Продолжается серия моих публикаций, посвященных основам тайм-менеджмента - "Фарминдекс" (№ 326 от 25 января 2012 г., стр.23-25). В данной заметке очень кратко про ключевой навык каждого делового человека - умение планировать свой рабочий день.
* * *
* * *
Кроме обретения жизненной гармонии (см. заметку в предыдущем выпуске), тайм менеджмент может оказать значительную помощь в увеличении профессиональной продуктивности. Использование приёмов и техник тайм-менеджмента позволит вам быть более успешными в вашей работе, добиваясь больших трудовых результатов с помощью меньших усилий.
Существует очень много «точек приложения» ТМ в профессиональной деятельности. Например, можно улучшать ваши «техники личной работы» (ТЛР). ТЛР – это разного рода неспецифические навыки, которые являются универсальными во многих профессиях. Например, к ТЛР офисных работников относятся навыки быстрого/рационального чтения, навыки скоростной машинописи, навыки пользователя ПК и др. Если ваши ТЛР развиты и натренированы – вы начинаете выполнять рутинные трудовые операции значительно быстрее, добиваясь серьезного сокращения временных затрат на «технические» задачи.
Например, когда вы работаете в текстовом редакторе MS Word, ряд функций программы («сохранить», «копировать», «форматировать» и др.) вы активизируете в меню программы с помощью «мышки». В то же самое время все эти функции можно использовать с помощью нажатия определенного сочетания «горячих клавиш». При этом вам не надо тратить время на переключение внимания и движение руки от клавиатуры к «мыши». Казалось бы, это мелочь, но (что подтверждено исследованиями) использование «горячих клавиш» увеличивает скорость печати примерно на 30%!
Совершенствование ТЛР – процесс увлекательный, но бесконечный. Бесконечный потому, что всегда, независимо от уровня вашей квалификации, можно найти какие-то навыки, которые у вас можно «ускорить» с помощью дополнительного обучения и тренировки.
Известный специалист по тайм-менеджменту, Стивен Кови, сформулировал очень важный принцип: «Можно правильно делать дела, но лучше делать правильные дела». Тренировка ТЛР – это управление временными затратами через «правильное делание дел». Но есть и альтернативный подход: эффективно управлять затратами времени, делая «правильные дела». Как этого добиться?
Секрет делания «правильных дел» - в умении грамотно планировать свое рабочее время и реализовать этот план на практике. Вот три основных принципа эффективного планирования рабочего дня:
1. Четко сформулируйте 5-9 трудовых задач, которые должны быть выполнены в течение рабочего дня. Чаще всего на тренингах по ТМ со стороны участников слышится возмущенный вопрос: «А почему только 5-9 задач? Я обычно за день делаю 20-30 задач, а то и больше!».
Дело в том, что количество единиц информации, на которых человек может максимально эффективно концентрировать своё внимание, восприятие, мышление и т.п. равен семи (плюс-минус две) единицам. Кроме того, когда мы начинаем анализировать «сделанные 20-30 дел», то выясняется, что:
А) Многие из этих дел являются мелкими рутинными операциями, являющимися составной частью каких-то более крупных задач; т.е. по своему масштабу никак «не тянут» на серьезную трудовую задачу;
Б) Некоторые из этих дел являются однотипными и легко группируются в единый блок, т.е. в решение одной задачи. Например, можно 10 звонков клиентам считать решением 10 задач (что некорректно), а можно считать выполнением всего одной задачи – взаимодействия с клиентами.
Именно поэтому лучше не заниматься самообманом, а ограничивать свой рабочий день 5-9 трудовыми задачами. При этом, пусть эти задачи будут по-настоящему серьезными и масштабными.
2. Определите приоритетность ваших трудовых задач. Приоритетность – это оценка важности стоящих перед вами задач. Эта оценка даёт возможность выстроить задачи в очередь – т.е. понять, какую задачу необходимо выполнить в первую очередь, какую – во вторую и т.д.
Есть разные ТМ-способы оценки приоритетности стоящих перед вами задач. Например, один из методов заключается в оценке приоритетности с точки зрения соответствия результатов (последствий) выполнения задачи ценностям бизнеса/организации.
Предположим, вы работаете в продажах B2B, и ключевой ценностью для вас является безупречное выполнение обязательств перед клиентами и поставщиками. Следовательно, приоритетными для вас будут те задачи, выполнение которых поможет вам наиболее убедительно продемонстрировать деловым партнерам вашу надежность и безупречность.
Приоритетные задачи удобно маркировать как АВС:
- А – «задача должна быть выполнена обязательного сегодня, в первую очередь, несмотря ни на что»;
- В – «задача должна быть выполнена сегодня, но во вторую очередь»;
- С – «если будет возможность, задачу нужно выполнить».
Например, если в вашем ежедневнике на сегодня запланировано 7 задач, то категории «А» - должна быть только одна из них, категории «В» - 2 задачи, категории «С» - 4 задачи.
3. Запланируйте время для выполнения задач. Здесь всё просто: в первую очередь должно быть зарезервировано лучшее рабочее время (и в достаточном объёме) для выполнения задачи категории «А». Это время должно быть «неприкосновенным» - максимально защищенным от различных отвлекающих факторов и внезапно возникающих срочных дел.
Следующий шаг – необходимо запланировать резерв времени. Если у вас 8-часовой рабочий день, то резервировать необходимо не менее 1-1,5 часа (и не за счет обеденного перерыва или взятия работы на дом!). Лучше, если временной резерв будет заложен во второй половине рабочего дня.
Оставшееся время распределяется между задачами категории «В» и «С».
Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!
Поделитесь с друзьями в социальных сетях:
Комментариев нет:
Отправить комментарий