большой поток задач/событий". Первый условно можно назвать "тайм-менеджментом для творческих людей" (условно ;))); а второй - например, "экстремальным".  Я второй из указанных типов часто "боевым" называю, т.к. условия его применения довольно жесткие - или ты отвоюешь своё время, или тебя выжмут, как лимончик, полностью израсходовав твое время для достижения непонятно каких целей. 

Для первого типа наиболее востребованными являются навыки, связанные с "поиском себя" :) А именно, с эффективным целеполаганием и целедостижением. Для этого необходимо самопознание, и прочие углубленные психологические весчи :)  Плюс необходимы специфические методики самоорганизации вроде самомотивации, борьбы с ленью и т.п.

Для второго типа в первую очередь нужны супер-эффективные техники для быстрого и качественного выполнения типовых/рутинных операций (вроде разгребания электронной почты), а также методы энергетического самоменеджмента (Как эффективно отдыхать? Как не "сломаться" морально, эмоционально, физически под такой рабочей нагрузкой? и т.п.). 

Какой тайм-менеджмент нужен вам лично? Решайте, выбирайте!  

Если тема интересна, то пишите - можно будет раскрыть её поподробнее ;)

---

Если вам понравился/был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!

---

Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

---