Недельное планирование

Один из читателей моего блога задал мне вопрос о том, как я отношусь к недельному планированию в тайм-менеджменте, и что могу порекомендовать по этому самому планированию.

Отвечаю сначала про мой опыт...  Я начинал (лет 15 назад :)) с классической системы "многоуровневого" планирования. В ней было аж семь уровней планирования: план жизни ("цели всей жизни"); долгосрочные 5-летние цели; цель на год; цели на квартал; цели на месяц; цели на неделю (декаду); цели/задачи на день (см. схему ниже). 

Систему эту я подсмотрел у Лотара Зайверта (книга "Ваше время в ваших руках"). Немного её модифицировал :), и описал в своей книге С.Калинин "Тайм-менеджмент: практикум по управлению временем" (стр.216-218). Например, вместо недельных планов я использовал декадные планы (10-дневные).  Так мне показалось удобнее, т.к. календарные месяцы (29-31 день) не делятся ровно на семидневки; а поделить месяц на три 10-дневки оказалось хорошей идеей.

И вот почему: в течение месяца я достигал трёх целей; в течение квартала - 9; в течение года - 36.  36 - это общее число "ступенек", на которые я каскадировал одну главную цель года. Получался довольно жёсткий (но удобный) шаблон для построения "дерева целей" на год. 

Система была сравнительно удобная, и я пользовался ей примерно шесть лет. Главная сложность была в том, что моё планирование было реактивным (а не проактивным). В результате "равномерно нарезанные" цели на 10 дней получались не такими уж и равномерными :((. Некоторые из них достигались быстрее, чем за 10 дней; но чаще возникало отставание от плана.

И это отставание накапливалось :(. В итоге получалось, что вместо 36 запланированных целей низшего уровня (которые в сумме должны были привести к достижению стратегической годовой цели) я достигал 28-30 целей. А как известно, достигнутая на 90% цель достигнутой не считается :((. 

*   *   * 

На самом деле семиуровневая система планирования - это тупо заимствованная система производственного планирования родом годов, эдак, из 1940-1950. Для персонального тайм-менеджмента семь уровней планирования - перебор! Система получилась слишком громоздкая, и не очень удобная :(. 

Не могу сказать, что я прямо "мучился" с ней :). Такая тотальная система планирования и контроля была лично для меня очень полезна в плане самодисциплины. Это действительно жёсткая система, которая бескомпромиссно указывает на любые фактические отставания от плана. Но всё же я решил её упростить... 

Где-то у Глеба Архангельского мне попалась мысль о том, что достаточно всего трёх уровней планирования: стратегический план (цели на 1 год) - тактический план (цели на 1 неделю) - цели/задачи на день. 

Собственно тактическое (недельное) планирование у Архангельского включало в себя два аспекта: 1) планирование в начале недели "жёстких" дел на неделю вперёд (обычно это встречи);  2) планирование "мягких" регулярных дел, которые должны быть сделаны в течение недели, но не привязаны жёстко к определенному времени (например, это может быть наведение порядка на рабочем столе).  

Например, здесь Глеб предлагает планировать жёсткие дела на неделю в ежедневнике (Outlook'е); а  гибкие задачи на неделю предлагает выписывать на отдельном листке, и таскать этот листок с собой, чтобы когда наступит подходящий момент, не забыть их сделать.  

Независимо от идей Архангельского, я и сам сократил семиуровневую систему планов до трёхуровневой, и выбрал в качестве промежуточного горизонта планирования неделю. Объясню, почему. 

Всё просто: планирование тесно связано с нашим образом жизни и с нашей основной деятельностью. Для достижения моих личных целей удобной единицей планирования были 10 дней. Но подавляющее большинство людей (и мои клиенты в том числе) живут в ритме стандартной рабочей недели. Вот и мне пришлось подстраиваться :). 

*   *   * 

В принципе, моя система недельного планирования была очень похожа на ту, которую предлагает Г.Архангельский, но было несколько своих хаков :).  Вот они: 

1. Учёт "входа" в неделю и "выхода" из недели.  Рабочая неделя - это отдельный жизненный цикл, с которым тесно связана наша работоспособность. На эту тему много демотиваторов, например: 

Смысл всех демотиваторов простой: мы начинаем рабочую неделю (понедельник) в "коматозном" состоянии, и "воскресаем" только ближе к выходным. Это хорошо отражает ментальность "офисного планктона", но на самом деле это не совсем верно :)). Ещё в 1950-1970 годах физиологи очень подробно изучали, как меняется работоспособность в течение недели. Получилось вот что-то вроде такого графика: 

Смысл в том, что в начале недели ("вход") есть своеобразная раскачка, период "врабатываемости", за время которого мы выходим на оптимальную работоспособность. К концу недели неизбежно накапливается усталость, работоспособность закономерно снижается, и мы неосознанно начинаем экономить силы ("выход"). 

Продолжительность "входа" и "выхода" индивидуальна! Например, кому-то для "входа" в неделю достаточно часа-полутора в понедельник утром, а кто-то раскачивается до среды включительно :). 

Периоды "входа" и "выхода" также вовсе не обязательно одинаковы по своей продолжительности. Есть люди, которые быстро "входят" в неделю, но при этом быстро устают, и у них начинается спад ("выход"), который растягивается на 2-3 дня.

Бывает и обратная ситуация: человек долго "входит" в рабочую неделю, и самый "работун" его настигает в пятницу после обеда :). Но, как ни странно, ударный труд в пятницу позволяет таким людям быстро (и с чистой совестью :)) "выйти" из рабочей недели, и прекрасно себя чувствовать на выходных. 

В общем, повторюсь ещё раз - тут всё индивидуально, и надо просто знать, как именно вы "входите" и "выходите" :)) в рабочую неделю. И главное: "вход" и "выход" - это инерция, которая ворует основное время вашей работы. Совсем избавляться от них нельзя, т.к. в них есть прямая польза: "вход" позволяет подготовиться к работе и настроиться на неё; "выход" позволяет снизить стресс и не превратиться в трудоголика, а также "закрыть" результаты. Но вот сократить время на "вход" и на "выход", и сделать эти этапы более рациональными - это достойная задача для любого тайм-менеджера ;).

Что значит "сделать более рациональными"? Настройку на работу ("вход") и растождествление с работой ("выход") надо превратить в ритуалы. Ритуалы - это привычные, автоматизированные и рутинные действия, которые позволят максимально быстро "включать" свою работоспособность в начале недели и "выключать" в конце недели.

Например, классический ритуал утра понедельника ("вход") - это перепросмотр плана на наступившую неделю (выделение приоритетных задач, устранение лишних, резервирование времени и проч.). Организационный ритуал - планёрка, на которой сотрудникам раздаются задачи на неделю. 

Моим "фирменным" входным ритуалом были телефонные звонки (реже общение по электронной почте) тем людям, с которыми планировались встречи в течение недели. Цель звонков: подтверждение встречи, уточнение "повестки дня". Эти звонки я обычно делал в понедельник, начиная с 14.00 (утром люди могли быть на своих планерках). Иногда звонил не сам, а просил перезвонить мне в понедельник (для окончательного согласования встречи). 

Тут важно пояснить, что я интроверт :), и общение с людьми - это для меня хорошая энергетическая встряска. Что-то аналогичное приёму холодного душа :)). Но зато после таких звонков моя работоспособность быстренько включалась на полную мощность! 

Классический ритуал вечера пятницы - это подведение итогов, обзор достигнутых за неделю результатов. Делать это можно по-разному. Для себя лично можно зафиксировать "результаты недели" в ежедневнике или в личном дневнике.

В организации это можно сделать на обычной планёрке, но по моему мнению, тут лучше работают какие-нибудь методы визуализации, которые наглядно отображают результаты каждого сотрудника за неделю. Методов визуализации множество, и всегда можно придумать какие-нибудь индикаторы результативности.  (Тут не место о них рассказывать, но интересующимся советую заглянуть в такой раздел "бережливого производства" как VM - Visual Management). 

Можно придумать и какие-нибудь более душевные ритуалы "выхода" из рабочей недели. Например, знаю организации, где в пятницу вечером все сотрудники (включая руководство) дружно участвуют в небольшом "субботнике", наводя чистоту и красоту в рабочих помещениях. Знаю компании, где подведение итогов недели в пятницу проводится в виде посиделок за чаем с тортиком :). Тут главное не добавлять в чай слишком много бальзама :))).  В общем, любой ритуал, снижающий стресс в конце недели (конструктивными способами!) - это хорошо! 

*   *   * 

2. "Увольнительная" в середине недели.   Сколько себя помню - я работаю сразу на 2-3 местах работы, и одновременно веду 10-12 разнокалиберных проектов. А это означает, что обычные выходные дни (суббота и воскресенье) придуманы не для меня :).  Мало того, суббота и воскресенье часто оказываются теми самыми днями, когда компаниям удобнее всего проводить обучающие семинары и тренинги. А это и есть моя работа :). 

Кроме того, суббота и воскресенье обычно оказываются для меня самыми продуктивными днями для работы с информацией и для написания объёмных текстов. Просто в эти дни никто не пристаёт с разными мелкими (и не очень) рабочими вопросами, и можно как следует сосредоточиться на мыслях о великом :))). 

В принципе, если вы ведёте вольную фрилансерскую жизнь :), то можно обойтись и без выходных вовсе. Я очень долгое время так думал, и считал, что мне вполне достаточно микроотдыха. Но потом стал сознательно практиковать "увольнительную" в середине недели. 

"Увольнительная" - это большой резерв времени (полдня, 4-6 часов) во вторник / среду / четверг. На это время не планируются никакие серьёзные дела или неприятные рутины. Это время "чистого безделья", которое я разрешаю себе использовать по настроению; или планирую на это время какой-нибудь конструктивный отдых (например, прогулку на природе). 

Важно: "увольнительная" - это радикальное "отключение" от дел! В это время мой телефон отключён, я недоступен для любых контактов, а про моё местонахождение знают лишь 1-2 самых близких человека. Уж отдыхать - так отдыхать! :)  И, поверьте, нет большего морального удовлетворения, чем отдыхать в тот день, когда вся остальная страна работает :))). 

Что ещё важно: я не случайно говорю про "резерв времени". В очень редких случаях, когда наступают какие-то уникальные форс-мажоры, "увольнительной" можно и пожертвовать на пользу дела. Но такое очень и очень редко бывает...  

*   *   * 

3. Выстраивание рабочего потока для "дела недели". Некоторые задачи из запланированных на неделю можно сделать за один день. Но некоторые из них действительно решаются в масштабе недели, т.е. требуют 5-7 дней для получения результата. 

Я в шутку называю такие недельные задачи "отчётами" :)). Много лет назад я как-то раз поспорил с одним моим приятелем, что напишу отчёт по одному исследованию всего за неделю. Исследование проводилось по гранту в течение года, и предстояло обработать и проанализировать тысячи страниц с данными. За неделю я написал аналитический отчёт на 110 страниц; правда, 35 из них было занято таблицами, но коллеги всё равно расценили это как подвиг :). 

Подвиг этот был достаточно тупым :)). В том смысле, что я просто садился за текст утром, и заканчивал поздно вечером, ежедневно выдавая 10-15 страниц. Но, сознаюсь, этот алгоритм писательского успеха ("ежедневно выдавать N строк/страниц текста") показался мне слишком рутинным и скучным.  В ситуации с отчётом у меня просто не было выбора. Но когда выбор есть, гораздо лучше работает способ повышения продуктивности, который я назвал "выстраивание рабочего потока". 

Поясню на примере. Написать пост в блог или заметку в какой-нибудь журнал я могу за пару часов. Но если это содержательный длиннопост (которых большинство в моём блоге ;)), или серьёзная статья в научном журнале, то срок их написания - неделя. При этом эта недельная цель (написать пост/статью) дробится на несколько задач (1 день недели = 1 задача), которые выстраиваются в определенную последовательность. Каждая последующая задача логично вытекает из предыдущей, и сама последовательность позволяет решать их максимально легко и эффективно. 

Для написания поста/статьи мой недельный "поток" выглядит так: 

• понедельник - постановка цели ("написать пост/статью"), соотнесение со стратегическими целями ("продвижение в качестве консультанта по тайм-менеджменту"), проверка общей приоритетности данной цели (насколько вообще загружен мой график) и т.п. 
• вторник - уточнение темы ("О чём это вообще?"), главной концепции/идеи ("Что именно я хочу сказать?"), цели ("Для чего / для кого это?").
• среда - свободная генерация идей ("мозговой штурм"), а также поиск информации по теме
• четверг -  план статьи, основные тезисы, ключевые фразы, подбор фактов, примеров, иллюстрация и т.п.  
• пятница - написание чернового варианта статьи 
• суббота - "вычитка" статьи, чистовой вариант, публикация 

Это оптимальный "поток" для качественного написания статьи, но в случае крайней необходимости он может быть "свёрнут" до 2-3 дней (и даже меньше). 

Разумеется, для решения разных недельных задач нужно будет выстраивать разные "рабочие потоки", но, надеюсь, идея вам понятна :). Нужно только не забывать главное: "поток" - это оптимальный для вас алгоритм решения какой-то привычной недельной задачи. Если вы сформулировали и используете такой алгоритм, то он позволяет добиваться недельных целей не только вовремя, но ещё и с предсказуемо высоким уровнем качества. 

*   *   * 

Вопрос на засыпку :))) Какое недельное расписание является самым популярным в мире? Где недельное планирование используется чаще всего? 

Правильный ответ - в школе/институте ! Образчик самого популярного недельного планирования - это расписание уроков. 

Но в чём тут проблема? Проблема в том, что самое популярное недельное расписание (которое вдалбливается в наше сознание с детства) ориентировано на процесс, а не на результат. Школьные уроки - это повторяющиеся рутины. Это запланированный объём учебных часов, которые нужно распределить по дням, неделям и месяцам. Каков будет результат этих рутин - неизвестно :((. Т.е. результат-то, конечно, какой-то будет (знания по предметам), и его даже можно оценить на экзамене. Но вот только в саму систему еженедельного школьного планирования этот результат ну никак не заложен :((. 

На самом деле есть два типа планирования - задачное (проектное) и функциональное (рутинное, процессное). 

Задачное планирование - это выделение времени на однократное достижение цели. В зависимости от обеспеченности ресурсами (и прочих условий) мы планируем день / неделю / месяцы / года на достижение конкретной цели, и стараемся "уложиться" в этот план.  

Функциональное планирование - это выделение времени на многократное решение регулярно повторяющихся задач (функций). Т.е. планирование заключается в том, чтобы в нашем времени всегда (с определенной периодичностью) были промежутки времени, достаточные для поддержания данных функций. 

Пример задачного планирования: цель - пробежать марафонскую дистанцию не менее, чем за 4 часа; план - двухгодичный план интервальных тренировок, в котором есть конкретные "вехи" по наращиванию нагрузок до уровня запланированного конечного результата.  

Пример функционального планирования: цель - поддержание своего организма "в форме" (включая сохранение ряда простых кондиций - веса, процента жира, кардио-показателей, силы и проч.); план - регулярно посещение спортзала 3 раза в неделю по 1,5 часа. 

Разумеется, в жизни (и особенно в бизнесе) чаще всего необходимо сочетание двух типов планирования. Например, маркетинговые план по "захвату" нового рынка - это  классическое задачное (проектное) планирование. А вот планирование на неделю/месяц объёмов производства продукции, или планирование продаж, или планирование финансовых потоков  - это уже из разряда функционального планирования. Причём функциональное планирование в бизнесе обычно привязано к каким-нибудь типовым повторяющимся бизнес-процессам. Эти функциональные рутины удобно сортировать по направлениям ("сферам ответственности") - производство, финансы, персонал и проч.  

Но что интересно, в зависимости от организации жизни/работы иногда может наблюдаться "перекос" в сторону одного из типов планирования. Недельное планирование наиболее удобно именно для повторяющихся функций, т.е. для функционального планирования.

  Вот в качестве примера недельное планирование по сферам ответственности от Егора Гилева. Сферы ответственности повторяются практически каждый день в одно и то же отведённое на них время, т.е. становятся своего рода ритуалами, что должно повысить их продуктивность.  

А вот известный недельный график от Джека Дорси (кратко здесь и подробнее+видео здесь), который в 2011 году одновременно управлял Twitter и Square. Ежедневно он работал 16 часов в день, уделяя 8 часов Twitter и 8 часов Square.  Здесь сферы ответственности разнесены не по часам, а по дням недели: 

• Понедельник: Сосредоточиться на менеджменте и управлении компанией в целом
• Вторник: Сосредоточиться на продукте
• Среда: Сосредоточиться на маркетинге, коммуникациях и росте
• Четверг: Сосредоточиться на разработчиках и партнерства
• Пятница: Сосредоточиться на компании как таковой, на ее культуре и рекрутинге
• Суббота: Взять выходной и отправиться в поход
• Воскресенье: Сосредоточиться на осмыслении, обратной связи, стратегии и подготовке ко всей следующей неделе

От себя могу сказать, что Егор Гилев и Джек Дорси - настоящие джедаи :). Я пробовал планировать своё время по функциональному принципу (исключительно по сферам ответственности в дневном или недельном горизонтах),  но у меня это не прижилось :((. Такая рутинизация показалась мне слишком скучной и демотивирующей. 

Я за то, чтобы гибко сочетать оба подхода к планированию - задачное и функциональное. При этом рутин (ежедневных и еженедельных) в моей жизни сравнительно немного. Например, я не гонюсь за спортивными рекордами (т.е. задачное планирование мне там нафик не нужно). Но есть задача поддержания здорового образа жизни (т.к. я пожилой уже дяденька :))). И для решения этой задачи я использую функциональное планирование.  Я начинал с цели "найти время хотя бы на одно занятие физкультурой в неделю" :)), в настоящее время идёт закрепление рутины "ни дня без спорта". По факту это не менее одного часа в день; при этом соблюдается чередование: один день - силовая нагрузка, следующий день - кардио. В течение недели получается 3 дня силовых, 3 дня беговых, и 1 день полного отдыха (обычно через день после силового "дня ног" :)). 

*   *   * 

Под конец этой заметки открою всем страшную тайну :)  Недельное планирование сегодня не то чтобы отмирает, но оно явно не очень популярно. Мне кажется, что главный тренд современности: преобладание задачного (проектного) планирования над функциональным (к которому относится недельное планирование). 

Есть даже более хитрый тренд: задачное планирование маскируется под недельное :).  Сегодня есть довольно много систем "как бы недельного" :)) планирования, когда в течение одной недели нужно выполнять определенные предписания, добиться определенной цели; на следующей неделе - новые предписания и новая цель, и т.д.  

Таких "отдельных недель" обычно несколько; они связаны друг с другом; и по сути являются планом, например, на квартал (т.е. это квартальное планирование, которое маскируется под недельное :)). Я не случайно упомянул "квартал" - это 12 недель или примерно 100 дней. Методика стодневок обычно проста: ставится от 1 до 10 целей, достижение которых "нарезается" на тематические недели.  

Тема "стодневок" (и по-недельного планирования) в тайм-менеджменте и в саморазвитии сегодня необычайно популярна. Приведу три примера: 

1. Книга Брайана Морана и Майкла Леннингтона "12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев" (здесь моя подробная рецензия на неё, а здесь опыт Михаила Соловьёва - причём негативный! - который пытался применять эту систему на практике). 

2. Книга аж трёх авторов  Джон Норкросс, Джонатан Норкросс и Кристин Лоберг 

"Прокачай себя! Научно доказанная система по приобретению и закреплению полезных привычек" (на Лайфхакере есть довольно неплохая рецензия на неё). 

Авторы предлагают те же 12 недель для формирования новых полезных привычек; и, чем мне их книга особенно понравилась, что она близка к моим идеям по выстраиванию "рабочего потока".  Авторы считают, что любая устойчивая деятельность (привычка) формируется, проходя через 5 стадий: раздумье, подготовка, усилия, постоянство, сохранение. По сути дела это и есть этапы "рабочего потока", только разбитые не по дням, а по неделям :) 

3. Книга Карен Кейси "Изменись за 12 недель! План освобождения от стереотипных реакций и поступков".   (книга также выходила под названием "Освободи свой разум от стереотипов за 12 недель. Дневник личностного роста").  

Книга эта не столько про тайм-менеджмент, сколько про саморазвитие и личностный рост. В ней предлагается такой подход: на каждую неделю выбирается какая-нибудь одна психологическая тема для "проработки". Эта тема связана с внутренними иррациональными стереотипами (установками), которые в той или иной мере присутствуют у каждого.

Вот Карен Кейси и предлагает в течение недели сфокусировать своё внимание на одном из таких стереотипов; оценить степень его выраженности у себя; выявить поведение, в котором мы данный стереотип проявляем; и заменить это самое поведение на более конструктивное.  Т.е. её программа по-недельного планирования - это фактически такой 12-недельный план самопсихотерапии :) 

Например, на 7 неделе предлагается изучить иррациональное стремление всё и вся контролировать. Взамен рекомендуется опробовать навыки "отпускания контроля": расслабления; отказа от чрезмерной ответственности; принятия того, что мы в принципе контролировать не можем; понимание того, что чрезмерный контроль приводит к множеству проблем и т.п. 

*   *   * 

Какой из всего сказанного выше следует вывод? :)  Лично я в последнее время всё больше прихожу к тому, что в моей жизни наиболее удобной (экономной, достаточной и при этом эффективной) является система планирования, состоящая из двух уровней: 1) долгосрочного (цели на 1 год) и 2) ежедневного (цели/задачи на день). 

Третий промежуточный уровень в принципе может отсутствовать или может быть каким угодно :) - недельным, декадным, месячным, 90- или 100-дневным. Здесь всё зависит от ваших задач и от вашего образа жизни. 

Если вам удобнее функциональное (рутинное) планирование, то имеет смысл выбрать по-недельное или по-декадное планирование.

Если вам ближе задачное (проектное) планирование, то более удобным будет планирование в горизонте месяца или стодневок. 

На самом деле каких-либо жёстких требований тут нет, поэтому промежуточный уровень планирования - отличное поле для экспериментов :)  Так что - пробуйте!   

Всем добра и удачи!  ;)

---

Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!

---

Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

---