Рассылка Как стать лучшей версией себя?


Уважаемые гости и постоянные читатели Блога Сергея Калинина!


современное саморазвитие + духовные традиции + научная психология в моей рассылке




"Как стать лучшей версией себя? Прикладное саморазвитие для продвинутых"




Присоединяйтесь!


вторник, 22 февраля 2011 г.

Советы по оптимизации рабочего времени для работающих на дому фрилансеров


В блоге англоязычной версии Forbes (http://bit.ly/esQoKI) размещены три совета Джессики Клейман (Jessica Kleiman; дама по роду своих занятий ракламист, пиарщик) женщинам, работающим на дому. Советы явно будут полезны фрилансерам и тем, кто много работает в режиме "удаленного офиса".

По мнению автора статьи основными помехами в работе является т.н. "цифровой шум" - например, неожиданные входящие звонки по телефону, поток электронных писем и сообщений и т.п. Справиться с "цифровым шумом" (в статье приведена в качестве примера электронная почта, но принцип подойдет и к другим источникам "цифрового шума") должны помочь следующие рекомендации:



1. В соответствии с одноименным названием книги известного специалиста по ТМ Джулии Моргенстерн - "Никогда не читайте электронную почту утром!". Логика очень простая: если у вас обильная переписка, то открыв в начале рабочего дня свой Inbox, вы рискуете увязнуть в разгребании входящих писем и в ответах на них на неопределенный промежуток времени. Отсюда совет: чем позже (от начала рабочего дня) вы проверите свою почту, тем лучше.  Оптимально выбрать какой-нибудь определенный час, желательно в конце рабочего дня, который и посвятить работе с электронной почтой.

От себя добавлю, что совет несколько странный, т.к. своевременный контакт с клиентом или членами проектной группы, осуществляемый в т.ч. и с помощью электронной почты может быть в определенных проектах жизненно важным условием и производственной необходимостью. И, если таких проектов одновременно штук 10-15, то как можно проверять почту в конце рабочего дня?!?!?  Я для себя решил этот вопрос так:

А) если параллельных проектов в моей работе немного, то почта проверяется в несколько "подходов". Inbox в обязательном порядке проверяется в начале рабочего дня. Все входящие тут же сортируются на четыре группы (причем часть сортировки обычно осуществляет Outlook в соответствии с настроенными правилами/фильтрами) - "ответить немедленно", "ответить в течении дня", "ответить, когда будет настроение/свободное время", спам.

При этом железное правило: писем категории "ответить немедленно" не может быть более 3-5-7; они не требуют особых размышлений и сложного принятия решений; на них можно ответить очень кратко, иногда односложно ("Да", "Нет", "Необходима встреча" и т.п.).

Письма категории "ответить в течении дня" обычно требуют каких-то дополнительных действий - сбора дополнительной информации, согласований, иногда просто более детального обдумывания и т.п.

Письма "ответить, когда будет настроение" обычно носят не столько деловой характер, сколько связаны с поддержанием отношений. Их содержанием могут быть различные темы "не совсем по делу" (или совсем не по делу :) ) - от бытовых до философских.  Вот на письма этих двух категорий я отвечаю вполне в духе совета Джулии Моргенстерн - в самом конце рабочего дня, выкроив для этого определенный час-полтора; или заполняя написанием ответов всякие "переходные" периоды в работе продолжительностью минут по 10-15 - например, в качестве "раскачки" (вхождения в работу, например, после сытного обеда :) ).

Б) Если одновременно наваливается около десятка проектов и больше - первое, что делается: это в Outlook ставится галочка "Автономная работа" (чтобы программа не сообщала бы каждые три минуты о новом входящем письме). После чего вводится жесткий регламент на проверку почтового ящика. В зависимости от загруженности у меня это 3-4 раза в день, при этом используется алгоритм сортировки, описанный в п.А). Первый раз я проверяю почту в начале рабочего дня (10-15 мин); второй раз - в районе обеда (15-20 мин.); третий - в конце рабочего дня (30-40 мин.), и, возможно, какие-то письма "для души" оставляю на закуску перед сном (30-40 мин.).

2. Список дел / задач лучше всего формировать вечером, в самом конце рабочего дня. Тогда, на следующий день, вы с самого начала сможете сразу включиться в работу, не затрачивая лишнего времени на планирование.

От себя добавлю, что на своих тренингах по тайм-менеджменту, я всегда рекомендую варианты на выбор: можно составлять план рабочего дня в конце предыдущего или непосредственно в начале следующего. По моему мнению, здесь все очень сильно зависит от специфики деятельности и от личностных особенностей человека. Например, я лично чистейшей воды фрилансер (т.е. у меня нет "жесткого" рабочего дня "с 9.00 до 18.00"), при этом я ярко выраженная "сова" - поздно ложусь спать и поздно просыпаюсь. Причем ночные часы непосредственно перед сном у меня - самые продуктивные и тратить их на планирование следующего дня нерационально. Зато "утром" (у меня оно относительное :))) ) планирование своего рабочего дня в самом его начале позволяет как следует встряхнуться, проснуться, мобилизоваться, мотивировать себя :) - и сразу после составления такого плана "впрячься" в работу… 

Справедливости ради добавлю, что в некоторых случаях я планирую свой рабочий день все-таки накануне вечером. Это наиболее оптимальный способ в ситуациях перенасыщенной событиями и делами жизни, когда приходиться вставать непривычно рано, а день загружен настолько плотно, что некогда чаю попить :))

3. Сконцентрируйтесь на приоритетах!  В первую очередь выполняйте те задачи, результаты которых наиболее важны для достижения ваших целей. Такая целевая установка позволит более четко различать важность входящих сообщений, отличая действительно важные и срочные сообщения от просто срочных.

От себя:  тут уж не поспоришь, полностью согласен :)




Если вам понравился/был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!



Поделитесь с друзьями в социальных сетях:



Комментариев нет:

Отправить комментарий