Американский бизнес-консультант Том Кокс (Tom Cox, http://tomonleadership.com/ ) позиционирует себя в качестве "гуру" для сверхзанятых и перегруженных ответственными задачами топ-менеджеров и директоров (CEO's).
/Напомню читателям, что это рубрика "Пересказ" - в ней я привожу не дословный перевод статей, а только основные тезисы + мои мысли и дополнения по теме. Если кого-то интересует оригинал статьи - читайте на сайте автора - С.К./
Он утверждает, что современные топ-менеджеры существуют в условиях стремительных внешних изменений, на которые необходимо максимально быстро реагировать. Они связаны всё возрастающими темпами и горизонтами планирования, на них постоянно давят "крайние сроки". Они включены в современную систему непрерывных коммуникаций, и круглосуточно доступны для контактов и общения.
В силу того, что "скорость" внешнего мира и условий деятельности CEO's постоянно нарастает, традиционные методы тайм-менеджмента (разработанные в 1960-1970-е) больше не эффективны. Необходимы новые, экстремальные методы управления временем, которые дадут современным менеджерам возможность быть успешными.
/От себя добавлю, что не вижу в предлагаемых советах ничего особенно "экстремального" :), но в общем и целом - советы неплохие, и могут быть полезны для манагеров :) - С.К. /
Том Кокс предлагает семь правил экстремального тайм-менеджмента:
1) Знайте, почему (для чего) вы хотите управлять временем.
Дело в том, что наши временные привычки (стратегии и способы использования времени, распределение бюджета времени на различные активности и т.п.) являются очень устойчивыми, инертными. Сложность изменения временных привычек у некоторых людей может быть сопоставима со сложностью изменений вроде "бросить курить", "похудеть на 20 килограмм", "перестать прожигать вечера пятницы в компании бестолковых обормотов" и т.п.
Чтобы радикально изменить тайм-привычки, человеку нужны достаточно сильные причины. Должна быть мощная мотивация, почему (для чего) он хочет научиться более эффективно управлять своим временем.
2) Ведите учёт времени (Time Log)
Наш способ (или стратегия) взаимодействия со временем является привычкой. Привычка - это набор автоматизированных действий (сценарий). Поведенческий сценарий обычно "включается" каким-то пусковым событием (триггером), а далее уже разворачивается без контроля сознания, без волевых усилий, с минимальными затратами внимания и т.д.
С одной стороны, формирование поведенческих сценариев - сильная сторона нашей психики, т.к. в привычных ситуациях сценарий позволяет значительно экономить силы (и время!), не снижая эффективность достижения требуемого результата. Но здесь кроется большая опасность, т.к. ситуация может измениться, и то, что мы делали эффективно "на автомате" в одних условиях, в других уже не работает.
И самое опасное: поведенческие сценарии являются "белым пятном" нашего сознания. Есть очень много вещей, которые мы делаем, не понимая, сколько времени мы в действительности затрачиваем на них. Существуют исследования, которые подтверждают, что люди систематически недооценивают затраты времени на рутинные активности. Например, "пил чай минут 10" на самом деле означает, что было потрачено 15-20 минут; "15-минутный перекур", приправленный задушевной беседой, легко превращается в 30-40 минутный перерыв в работе.
Единственный способ выйти из режима "автоматических растрат времени" - это вести учёт времени. Рекомендуется несколько дней вести хронометраж, фиксируя реальные затраты своего времени на разные виды активности. Главным результатом учета времени является выявление помех ("поглотителей времени").
Для современных CEO's наиболее распространенными поглотителями времени являются: а) затянутые совещания; б) прерывания (вторжение срочных дел/задач); в) малоценные ("не важные") задачи; г) информационная перегруженность (в частности, электронной почтой).
3) Задайте себе "четыре жизненно важных вопроса"
Ответы на эти вопросы помогут выявить новые возможности (своего рода стратегические направления) в более эффективном управлении временем:
А. Каковы мои главные приоритеты? (То, что мы реально делаем и наши тайм-привычки обычно и выражают наши реальные приоритеты. Если формулировать ещё проще: то, на что мы тратим больше всего времени - и есть наши реальные приоритеты).
Б. Как наилучшим образом усилить мои приоритеты? (От каких задач/активностей, которые не поддерживают приоритеты, можно отказаться?).
В. Какие из приоритетных задач могу сделать только я, и больше никто другой? (Многие руководители берут на себя много задач, которые они не должны делать. Особенно это характерно для менеджеров, которые выросли "снизу").
Г. Что меняется в вашем мире, и какие из этих изменений могут потребовать от меня больших затрат времени? (Если не реагировать на "вызовы времени" и не меняться самому, то можно бесконечно отстать и от жизни, и от бизнеса. Необходимо смотреть вперёд, и развивать в себе навыки и компетенции "на опережение". Т.е. к приоритетам надо добавлять новые перспективные активности).
4) Устраните рутинные и малоценные задачи
Очень важным для руководителя является умение концентрироваться на задачах правильного уровня. Важно решать достаточно масштабные высокоуровневые задачи, и безжалостно отбрасывать мелкие не-управленческие (технические) задачи.
Просто не делайте рутинные и неинтересные задачи, которые не бросают вам вызов, которые не развивают вас! Для менеджера лучшим вариантом устранения "задач низкого качества" является их делегирование подчиненным. Таки образом руководитель может высвободить до 10 свободных часов в неделю.
5) Избавьтесь от прерываний
Человеческое внимание обладает инерцией. Нам всегда требуется время, чтобы максимально включиться в какую-либо деятельность. Чем сложнее эта деятельность, чем более высокая степень концентрации необходима, тем больше требуется времени для того, чтобы "вработаться". Для взрослого человека этот период "врабатываемости" составляет от 5 до 15 минут.
Каждый раз, когда какие-либо помехи или обстоятельства отвлекают нас от выполнения нашего дела, в которые мы погружены - нам необходимо 5-15 минут, чтобы вновь начать работать с прежней продуктивностью. Если в течение дня мы сталкиваемся с несколькими прерываниями, то связанные с ними потери времени могут быть весьма значительными.
Прерывания могут возникать в силу внутренних и в силу внешних причин. Одной из наиболее распространенных внутренних причин является т.н. "многозадачность" - стремление выполнять одновременно несколько разноплановых дел. На самом деле, чаще всего многозадачность означает не параллельное выполнение двух и более задач, а постоянное переключение внимания между задачами.
Переключение внимания является очень энергозатратной активностью, приводящей к быстрому утомлению; страдает качество всех выполняемых задач; незаметно увеличивается время переключения с одной задачи на другую. Пусть время переключения в режиме "многозадачности" с одного дела на другое - не 15 минут, и даже не 5, а значительно меньше - всё равно переключения "съедают" достаточно много времени.
Что касается внешних прерываний - они очень индивидуальны, и выяснить их можно только на основе хронометража (см. п.2). Например, для кого-то это будут неупорядоченные входящие телефонные звонки, для кого-то - постоянно всплывающие уведомления электронной почты, чатов, соц.сетей и т.п. После выявление ваших "любимых" прерывателей - надо устранить их.
6) Выделяйте время на разработку стратегии и видения
Один раз в неделю (в начале или в конце недели) выделяйте как минимум полдня "тихого времени", надежно защищенного от рутинных задач и помех. В это время необходимо "замедлиться", посмотреть на свои действия и результаты "со стороны", и ответить на вопрос: "Двигаюсь ли я в том направлении, в котором хочу двигаться?"
Результатом размышлений над этим вопросом должна стать постановка вполне конкретных задач на текущую (или ближайшую) неделю. Или даже внесение корректировок в более долгосрочные цели и задачи.
7) Уважайте своё время
Помните, что время является невозобновимым ресурсом. Расходуйте его бережно и осмысленно, тратьте только на достойные цели. Если вы не будете ценить и уважать свой время, то окружающие - тем более.
Если вам понравился/был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!
Поделитесь с друзьями в социальных сетях:
Планирование - это золотое сечение в бизнесе. Невозможно стать сколько-нибудь успешных руководителем, если не умеешь организовать себя.
ОтветитьУдалить