Инструменты SCRUM для тайм-менеджмента

Друзья, я уже устал повторять, что корпоративный тайм-менеджмент - это отнюдь не принудительное внедрение Outlook'а в работу всех сотрудников. Корпоративный тайм-менеджмент - это синхронизация всех подсистем организации.

Инструменты для такой синхронизации могут быть разными; но один из наиболее универсальных - система планирования. Есть разные подходы к планированию; и здесь интересна эволюция этих самых подходов. Первые методологии планирования появились ещё в начале 20 века на производстве и в армии. Как правило планирование заключалось в "нарезке" стратегических долгосрочных целей на задачи, которые привязывались к календарным датам. Всё это отображалось в красивых таблицах или ленточных графиках (графиках Ганта). 

Следующим шагом в развитии планирования можно считать сетевое и сбалансированное планирование, так или иначе отражённое в классических методологиях Project Management (вроде PMI). Планирование эволюционирует не само по себе, а в соответствии с теми изменениями, которые претерпевают организации и бизнес в целом. Например, функциональные организации с жёсткой иерархической ("армейской") оргструктурой встречаются всё реже. Зато плодятся организации сетевые, ячеечные, модульные, виртуальные и проч.; и бог знает ещё какие появятся завтра!  

 

Общий тренд заключается в том, что механистический орг.дизайн вытесняется органическим. Даже в крупных компаниях люди работают в небольших командах, наделённых значительной автономией. Долгосрочное планирование становится всё более схематичным ("пунктиром"), и активно дополняется адаптивным краткосрочным планированием. Речь идёт о гибких проектных методологиях, и о методах планирования, которые разработаны в их рамках.  

Не удивительно, что сейчас гибкие методы планирования применяются в основном в IT. По инновационности и динамике развития IT-отрасль - впереди планеты всей :). Но я не сомневаюсь, что эти методы планирования (пусть даже в модифицированном виде) будут использованы и в других отраслях. И могут стать для многих людей и компаний крутыми "точками роста"... И, разумеется, одним из эффективных инструментов личного и корпоративного тайм-менеджмент ;) 

...ладно, хватит уже интриговать :))) О чём эта заметка? 

Идея её написания возникла у меня после прочтения книги Джеффа Сазерленда 

"Scrum. Революционный метод управления проектами"  (МИФ, 2015; страничка книги на сайте издательства;  книга на Озоне).  Для тех, кто не в курсе, SCRUM - это одна из тех самых новых гибких проектных методологий, а Джефф Сазерленд - её создатель. 

SCRUM (читается как "скрам") - это изначально спортивный термин из регби, который означает "схватка", "столкновение", т.е. тот самый момент, когда игроки активно борются за мяч.  Разумеется, Сазерленд использует "скрам" в переносном смысле: как постоянное и регулярное "столкновение" разработчиков с промежуточными результатами своего труда по мере решения главной задачи. 

Сразу хочу сказать, что о SCRUM я знаю довольно давно, но почитать текст создателя методики - это отдельное удовольствие :). Во-первых, лучше начинаешь понимать корни метода, своего рода предпосылки, на основе которых он создавался.  А предпосылки там очень интересные: и система "бережливого производства" Тойоты, и принципы айкидо, и интеллектуальные находки военных (вроде "цикла Бойда") и многое другое. 

Во-вторых, автор является главным энтузиастом своего собственного метода, т.е. больше всех остальных заинтересован в его максимально широком применении. В книге есть очень любопытная  9 глава "Изменить мир", в которой содержатся примеры использования SCRUM в школьном образовании,  в социальных проектах (борьба с бедностью), в гос.программах. 

Возможно, автор является чрезмерным оптимистом и считает SCRUM универсальным средством от всех мировых проблем. Но на мой взгляд эта глава и является самой интересной, т.к. (повторюсь) - эта методика управления проектами может быть вполне успешно применена не только в IT. 

*   *   * 

Скажу честно, что мне лень :)) пересказывать саму методику, т.к. информации (краткой и подробной) по SCRUM в сети ОЧЕНЬ много!  SCRUM - очень компактная методика, которая может быть изучена буквально за пару дней.  В книге краткое руководство по внедрению SCRUM умещается в "Приложении" буквально на пяти страничках :).  

Если вы слышите про SCRUM впервые и вам очень не терпится понять основы этого метода - рекомендую данную заметку на Zillione. Кстати, в этой заметке очень толковая подборка названий программ, которые используются для управления SCRUM-проектами. 

Если хотите подробностей, то на этой страничке можно найти и скачать официальное руководство по SCRUM на русском языке.  

...Пока я читал книгу Сазерленда "Scrum. Революционный метод управления проектами", меня всё время мучил вопрос: для кого же она больше всего предназначена?   Книжка сравнительно простая, в ней лишь основы метода. В ней явно мало информации для того, чтобы она была полезна именно в IT-проектах. 

Кроме того, я уверен, что отечественных IT-специалистов скрамом не удивишь - метод не просто давно применяется, по нему хватает и негативных отзывов.  Просто ради любопытства наберите в любом поисковике "О чем молчит SCRUM", и найдёте массу информации (например) об слабых сторонах метода.  

Именно поэтому мне кажется, что главная аудитория книги - не айтишники! Книга будет интересна в первую очередь руководителям небольших проектных групп в любой организации, где руководство готово отойти от жёсткого иерархического стиля управления. Думаю, что SCRUM-менеджмент наиболее актуален для малого бизнеса и НКО.  Скажу честно, что мне в моей практике пока не встречались не-айтишные фирмы, использующие в своей работе SCRUM. Но я почему-то уверен, что такие "ненормальные" скоро найдутся ;) 

*   *   * 

Но, по моему мнению, книга не зря устойчиво поселилась в лидерах продаж Amazon именно в разделе "тайм-менеджмент"!  SCRUM - это набор инструментов по управлению временем, которые могут применяться как в рамках целостной методологии (т.е. "полного SCRUM"), так и выборочно. 

Давайте я перечислю мои любимые SCRUM-инструменты (при этом некоторые из них я использовал до того, как узнал про скрам :)) для тайм-менеджмента: 

1) Бэклог.  В терминологии SCRUM "бэклог" - это список ВСЕХ задач по проекту, записанных в ОДНОМ месте. Это принципиально важный момент, т.к. выбор актуальных задач для реализации в горизонте оперативного планирования (или "спринта" в терминологии Скрам) осуществляется из ОБЩЕГО списка задач.  Это позволяет выбирать с одной стороны, наиболее актуальные задачи, а с другой стороны, наиболее обеспеченные ресурсами, соответствующие функциональному состоянию и т.п. 

К общему списку задач я пришёл несколько лет назад, хотя до этого напротив - пытался вести несколько параллельных списков задач по различным направлениям/проектам. 

Также мне особенно нравится понимание "задачи" в скрам. "Задача" - это то, что по завершению обладает законченной и самодостаточной функциональностью. Это то, что осязаемо (можно пощупать и продемонстрировать окружающим) и полезно / имеет ценность для пользователя/заказчика. 

Сознаюсь, что на первых порах моего увлечения тайм-менеджментом я страдал нехорошей привычкой :) - записывать в "завершённые задачи" те достижения, которые фактически являлись лишь малой частью результата. Иначе говоря, в "завершённые задачи" попадало то, что доставляло много субъективного удовлетворения ("какой я молодец!" :))), но их вряд ли можно было "пощупать руками", и они точно не обладали самодостаточной функциональностью :((.  SCRUM - это хорошая прививка от субъективных "результатов", которая учит быть реалистом и стремиться к реальным достижениям.  Особенно рекомендовано начинающим тайм-менеджерам ;) 

*   *   * 

2) Есть разные способы оценивания приоритетности запланированных задач. Можно использовать "срочность Х важность" Эйзенхауэра; можно применять ABC Л.Зайверта; можно опираться на принцип Парето (20/80).  В SCRUM определение  приоритетности задач связано с их сложностью; а для оценки сложности используется ряд чисел Фибоначчи - 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34 и т.д.  Такая прогрессия позволяет очень наглядно отличить "лёгкие" задачи от "сложных". 

Сама процедура приписывания этих оценок трудности задачам называется "покер планирования".  Скажу по секрету, что "покер планирования" - отличная методика, которая прекрасно работает в самых разных контекстах (если вдруг возникает необходимость ранжировать задачи по трудности/приоритетности), и я регулярно использую его на тренингах ;).  

"Покер планирования" изначально является коллективной процедурой, но его вполне результативно можно применять и в "одно лицо" :) в персональном тайм-менеджменте для оценки, к примеру, своих задач на день / неделю / месяц. 

Как "покер планирования" помогает в определении приоритетных задач? Первый спринт (например, 1 неделя) является тестовым. Из бэклога набираются задачи на некую сумму (по результатам "покера планирования"), например, на 200 баллов. По итогам спринта проводится оценка, сколько выбрано всего баллов, и задачи какого "веса" удалось решить. Это позволяет адекватно оценивать свои силы, и в следующем спринте более корректно браться за выполнение задач определённого "веса".  Т.е. "покер планирования" является итеративной процедурой, которая учит вас с каждым новым циклом всё точнее выбирать задачи, которые точно будут завершены. 

*   *   * 

3) Любимейший мною инструмент - это т.н. "диаграмма сгорания (или выгорания) задач".  В SCRUM используются разные диаграммы, но "диаграмма сгорания задач" - один из самых оптимистичных графиков в мире :)), наглядно демонстрирующих достижения в среднесрочной (недельной или месячной) перспективе и мотивирующих на новые трудовые подвиги.  Очень рекомендую эту диаграмму для персонального тайм-менеджмента ;) 

4) И, разумеется, прекрасный инструмент для визуализации процесса выполнения любого проекта - это SCRUM-доска. Обязательными в ней являются три столбца ("сделать", "в работе", "сделано"). Хотя столбцов может быть и больше. Например, в своей книге Сазерленд приводит вариант с пятью столбцами: "бэклог", "сделать", "делается", "на рассмотрении (есть вопросы)", "сделано".  Каждая выбранная в начале спринта задача записывается на стикере; а перемещение стикера из одного столбца в другой отображает ход их выполнения. Всё очень просто и удобно :)  

По моему мнению, SCRUM-доски являются частным случаем канбан-досок (о об их сходстве и различиях есть неплохая заметка на сайте компании "Правила игры")

*   *   * 

В качестве резюме: 

1) Если вы интересуетесь персональным тайм-менеджментом - книгу однозначно рекомендую! Найдёте много новых идей и полезные инструменты.  Кстати, добавлю ещё по секрету, что SCRUM отлично сочетается с "помидорным тайм-менеджментом" ;)  

2) Если вы руководитель небольшой компании или проектной группы, и ваш проект не имеет очень жёстких ограничений (это важно!) по финансам, то скрам может оказаться той самой "серебряной пулей", которая поможет вам работать гораздо успешнее :).  Попробовать стоит!

3) Если вы IT-специалист или IT-руководитель, то книга, скорее всего, будет интересна для вас только как сборник "городских легенд" :)), о том как возник и на каких кейсах формировался SCRUM.  Для айтишников книга будет скорее носить мемуарно-исторический характер, а не практический. 

---

Если вам понравился / был полезен этот текст, обязательно загляните в "Чаевые"!

---

Поделитесь с друзьями в социальных сетях:

---