Моя система работы с информацией

Моя система работы с информацией (2017). Часть 1.

Зачем нужна персональная система управления информацией? 

Многолетний опыт проведения тренингов по тайм-менеджменту убедил меня в том, что у каждого человека есть свой излюбленный хронофаг - способ нерационально терять время, растрачивать его нецелевым образом. Для кого-то главным поглотителем времени является общение с другими людьми, кто-то "зависает" в процессе принятия решений, но есть достаточно большая категория людей, кто буквально тонет в море информации.

 

Информация - это самовозрастающая сущность. Её рост подчиняется экспоненциальному закону. Например, есть данные, что количество блогов в сети удваивается каждые полгода; а общий объем сетевой информации увеличивается вдвое примерно каждый год-полтора. Создание Google начиналось с сохранения всего Интернета на одном компьютере: 

"– Работа над Google началась, когда мы с Сергеем еще были докторантами Стэнфордского университета на кафедре компьютерных технологий, – начал Пейдж. – У нас не было четкого представления о том, что именно мы хотим сделать. Но мне не давала покоя дерзкая мысль – загрузить весь Интернет на свой компьютер. Я сказал своему научному консультанту, что справлюсь с этой задачей за неделю. И примерно через год мне это частично удалось." (из книги Дэвида Вайза "Google. Прорыв в духе времени"). 

Думаю, что сегодня подобный эксперимент - сохранение "всего Интернета" на одном компьютере или даже в одном дата-центре - никому уже не под силу! Но проблема в том, что...

... что информации не просто слишком много - есть несколько факторов, вызывающих у каждого из нас тяжелейший информационный стресс: 

• всё возрастающая скорость создания/поступления новой информации, за которой мы не успеваем;  
• отсутствие определенности, противоречивость (на любой факт есть опровержение; на любое мнение есть альтернативные мнения); 
• некачественная информация (ложная, неточная, дублирующаяся и т.п.) никуда не исчезает - наоборот, она остаётся и накапливается в общем информационном потоке; 
• становится всё больше доступных каналов получения информации, следовательно, возрастает мощность/плотность потока информации; 
• лёгкая доступность "бесконечных архивов" (ВСЯ произведенная цифровая информация сохраняется, независимо от её ценности и актуальности); 
• преобладание дискретной (буквенно-цифровой) информации над образной (перегрузка левого полушария КГМ и "недогрузка" правого). /Кстати, всеобщая озабоченность "эмоциональным интеллектом" объясняется именно этим фактором!/; 
• по некоторым оценкам 95-98% информации в потоке является неструктурированной, не включенной в целостную систему знаний (что по факту приводит к ее неверному пониманию); 
• низкая релевантность информации относительно наших вопросов/целей (не помогает, а тормозит принятие решений). 

Кроме перечисленных факторов хочу добавить ещё один, крайне важный: если в недалёком прошлом (ещё в середине-конце 20 века) потоки информации были "раздельными", то сегодня они являются "смешанными", тесно переплетенными. Раньше, чтобы изолировать себя от потока рабочей информации, достаточно было уйти с работы домой и не поднимать трубку городского телефона (а многие его и не имели вовсе :)). Сегодня мы все являемся "подключенными" (благодаря мобильной связи и Интернету) к потоку информации в режиме 24/7. Спрятаться от рабочей информации практически невозможно; но кроме этого в 21 веке меняется и сама концепция занятости. Если вы представитель "креативного класса" и работаете на себя, то фактически невозможно провести границу между вашей трудовой занятостью и частной жизнью. Поэтому создание персональной системы работы с информацией является не только залогом высокой продуктивности на работе, но и просто условием выживания в современном мире. 

Итак, персональная система работы с информацией нужна вам: 

1. Если вы хотите избавиться от чрезмерного потребления информации как от "поглотителя времени".

2. Если вы хотите снизить уровень информационного стресса / информационной перегрузки.

3. Если вы хотите взять под контроль информационный поток и начать работать с информацией более осмысленно и целенаправленно. Чтобы она не мешала, а помогала в достижении ваших целей. 

4.  Если вы хотите навести порядок в информационных потоках, сделать работу с информацией максимально удобной, автоматизированной и технологичной. 

 

Мой опыт работы с информацией 

Сознаюсь, что данная заметка появилась благодаря многочисленным и настойчивым просьбам моих друзей и клиентов. Не считаю себя каким-то "самым умным" :) , но с информацией работаю давно, и кое-какой опыт накопил. Попробую кратко его описать... 

Начну с главного - с отношения к информации. Наверное, потребность в новой информации является во многом врождённой :)  Сколько себя помню, с самого раннего детства я был (и остаюсь сейчас) очень любопытным и любознательным человеком. Я ЛЮБЛЮ УЗНАВАТЬ НОВОЕ! Мне интересно ВСЁ :) , и про это "всё" мне хочется узнать как можно больше :)). В школе я всегда учился хорошо, но не потому, что был "ботаником" - уроки я делал из под палки, и только чтобы от меня отстали - а потому, что мне было интересно узнавать информацию по школьным предметам из других источников. 

Есть разные способы учиться и/или получать новую информацию. Кто-то любит задавать вопросы, кто-то любит сам изобретать/создавать, кто-то любит экспериментировать, и т.д. У меня с детства есть три излюбленных способа получения информации: 1) чтение книг; 2) эксперимент (проверка на собственном опыте); 3) обмен опытом/знаниями в группе единомышленников/друзей. Причем первые два способа более приоритетны, т.к. я интраверт и довольно непросто схожусь с другими людьми. (Знаете ли вы свои излюбленные способы учиться/узнавать новое? Это важно!)

Вот характерный пример их моего детства: классе в шестом в одной из книг по истории древнего мира я вычитываю рецепт раствора, который использовался при строительстве крепостей. После чего иду гулять во двор, и пытаюсь изготовить данный раствор из подручных материалов :) . С помощью раствора делаю кусочек крепостной стены, высотой до колена. После чего ко мне подходят дворовые гопники с явным намерением сломать мою стенку. Посвящаю их в ход эксперимента, после чего у меня образуется команда помощников из трёх человек :). С растворами и стенами мы экспериментировали недели две, пока не надоело. Кстати, рецепт лучшего состава раствора до сих пор хранится в моих записях; надо будет по случаю продать каким-нибудь любителям эко-строительства ;) .

В старших классах школы у меня появилась чёткая определенность, кем я хочу стать в этой жизни. Меня очень привлекала карьера учёного, работающего "в тиши библиотек" :) в каком-нибудь НИИ и изучающего какую-нибудь глобальную проблему. Меня интересовала биология (в частности бионика), и с какого-то времени - психология. Не скажу, что мои интересы были тогда чётко сформулированы, но сегодня я определил бы их как машинное/программное моделирование психических процессов, в частности - эмоций. Это я пишу к тому, что с детства я был предрасположен быть "книжным червём", кабинетным учёным-теоретиком, который ковыряется в информации, и при этом предельно счастлив :)). Но, забегая вперёд, скажу, что жизнь распорядилась иначе... Сегодня бОльшую часть своего времени я работаю как исследователь-практик, помогая в решении проблем конкретных людей или организаций. А "тишь библиотек" является для меня скорее способом отдыха и частью непрерывного самообразования. 

Могу сказать, что мне очень повезло с родителями - именно мама и папа были моими первыми учителями/образцами в том, как надо работать с информацией. Все самые интересные для меня книги я находил в отцовской библиотеке; сам отец очень много читал и активно работал с книгами. Мама по образованию библиотечный работник, и именно она научила меня работать с такими инструментами как рубрикатор, каталоги, картотека, библиография и др. Мама (за что я очень ей благодарен!) всегда была в курсе моих интересов и увлечений, и активно помогала мне в сборе полезной информации. Например, она до сих пор :) делает вырезки из газет и журналов с потенциально ценными для меня цитатами, статистическими данными, мнениями экспертов и т.п.

На фото ниже вы видите часть моей бумажной картотеки. Сами перфокарты мне принесла с работы мама. И первые карточки в этой картотеке были карточками с цитатами, выписанными для меня мамой (для примера три такие карточки лежат сверху):

     

От себя добавлю, что опыт многолетней работы с бумажной картотекой бесценен! Во-первых, я до сих пор пользуюсь ей; а во-вторых, это помогло мне лучше понять, что я хочу от электронной картотеки, и как наиболее эффективно я могу её использовать.

После поступления в университет (ЛГУ, ныне СПбГУ) я столкнулся с настоящим "культом знаний". Не подумайте только, что это была какая-то "секта задротов"! :))  Во-первых, восхищали своей эрудицией преподаватели. Слушать их было безумно интересно, и они невольно задавали тот высокий уровень знаний, которому хотелось подражать и соответствовать. Во-вторых, поступить в ВУЗ, выдержав конкурс в 22-25 человек на место, мог далеко не каждый. Считал (и считаю) своих однокурсников интеллектуальной элитой своего времени. А попадая в общество очень умных и эрудированных людей, сам невольно стараешься быть таким (об этом хорошо писал М.Гладуэлл в "Переломном моменте" ;)). В-третьих, моё обучение совпало с годами Перестройки и распада СССР. Это было уникальное время, когда неожиданно открылся огромный пласт информации, которая ранее была в СССР запрещена. Стали издавать философов и психологов, тексты которых были или жутким дефицитом или просто не переведены на русский. Например, обучаясь на психфаке, я мог читать Фрейда только в читальном зале, заранее записываясь на раритетные издания 1910-1920-х годов. А тут вдруг все эти книги появились чуть ли не на каждом книжном прилавке! Разумеется, было интересно всё это прочитать :). 

На фото ниже: слева дореволюционное издание Ф.Ницше из библиотеки отца (как сейчас помню, что он просил "особенно про неё в школе не распространяться" :)), а справа двухтомник, купленный в 1990 "на Крупе" ;) 

Спасибо Универу, он привил мне навыки научно-исследовательские работы с информацией. Наука - особый социальный институт (в котором мне, кстати, многое не нравится :( ), и научная деятельность имеет свою специфику. Но есть множество навыков, которые можно эффективно применять в любой деятельности: выявление/постановка проблемы и формулировка исследовательской задачи; выдвижение гипотез и разработка исследовательской программы по их проверке; обзор существующих фактов / данных / моделей и т.п. ; концептуализация (выбор методологии и разработка понятийного аппарата); экспериментальный дизайн, и т.д. Сюда же можно включить и технические навыки как составление реферативных обзоров книг/статей по теме, навыки конспектирования, составление библиографий и персональной картотеки/архива.

Студенческие навыки работы с информацией позволили мне получить диплом с отличием и написать диссертацию. После окончания университета я стал работать в качестве преподавателя психологии в ПГПИ (Псковском гос.пед.институте). У преподов есть старая шутка о том, что искусство преподавания заключается в том, чтобы красиво пересказать студентам методичку, которую сам прочитал за полчаса до лекции :)  Так вот эта поговорка не про меня - к написанию конспектов лекций я относился мега-ответственно. Мало того, мне казалось принципиально важным, чтобы в моих лекциях были самые свежие исследования по самым актуальным проблемам данной научной дисциплины. Сегодня благодаря Интернету поддерживать подобную актуальность учебных курсов сравнительно легко, а в то время я был подписан на все доступные в стране научные журналы по психологии и смежным отраслям, плюс заказывал по почте сборники статей с научных конференций. В общем, добывать крупицы полезной информации - было довольно нешуточным трудом!

Добавлю, что за более чем 20 лет работы преподавателем я прочитал десятки лекционных курсов (я уж не говорю о сотнях краткосрочных семинаров, тренингов, отдельных выступлений). Практически по каждому курсу у меня есть "досье" - архивная папка, постоянно пополняемая какой-нибудь ценной информацией. Сознаюсь, что некоторые курсы типа "Педагогической психологии" :) я не читаю уже много лет, поэтому заветная папочка давно уже ничем не пополнялась. А некоторые досье (типа "Психологическое консультирование и коучинг", "Маркетинг услуг", "Психология управления" и др.) обновляются и дополняются и по сей день.  

На начало преподавательской работы моя система работы с информацией включала несколько основных "кирпичиков": 1) "входящая" информация в виде книг, научных журналов и сборников статей, в виде данных моих собственных исследований (а также моих учеников); 2) информационный поток перерабатывался и сортировался частично в картотеку (цитаты, отдельные факты/примеры/цифры, термины и определения, персоны, библиографические карточки и др.), частично в архив (полноформатные статьи, конспекты, вырезки из газет и т.п.); 3) собственно для работы с информацией (для создания "исходящих" научных и СМИ-шных публикаций) я использовал рабочие тетради (в основном любимые блокноты на пружинке :)). В блокнотах сначала писал план/схему/ключевые идеи статьи, после чего обкладывался книгами (с продвинутой системой закладок ;)), карточками из картотеки, архивными папками, и начинал писать черновик статьи. Когда был готов чистовой вариант, перепечатывал его на печатной машинке (да-да, речь ещё про те древние времена, когда компьютеры ещё были недоступны :)).    

На фото: слева - те самые рабочие блокноты на пружинке, справа - архивные папки (я использовал обычные бумажные скоросшиватели). Обратите внимание на цветовую маркировку - это маркеры, помогающие быстро находить материалы по определенной теме. Например, светло-зеленый корешок - материалы по моей научной специализации (психология эмоций), оранжевый - по психотерапии, темно-зеленый - психология общения/коммуникаций, и т.д. Всего я использовал 10 цветов, плюс их сочетания (например, темно-зеленый + оранжевый = материалы по групповой психотерапии). 

Добавлю ещё пару штрихов к моим техническим навыкам по работе с информацией: 1) В старших классах школы и в студенческие годы я довольно серьёзно увлекался разными техниками чтения, в т.ч. скорочтением;  2) В студенческие годы я был фанатом стенографии и испытывал самые разные методы конспектирования книг/лекций;  3) Во время службы в армии меня в добровольно-принудительно :) обучили методу слепой десятипальцевой печати. Причём печатал я сначала на механической печатной машинке, потом на электрической, потом при первой же возможности приобрёл IBM XT 286 :) . Но могу сказать честно, что компьютер довольно долгое время был "вспомогательным элементом" в моей персональной системе работы с информацией - в основном он выполнял функцию печатной машинки. Ну, и примитивного файлового архива, где электронные документы были просто раскиданы по соответствующим папкам (которые фактически дублировали разделы моего бумажного архива/картотеки). Причем наличие компьютера даже не сильно изменило процесс написания статей - сначала я всё равно писал черновик в рабочем блокноте, а лишь потом набирал чистовую версию статьи в MS Word. 

Не хочу здесь повторяться, но я очень много экспериментировал (и продолжаю это делать ;)) с различными компьютерными программами и сервисами, которые помогают мне работать с информацией. Например, про мои попытки найти удобную электронную альтернативу моей бумажной картотеке я писал здесь. Я пробовал делать карточки в виде отдельных текстовых файлов (с ключевыми словами), в виде карточек MS Works, в виде самописной картотеки в MS Access, в виде "Заметок" в Outlook и т.д. В результате дождался появления удобных программ типа Evernote или Wiznote, которые сегодня полностью удовлетворяют мои потребности в удобной цифровой картотеке. 

Примерно с 2010 года моя система управления информацией стала максимально (насколько это возможно) безбумажной. Все мои информационные потоки на всех своих этапах ("вход - переработка - выход") существуют на 80% "в цифре". Например, для того, чтобы получать необходимую и достаточную информацию по моей научной теме (психосемантика эмоций) мне достаточно доступных в сети электронных статей/монографий, а также полутора десятка RSS-подписок на новости ведущих мировых лабораторий, работающих по данной теме. Этого вполне достаточно, чтобы оставаться экспертом в своей области знаний и быть в курсе новейших трендов. (Есть лишь две проблемы: а) дороговизна некоторых публикаций; б) некоторые бумажные публикации появляются в цифре через довольно долгое время). 

Даже если я читаю бумажную статью/книгу, добавляя к ней пометки и закладки, то потом я в любом случае стараюсь найти электронную версию данного текста, и уже из него "выдергиваю" в картотеку необходимые мне цитаты, примеры, факты и т.п. Если электронный текст найти не получается, то информация в электронную картотеку/конспект переносится ручками, что, конечно же, занимает больше времени :( . 

Могу сказать, что полностью перейти на ЭДО (электронный документооборот) не получается по двум причинам: 1) Я продолжаю работать с бумажными картотекой/архивом/блокнотами, которые наполнялись информацией десятилетиями. Одно время у меня был порыв перевести всё это в цифру, но по трудозатратам это титанический труд :( . Поэтому я отказался от данной затеи и продолжаю шокировать моих гостей пожелтевшими папками :)) ;

2) Есть и позитивный смысл в сохранении/работе с бумажными носителями информации. Мне, к примеру, очень нравится идея Остина Клеона о том, что для поддержания высокой продуктивности крайне полезно иметь две рабочие зоны - цифровую и бумажную. В бумажной рабочей зоне можно "думать руками", работать с информацией с помощью иных креативных техник. Например, мне по-прежнему нравится делать (рисовать) визуальные конспекты некоторых книг. Например, сделать от руки схему / набросок / тезисы будущей статьи в рабочем блокноте для меня гораздо более творческое решение, чем писать это где-нибудь в Ворде. 

Добавлю, что я вовсе не считаю мою систему работы с информацией идеальной. В ней есть много слабых мест - например, информация теряется как на бумажных носителях, так и на ПК. Бумагу (конспект, карточку) легче потерять и проще положить "не на то место" (с удивлением обнаружив её там года через три :)). На ПК периодически умирает HDD, вирус съедает базу писем/заметок в Outlook, и т.д., и т.п.

На ПК остаётся некая "зона хаоса" в виде скачанных из сети, но так и не разобранных разноформатных файлов. Причём эта "зона хаоса" может сохраняться годами, кочуя из одного бэкапа в другой. (В последнее время я уже просто безжалостно стираю всё, что скачал, но так и не использовал/не разобрал в течение последнего месяца). 

Возможности рубрикации и поиска информации на бумажных носителях ооочень сильно отстают по своим возможностями от рубрикации и поиска на электронных носителях. Т.е. "бумажные пережитки" (при всей их полезности) тормозят мою работу, и я это чувствую :( . 

Но, тем не менее, моя "не идеальная" :) система работы с информацией меня вполне устраивает и даёт возможность поддерживать высокую экспертность в приоритетных для меня жизненных и профессиональных сферах. В следующих заметках я планирую написать подробнее о том, как я выстраиваю управление моими информационными потоками сегодня и какие компьютерные программы/сервисы использую для этого. 

Это лишь первая заметка о моей системе работы с информацией :)  Надо ли вам читать следующие заметки? Ответ на этот вопрос зависит от того, насколько близко мы понимаем "информацию", насколько она важна в нашей жизни, и насколько похоже мы её используем. 

Ваш покорный слуга - психолог, коуч, бизнес-консультант, преподаватель. Я работаю преимущественно с гуманитарной (о людях, отношениях, организациях и т.п.) и сложной (системной) информацией.  Я работаю с информацией:

а) как накопитель, хранитель и транслятор знаний (преподаватель);

б) как популяризатор научных знаний и моделей (для СМИ, клиентов);

в) как аналитик, исследователь и экспериментатор;

г) как "решатель проблем"; 

д) как инженер-проектировщик изменений в сложных системах (люди, отношения, организации). 

По своему складу я любитель целостного (системного, холистического) и междисциплинарного ("дженералистского") подхода к работе с информацией. В наш узко-специализированный век стараюсь быть "человеком эпохи Возрождения" ;) , многосторонним и эрудированным.

Я довольно иронично отношусь к фанатичным и приземлённым практикам, потому что неоднократно наблюдал подтверждение мудрости: "Нет ничего практичнее хорошей теории". Уважительно отношусь к теоретической информации, и считаю, что тот "практик", который игнорирует теории и сам не в состоянии моделировать ("теоретизировать") свою деятельность, никогда не станет хорошим профессионалом.  Это как две стороны одной монеты. 

Моя система работы с информацией создавалась в контексте моей работы, а также в соответствии с указанными выше принципами. Если это актуально для вас, схоже с вами - обязательно читайте следующий пост!  Он будет посвящен описанию трёх принципиальных моделей для построения персональной системы работы с информацией.

... продолжение следует! ...

  

P.S.  Чуть не забыл! В июне 2017 на замечательном ресурсе о личной эффективности "Будет сделано!" вышел подкаст №52 о минимализме, где Сергей Калинин в беседе с Никитой Маклаховым раскрывает все самые-самые секретные техники расхламления своей жизни ;) Если кто пропустил - обязательно послушайте! 

---

Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!

---

Задать вопрос автору (психологу, бизнес-консультанту Сергею Калинину), договориться об online-консультации или коуч-сессии можно: kalinin.s.09@gmail.com

---

Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

---